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co-actions:louty

Louty

https://appli.louty.net/

Ne pas contacter Stéphanie directement si possible, car très sollicitée. Ecrire des mails concis.

formation : taux de tva à 0%

Une convention doit être signée par une des co-gérantes, c'est entre le client et Co-actions. Mais faire apparaître son nom sur la convention pour que Stéphanie sache qui sa concerne. Elle enverra une copie.

En cas de grosse urgence pour valider un gros devis / facture le week-end, il faut passer par les co-gérantes qui sont d'astreinte.


Création client

(à faire avant création devis)

Info administratives : pas nécessaire
Comptes : c'est Stéphanie qui remplit
Si ça bug à la validation, essayer de décocher / recocher notre nom dans “Activité”


Articles

Refacturation : à utiliser pour une refacturation de frais identique sans marge, à utiliser uniquement sur une facture (pas sur un devis). Cela nécessite de faire une convention de prestation de service avec le client.

Code : utilisé uniquement en interne, ne doit pas être le même qu'un autre entrepreneur
Libellé : ce qui apparaît sur la facture (et qui est modifiable)

Tant que l'article n'est pas utilisé dans un devis / facture, il est possible de le supprimer

Formation : taux de tva à 0%


Devis / Facture

Dans le futur, il sera possible d'archiver les devis

Mémo de suivi : sert à laisser des infos pour soi, pour Stéphanie, ou un.e autre entrepreneur.euse
En-tête : permet d'afficher un texte en haut du devis
Pied de page : bien de faire apparaître les modalités de paiement
Règlements : infos sur les règlements
Possibilité de dupliquer les lignes, de renseigner directement le montant HT ou TTC, ça mettra à jour automatiquement les autres cellules
Date de validité : on choisit.
Date d'acceptation : Renseigner la date à laquelle le client a accepté le devis.
Attention pour le bâtiment, il y a un délai de rétractation de 15 jours pour le client.

Transmettre à Stéphanie le devis signé. Idéalement l'original par courrier ou par courriel si urgence pour la facture.

Penser à bien refaire un devis si des modifications arrivent en cours de route.

Identité visuelle

Elle se configure dans la page “Activités”


Facture d'acompte & Facture

Pour faire une facture d'acompte, il est obligatoire de faire d'abord un devis, et de le valider.
Choisir “Transformer” dans le menu du devis.

Date : mettre la date d'aujourd'hui.
En-tête : se renseigne automatiquement avec la référence du devis
Mode de règlement : ne pas oublier de le renseigner (virement si possible, le RIB se rajoute automatiquement sur la facture) - Chèques : à l'ordre de Co-actions uniquement, envoyer directement à Captieux.
Echéance : renseigner les modalités de règlement (au plus proche)

Colonne “Etat”

  • B : brouillon
  • AV : à valider
  • V ou VI : validé
  • C : confirmé (plus possible de modifier quoi que ce soit, il faut faire un avoir)

Générer un avoir : via le menu de la facture, justifier impérativement l'avoir dans l'en-tête.

Colonne “Régl”

  • Sablier : en attente de paiement
  • Jaune : en cours de saisie
  • Vert : payé
  • Camembert : une partie a été payée / un trop perçu

Pour que Stéphanie voie la facture / facture d'acompte, il faut qu'elle soit en “AV” et non en “Brouillon”

Pour que Stéphanie valide la facture au-dessus de 150 euros, il faut soit un devis signé, soit un bon de commande, mail par exemple.


Notes de frais

Faire une note de frais par mois. (Pour les frais récurrents, éventuellement laisser une note de frais en brouillon qu'on peut dupliquer.)

Objet : Mois
Date : Ne pas mettre de date antérieure à un frais de la note

Types d'achat :

  • Achat d'études : études de marché
  • Achat immobilisation : plus de 500 euros HT, ou à préciser pour les appareils qui vont durer plusieurs années (téléphone, imprimante, etc.). Ne sont pas remboursés par défaut. Possibilité d'acheter un pourcentage d'une machine.
  • Affectation inconnue : à n'utiliser qu'en dernier recours, bien détailler l'objet :)
  • Annonces et insertions : achat de pub
  • Cadeaux clientèle : en dessous de 65 euros TTC, la TVA se déduit unitairement. Mettre le nom à qui se réfère le cadeau.
  • Colloques et séminaires : frais de participation
  • Contrats de Maintenance : A priori pas utilisé.
  • Cotisations : adhésion à une asso.
  • Documentations : Livres, doc. technique, abonnements en ligne
  • EDF EAU : CF. loyer
  • Emballages : A priori pas utilisé. Sert pour les achats en gros.
  • Entretien et Réparations : Réparation d'un ordinateur, etc.
  • Formation : achat d'une formation qui n'est pas prise en charge
  • Fournitures à transformer : accessoire pour un produit fini (ex : boutons pour sac à main)
  • Fournitures A Trans. INTRA-COM : achats de fournitures à l'étranger, en HT en tant que professionnel (auto-liquidation de TVA en Europe, il y aura des droits de douane hors-europe)
  • Fournitures administratives : téléphone (pas déduction de TVA, 50% de la valeur), stylos, papier, enveloppes, timbres, …
  • Frais de mission : Hôtel, taxi, voiture de location, repas, avion, transports en commun (pas de déduction de TVA) sauf repas avec un client / fournisseur (avec marqué au dos de la facture le nom du client / fournisseur)
  • Frais de réception : pot en fin de formation par exemple (écrire au dos l'occasion et les personnes présentes) pour déduire la TVA, achats de croissants, etc.
  • Frais Postaux : timbres, colis pour la Poste.
  • Internet : à hauteur de 50% (pas de déduction de TVA)
  • Locations mobilières : tiers-lieux, loyer perso, etc.
  • Loyers bureaux : pareil que le précédent
  • Marchandises (à revendre en l'état) : concerne l'achat en gros avec stock
  • Marchandises INTRA-COM : Pareil mais hors france
  • Matières premières (à transformer) :
  • MP (à transformer) INTRA-COM :
  • Petit matériel : outil de travail
  • Prestations de services : achète une prestation qu'on a pas qui apporte une plue-value à son activité. Ex : hébergement web.
  • SNCF/Parking/Autoroute : on déduit la TVA.
  • Sous traitance de Formation : Intervenant extérieur
  • Sous-traitance externe : Fournir attestation cotisations sociales à jour + attestation assurance RCPro de la personne qui intervient
  • Téléphonie : à hauteur de 50% (pas de déduction de TVA)
  • Transport sur achats : Livraison autre que la Poste

Date : date de la facture

HT TTC : si pas de déduction de TVA, mettre TTC et saisir le montant en TTC. Sinon, mettre le montant HT et choisir HT, puis renseigner le montant de la TVA.

Cas particuliers

  • Loyer :
    • Locataires : prorata du loyer surface totale / à la surface du bureau (sans toilette, sdb, etc.)
    • Propriétaire : taxe foncière, taxe habitation, charges, proratisé
    • Possibilité de cumuler avec des bureaux loués.
  • Possibilité d'acheter d'occasion, pas de déduction de TVA si ce n'est pas à un pro.
    • Informations nécessaire : nom, prénom, adresse de la personne qui vend, description du produit, montant TTC et date d'achat.
  • Pour une prestation avec un co-actionaute : ça ne passe pas par louty (pas de contribution pour encourager les échanges), voir avec Stéphanie.
  • Pour une prestation commune avec un co-actionaute pour un client, il y a contribution égale de chaque co-actionaute.
  • Subvention : ça passe via co-actions directement.
  • Don (par ex. financement participatif) : voir avec Stéphanie.

Traitement des notes de frais et justificatifs

Stéphanie traite les notes de frais aux alentour du 15 de chaque mois, et les rembourse entre le 15 et le 20 si le remboursement est demandé.
Après le 20 janvier 2018, plus de notes de frais pour 2017.

Factures : Il faut faire apparaître Co-actions dessus à partir d'une 20aine d'euros (ça peut être dans l'adresse, du moment que “co-actions” est écrit quelque part sur la facture)

Il faut que les notes de frais soient signées et il faut transmettre les justificatifs originaux. Pour les factures numériques (achats en ligne, factures en ligne), les joindre directement sur Louty. Il faut d'abord enregistrer le frais une fois, puis le ré-ouvrir.

Pas de travail le week-end normalement. Justifier si travail samedi ou dimanche.

Possibilité de faire une demande d'avance de frais, voir avec le référent.

Frais kilométriques

Attention à ne pas dépasser le barème km, il n'y a pas d'avertissement quand il est dépassé. Pour savoir où on en est, il suffit de cliquer sur la bulle d'informations.

Les déplacements doivent être justifiés : ticket de péage, facture d'un client, devis d'un client, programme de formation, etc.


Divers

Pour les règlements chèque : à l'ordre de Co-actions uniquement, envoyer directement à Captieux. Renseigner le numéro client ou le numéro de facture (qui commence par 18) au dos.

co-actions/louty.txt · Dernière modification: 2018/03/26 21:17 par simon