gouvernance:bureauecosysteme
Différences
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gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 16:42] – créée mariehelene | gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 17:13] – [Animation interne] mariehelene | ||
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Ligne 2: | Ligne 2: | ||
<WRAP center round tip 60%> | <WRAP center round tip 60%> | ||
- | Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l' | + | Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l' |
+ | La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents | ||
</ | </ | ||
+ | Le bureau de l' | ||
+ | Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | ||
+ | Membres occasionnels: | ||
+ | //Tout membre de l' | ||
- | ===== Première rubrique ===== | ||
- | blabla | + | ===== I. Cadre général de la réunion ===== |
+ | ==== a. Eléments de base du cadre ==== | ||
- | ===== Deuxième rubrique ===== | + | * Temps d' |
+ | * Tour météo | ||
+ | * Respect des tours de parole / pas d' | ||
+ | * Tour de clôture | ||
- | blabla | + | ==== b. Ingrédients d'un cadre de sécurité ==== |
+ | //(Collecte des besoins des membres présents à la réunion du 23 septembre)// | ||
+ | * définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter | ||
+ | * qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d' | ||
+ | * qualité de présence à soi et aux autres (éviter les réactions, être conscient de son état de tension ...) | ||
+ | * prendre soin que tout le monde a le bon niveau d' | ||
+ | * Parler en " | ||
+ | * Dire avec quelle casquette on s' | ||
+ | * Raccrocher les nouveaux arrivants (retardataires prévus ou pas) par un mot d' | ||
+ | * établir un relevé de décisions | ||
+ | * s' | ||
+ | * actualiser le cadre si d' | ||
+ | |||
+ | ===== II. Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== | ||
+ | |||
+ | ==== a. Définition de l' | ||
+ | * Mettre le kanban en lien en début de réunion: https:// | ||
+ | * Repérer d' | ||
+ | * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' | ||
+ | * Demander si autres sujets doivent être rajoutés | ||
+ | * Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres | ||
+ | ==== b. Actions régulières ==== | ||
+ | * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | ||
+ | * Une fois par mois : faire le tour de l' | ||
+ | |||
+ | ==== c. Autres éléments de fonctionnement === | ||
+ | * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | ||
+ | * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas) | ||
+ | * S' | ||
+ | * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | ||
+ | |||
+ | ===== III. Les rôles ===== | ||
+ | |||
+ | <WRAP center round tip 80%> | ||
+ | Ces rôles ont été désignés par le processus d' | ||
+ | * **Secrétaire**: | ||
+ | * **Facilitatrice**: | ||
+ | * **Animation interne**: Marie-Hélène | ||
+ | * **Guetteur d' | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | ==== a. Secrétaire ==== | ||
+ | * **Raison d’être /mission** : Soutient le facilitateur pour la réunion | ||
+ | * **Périmètre** / domaine d’autorité : | ||
+ | * Prendre le compte rendu | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | T**âches / Attendus / redevabilité** : | ||
+ | * Participer aux rencontres régulières | ||
+ | * Créer la trame du compte rendu | ||
+ | * Prend le compte rendu | ||
+ | * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) | ||
+ | * Ouvre les documents pendant la réunion | ||
+ | * Être en lien avec le facilitateur | ||
+ | * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud) | ||
+ | * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion | ||
+ | |||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** à l’aise avec l’outil informatique, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== b. Facilitateur ==== | ||
+ | |||
+ | * **Raison d’être / mission** : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse. | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | ||
+ | * Facilitation des réunions | ||
+ | * Distribuer la parole | ||
+ | * Garant du cadre et des processus | ||
+ | * **Durée d’engagemen**t : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
+ | * Participer aux rencontres régulières | ||
+ | * Gérer l’ordre du jour | ||
+ | * Animer le processus défini ensemble | ||
+ | * Avoir une bonne connaissance des processus | ||
+ | * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps | ||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Rigoureuse et souple à la fois, concentration importante, analyse/ | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== c. Animation interne ==== | ||
+ | * **Raison d’être / mission** : Assurer la circulation, | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : | ||
+ | * La gestion de l’information (Forum) | ||
+ | * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud) | ||
+ | * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) | ||
+ | * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus :** | ||
+ | * Mettre en place et gérer les outils/ | ||
+ | * Mettre en place et mettre à jour les outils/ | ||
+ | * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus) | ||
+ | * reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés | ||
+ | * assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents | ||
+ | * s' | ||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Grande maîtrise des outils informatiques, | ||
+ | |||
+ | ==== Guetteur d' | ||
+ | |||
+ | * Raison d’être / mission : Veiller à la qualité de présence du groupe | ||
+ | * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | ||
+ | * Demander l’ouverture d’un espace de régulation | ||
+ | * Garant de l’ambiance | ||
+ | * Durée d’engagement : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
+ | * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, | ||
+ | * Signaler les tensions | ||
+ | * Veiller à l’écoute mutuelle | ||
+ | * Aide à la gestuelle de réunions | ||
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+ | **Qualités attendues :** Empathique, attentionnée, | ||
gouvernance/bureauecosysteme.txt · Dernière modification : 2023/10/31 14:39 de mariehelene