Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 16:52] – [Cadre de la réunion] mariehelene
+++ gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 17:14] – [c. Animation interne] mariehelene
@@ Ligne 2: / Ligne 2: @@
 <WRAP center round tip 60%>
-Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème.
+Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème.\\
+La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents
 </WRAP>
@@ Ligne 11: / Ligne 12: @@
-===== Cadre de la réunion =====
+===== I. Cadre général de la réunion =====
+==== a. Eléments de base du cadre ====
-<WRAP center round box 80%>
-Rq: Travail initié à la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents
-</WRAP>
-==== Eléments de base du cadre ====
   * Temps d'harmonisation ou d'ancrage
@@ Ligne 24: / Ligne 20: @@
   * Tour de clôture
-==== Ingrédients d'un cadre de sécurité ====
+==== b. Ingrédients d'un cadre de sécurité ====
-(collecte des besoins des membres présents à la réunion du 23 septembre)
+//(Collecte des besoins des membres présents à la réunion du 23 septembre)//
   * définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter
   * qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d'être ?)
@@ Ligne 37: / Ligne 33: @@
   * actualiser le cadre si d'autres besoins émergent
---> Définition de l'ordre du jour
+===== II. Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance =====
-- mettre le kanban en lien en début de réunion: https://agora.tera.coop/wekan/b/A7uGz6HDfor3p2zis/bureau-de-l-ecosysteme
-- On place les sujets correspondant aux étiquettes marqués prioritaires (que chacun pense à mettre à jour cette étiquette avant la réunion)
+==== a. Définition de l'ordre du jour ====
-- On fait un tour rapide des autres étiquettes du kanban: juste pour savoir si besoin de discussion ou pas (éviter discussion à ce moment là: soit une phrase à dire, soit on met le sujet dans l'ordre du jour)
+  * Mettre le kanban en lien en début de réunion: https://agora.tera.coop/wekan/b/A7uGz6HDfor3p2zis/bureau-de-l-ecosysteme pour que chacun en prenne connaissance
-- On demande si autres sujets doivent être rajoutés
+  * Repérer d'emblée les sujets correspondant aux étiquettes marqués prioritaires (//veiller donc à ce que chacun pense à mettre à jour cette étiquette avant la réunion//)
-- L'animatrice propose un ordre en accord avec les autres, suit le déroulé de l'ordre du jour
+  * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d'explication. Si besoin de discussion plus longue, le sujet est inscrit à l'ordre du jour.
+  * Demander si autres sujets doivent être rajoutés
+  * Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres
+==== b. Actions régulières ====
+  * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban
+  * Une fois par mois : faire le tour de l'écosystème / ou consacrer un temps conséquent à une structure ou une thématique particulière
+==== c. Autres éléments de fonctionnement ===
+  * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif  --> diffuser sur le forum a minima les relevés de décisions ou l'ordre du jour ("de quoi avons-nous parlé aujourd'hui")
+  * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas)
+  * S'assurer que l'utilité du bureau de l'écosystème est visible pour tous les membres: qqn qui a un sujet/une question floue peut solliciter le bureau de l'écosystème pour en parler (//Rq: comment fait-il ?//)
+  * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l'écosystème n'a pas vocation à tout gérer, mais à gérer ce qui n'est pas géré ailleurs - bien penser aux structures, personnes qui peuvent être concernées dans une décision ou dans la prise en charge d'une tâche) --> Mission du rôle "Animation interne"
+===== III. Les rôles =====
+<WRAP center round tip 80%>
+Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du jeudi 23 septembre. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 décembre. Les personnes désignées sont:
+  * **Secrétaire**: Lucie (avec le soutien de Vincent)
+  * **Facilitatrice**: Marina
+  * **Animation interne**: Marie-Hélène
+  * **Guetteur d'ambiance**: Olivier (avec le soutien de Jean-Charles)
+</WRAP>
+==== a. Secrétaire ====
+  * **Raison d’être /mission** : Soutient le facilitateur pour la réunion
+  * **Périmètre** / domaine d’autorité :
+    * Prendre le compte rendu
+  * **Durée d’engagement** : 3 mois
+**Tâches / Attendus / redevabilités** :
+  * Participer aux rencontres régulières
+  * Créer la trame du compte rendu
+  * Prend le compte rendu
+  * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire)
+  * Ouvre les documents pendant la réunion
+  * Être en lien avec le facilitateur
+  * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)
+  * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion
+**Qualités attendues :**  à l’aise avec l’outil informatique, concentration importante, disponibilité, organisée, ponctuelle, connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)
+==== b. Facilitateur ====
+  * **Raison d’être / mission** : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse.
+  * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
+    * Facilitation des réunions
+    * Distribuer la parole
+    * Garant du cadre et des processus
+  * **Durée d’engagemen**t : 3 mois
+**Tâches / Attendus / redevabilité :**
+  * Participer aux rencontres régulières
+  * Gérer l’ordre du jour
+  * Animer le processus défini ensemble
+  * Avoir une bonne connaissance des processus
+  * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps
+**Qualités attendues :** Rigoureuse et souple à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctuel, organisée, Neutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif
+==== c. Animation interne ====
+  * **Raison d’être / mission** : Assurer la circulation, la visibilité et l'accessibilité de l’information
+  * **Périmètre / domaine d’autorité** :
+    * La gestion de l’information (Forum)
+    * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud)
+    * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …)
+    * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin
+  * **Durée d’engagement** : 3 mois
+**Tâches / Attendus/ Redevabilités :**
+  * Mettre en place et gérer les outils/canaux permettant de soutenir la coordination en asynchrone; en dehors des réunions
+  * Mettre en place et mettre à jour les outils/supports permettant de visualiser et de suivre les actions et les projets.
+  * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus)
+  * reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés
+  * assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents
+  * s'assurer que les personnes/parties prenantes nécessaires soient entendues/présentes en réunion
+**Qualités attendues :**  Grande maîtrise des outils informatiques, rigoureux et organisé, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif
---> Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban
+==== Guetteur d'ambiance ====
---> Une fois par mois : faire le tour de l'écosystème / ou temps consacré à une structure ou une thématique particulière
---> Quid des comptes-rendus - comment les rendre visibles et/ou que rendre visible ?  --> diffuser les relevés de décisions ou l'ordre du jour
---> Proposition de définir des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers: secrétariat, animation (binômes en cas d'absence) ?
+  * Raison d’être / mission : Veiller à la qualité de présence du groupe
+  * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
+    * Demander l’ouverture d’un espace de régulation
+    * Garant de l’ambiance
+  * Durée d’engagement : 3 mois
---> Rendre visible l'utilité du bureau de l'écosystème: qqn qui a un sujet/une question floue peut solliciter le bureau de l'écosystème pour en parler
+**Tâches / Attendus / redevabilité :**
---> Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l'écosystème n'a pas vocation à tout gérer, mais à gérer ce qui n'est pas géré ailleurs - bien penser aux structures, personnes qui peuvent être concernées dans une décision ou dans la prise en charge d'une tâche)
+  * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, etc)
+  * Signaler les tensions
+  * Veiller à l’écoute mutuelle
+  * Aide à la gestuelle de réunions
-===== Deuxième rubrique =====
-blabla
+**Qualités attendues :**  Empathique, attentionnée, présente (ancrer dans le moment présent), diplomate, avoir des ressources pour recentrer le groupe (méditation, respirations, etc)