Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 16:59] – [Le bureau de l'écosystème] mariehelene
+++ gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 17:08] – [Ingrédients d'un cadre de sécurité] mariehelene
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 Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème.\\
-La construction de ce cadre a été initiée mprs la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents
+La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents
 </WRAP>
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-===== Cadre de la réunion =====
+===== I. Cadre général de la réunion =====
-==== Eléments de base du cadre ====
+==== a. Eléments de base du cadre ====
   * Temps d'harmonisation ou d'ancrage
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   * Tour de clôture
-==== Ingrédients d'un cadre de sécurité ====
+==== b. Ingrédients d'un cadre de sécurité ====
-(collecte des besoins des membres présents à la réunion du 23 septembre)
+//(collecte des besoins des membres présents à la réunion du 23 septembre)//
   * définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter
   * qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d'être ?)
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   * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l'écosystème n'a pas vocation à tout gérer, mais à gérer ce qui n'est pas géré ailleurs - bien penser aux structures, personnes qui peuvent être concernées dans une décision ou dans la prise en charge d'une tâche) --> Mission du rôle "Animation interne"
-===== Deuxième rubrique =====
+===== Les rôles =====
-blabla
+<WRAP center round tip 60%>
+Ces rôles ont été désignés à la réunion du jeudi 23 septembre. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 décembre. Les personnes designées sont:
+  * Secrétaire: Lucie
+  * Facilitatrice: Marina
+  * Animation interne: Marie-Hélène
+  * Guetteur d'ambiance: Olivier
+</WRAP>
+==== Secrétaire ====
+  * Raison d’être /mission : Soutien le facilitateur pour la réunion
+  * Périmètre / domaine d’autorité :
+    * Prendre le compte rendu
+  * Durée d’engagement : 3 mois
+Tâches / Attendus / redevabilité :
+  * Participer aux rencontres régulières
+  * Créer la trame du compte rendu
+  * Prend le compte rendu
+  * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire)
+  * Ouvre les documents pendant la réunion
+  * Être en lien avec le facilitateur
+  * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)
+  * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion
+**Qualités attendues :**  à l’aise avec l’outil informatique, concentration importante, disponibilité, organisée, ponctuelle, connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)
+==== Facilitateur ====
+  * Raison d’être / mission : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse.
+  * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
+    * Facilitation des réunions
+    * Distribuer la parole
+    * Garant du cadre et des processus
+  * Durée d’engagement : 3 mois
+**Tâches / Attendus / redevabilité :**
+  * Participer aux rencontres régulières
+  * Gérer l’ordre du jour
+  * Animer le processus défini ensemble
+  * Avoir une bonne connaissance des processus
+  * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps
+**Qualités attendues :** Rigoureuse et souple à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctuel, organisée, Neutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif
+==== Animation interne ====
+  * Raison d’être / mission : Assurer la circulation, la visibilité et l'accessibilité de l’information
+  * Périmètre / domaine d’autorité :
+    * La gestion de l’information (Forum)
+    * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud)
+    * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …)
+    * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin
+  * Durée d’engagement : 3 mois
+**Tâches / Attendus :**
+  * Mettre en place et gérer les outils/canaux permettant de soutenir la coordination en asynchrone; en dehors des réunions
+  * Mettre en place et mettre à jour les outils/supports permettant de visualiser et de suivre les actions et les projets.
+  * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus)
+  * reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés
+  * assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents
+  * s'assurer que les personnes/parties prenantes nécessaires soient entendues/présentes en réunion
+**Qualités attendues :**  Grande maîtrise des outils informatiques, rigoureux et organisé, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif
+==== Guetteur d'ambiance ====
+  * Raison d’être / mission : Veiller à la qualité de présence du groupe
+  * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
+    * Demander l’ouverture d’un espace de régulation
+    * Garant de l’ambiance
+  * Durée d’engagement : 3 mois
+**Tâches / Attendus / redevabilité :**
+  * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, etc)
+  * Signaler les tensions
+  * Veiller à l’écoute mutuelle
+  * Aide à la gestuelle de réunions
+**Qualités attendues :**  Empathique, attentionnée, présente (ancrer dans le moment présent), diplomate, avoir des ressources pour recentrer le groupe (méditation, respirations, etc)