gouvernance:bureauecosysteme
Différences
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gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 16:59] – [Le bureau de l'écosystème] mariehelene | gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 18:33] – [Le bureau de l'écosystème] mariehelene | ||
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Ligne 7: | Ligne 7: | ||
Le bureau de l' | Le bureau de l' | ||
+ | |||
Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | ||
Membres occasionnels: | Membres occasionnels: | ||
Ligne 12: | Ligne 13: | ||
- | ===== Cadre de la réunion ===== | + | ===== I. Cadre général |
- | ==== Eléments de base du cadre ==== | + | ==== a. Eléments de base du cadre ==== |
* Temps d' | * Temps d' | ||
Ligne 20: | Ligne 21: | ||
* Tour de clôture | * Tour de clôture | ||
- | ==== Ingrédients d'un cadre de sécurité ==== | + | ==== b. Ingrédients d'un cadre de sécurité ==== |
- | (collecte | + | //(Collecte |
* définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter | * définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter | ||
* qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d' | * qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d' | ||
Ligne 33: | Ligne 34: | ||
* actualiser le cadre si d' | * actualiser le cadre si d' | ||
- | ===== Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== | + | ===== II. Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== |
- | ==== Définition de l' | + | ==== a. Définition de l' |
- | - mettre | + | * Mettre |
- | - On repère | + | * Repérer |
- | - On fait un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' | + | * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' |
- | - On demande | + | * Demander |
- | - Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres | + | |
- | + | ==== b. Actions régulières ==== | |
- | ==== Actions régulières ==== | + | |
* Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | ||
* Une fois par mois : faire le tour de l' | * Une fois par mois : faire le tour de l' | ||
- | ==== Autres éléments de fonctionnement === | + | ==== c. Autres éléments de fonctionnement === |
* Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | ||
* Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas) | * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas) | ||
Ligne 52: | Ligne 52: | ||
* Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | ||
- | ===== Deuxième rubrique | + | ===== III. Les rôles |
+ | |||
+ | <WRAP center round tip 80%> | ||
+ | Ces rôles ont été désignés par le processus d' | ||
+ | * **Secrétaire**: | ||
+ | * **Facilitatrice**: | ||
+ | * **Animation interne**: Marie-Hélène | ||
+ | * **Guetteur d' | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | ==== a. Secrétaire ==== | ||
+ | * **Raison d’être /mission** : Soutient le facilitateur pour la réunion | ||
+ | * **Périmètre** / domaine d’autorité : | ||
+ | * Prendre le compte rendu | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilités** : | ||
+ | * Participer aux rencontres régulières | ||
+ | * Créer la trame du compte rendu | ||
+ | * Prend le compte rendu | ||
+ | * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) | ||
+ | * Ouvre les documents pendant la réunion | ||
+ | * Être en lien avec le facilitateur | ||
+ | * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud) | ||
+ | * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion | ||
+ | |||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** à l’aise avec l’outil informatique, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== b. Facilitateur ==== | ||
+ | |||
+ | * **Raison d’être / mission** : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse. | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | ||
+ | * Facilitation des réunions | ||
+ | * Distribuer la parole | ||
+ | * Garant du cadre et des processus | ||
+ | * **Durée d’engagemen**t : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
+ | * Participer aux rencontres régulières | ||
+ | * Gérer l’ordre du jour | ||
+ | * Animer le processus défini ensemble | ||
+ | * Avoir une bonne connaissance des processus | ||
+ | * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps | ||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Rigoureuse et souple à la fois, concentration importante, analyse/ | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== c. Animation interne ==== | ||
+ | * **Raison d’être / mission** : Assurer la circulation, | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : | ||
+ | * La gestion de l’information (Forum) | ||
+ | * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud) | ||
+ | * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) | ||
+ | * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus/ Redevabilités :** | ||
+ | * Mettre en place et gérer les outils/ | ||
+ | * Mettre en place et mettre à jour les outils/ | ||
+ | * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus) | ||
+ | * reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés | ||
+ | * assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents | ||
+ | * s' | ||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Grande maîtrise des outils informatiques, | ||
+ | |||
+ | ==== d. Guetteur d' | ||
+ | |||
+ | * **Raison d’être / mission** : Veiller à la qualité de présence du groupe | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | ||
+ | * Demander l’ouverture d’un espace de régulation | ||
+ | * Garant de l’ambiance | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
+ | * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, | ||
+ | * Signaler les tensions | ||
+ | * Veiller à l’écoute mutuelle | ||
+ | * Aide à la gestuelle de réunions | ||
- | blabla | + | **Qualités attendues :** Empathique, attentionnée, |
gouvernance/bureauecosysteme.txt · Dernière modification : 2023/10/31 14:39 de mariehelene