gouvernance:bureauecosysteme
Différences
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gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 16:59] – [Le bureau de l'écosystème] mariehelene | gouvernance:bureauecosysteme [2022/02/22 17:27] – [I. Raison d'être de la réunion] mariehelene | ||
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Ligne 1: | Ligne 1: | ||
- | ====== | + | ====== |
<WRAP center round tip 60%> | <WRAP center round tip 60%> | ||
- | Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l' | + | Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l' |
La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents | La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents | ||
</ | </ | ||
- | Le bureau | + | La réunion |
Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | ||
Membres occasionnels: | Membres occasionnels: | ||
//Tout membre de l' | //Tout membre de l' | ||
+ | ===== I. Raison d' | ||
+ | * Espace de coopération permettant l’entretien et la construction de la cohésion de l’écosystème Tera | ||
+ | * Partage des informations sur les enjeux des différentes structures et sur les enjeux du projet Tera dans son ensemble | ||
+ | * Possibilité d' | ||
+ | * Concertation collective sur les projets et activités multi-structures (financement, | ||
+ | * Montée en compétence de chacun et de chaque structure, et développement de la connaissance mutuelle et de la culture commune | ||
+ | * Rendre possible une prise de décision fluide au niveau écosystémique | ||
- | ===== Cadre de la réunion ===== | + | __Explicitation des effets utiles attendus: |
- | ==== Eléments de base du cadre ==== | + | --> Faciliter/ |
+ | --> Visibilisation et officialisation d'un espace de coopération, | ||
+ | --> Lieu de décision multi-impact qui permet de limiter la multiplication des réunions\\ | ||
+ | |||
+ | ==== Participants==== | ||
+ | * Composition représentative des différents pôles de l' | ||
+ | * Besoin d'un engagement, d'un positionnement clair de la part des participants : | ||
+ | * leur pôle est au courant de qui le représente - ils ont la confiance leur pôle. | ||
+ | * ils font circuler l' | ||
+ | * ils sont conscients de leurs limites en terme de représentation, | ||
+ | //--> Permet de nourrir la confiance dans les réunions, et entre ceux qui participent et ceux qui n'y participent pas//. | ||
+ | |||
+ | * Besoin de personnes régulières qui portent des rôles dans l' | ||
+ | // | ||
+ | --> Permet de s' | ||
+ | ===== I. Cadre général | ||
+ | ==== a. Eléments de base du cadre ==== | ||
* Temps d' | * Temps d' | ||
Ligne 20: | Ligne 44: | ||
* Tour de clôture | * Tour de clôture | ||
- | ==== Ingrédients d'un cadre de sécurité ==== | + | ==== b. Ingrédients d'un cadre de sécurité ==== |
- | (collecte | + | //(Collecte |
* définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter | * définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter | ||
* qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d' | * qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d' | ||
Ligne 31: | Ligne 55: | ||
* établir un relevé de décisions | * établir un relevé de décisions | ||
* s' | * s' | ||
+ | * Veiller à arriver à l' | ||
* actualiser le cadre si d' | * actualiser le cadre si d' | ||
- | ===== Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== | + | ===== II. Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== |
- | ==== Définition de l' | + | ==== a. Définition de l' |
- | - mettre | + | * Mettre |
- | - On repère | + | * Repérer |
- | - On fait un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' | + | * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' |
- | - On demande | + | * Demander |
- | - Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres | + | |
- | + | ==== b. Actions régulières ==== | |
- | ==== Actions régulières ==== | + | |
* Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | ||
* Une fois par mois : faire le tour de l' | * Une fois par mois : faire le tour de l' | ||
- | ==== Autres éléments de fonctionnement === | + | ==== c. Autres éléments de fonctionnement === |
* Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | ||
- | * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas) | + | * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas). Le tour de clôture permet de donner des feedacks sur la façon dont les rôles ont été portés, et donc de se former en continu. |
* S' | * S' | ||
* Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | ||
- | ===== Deuxième rubrique | + | ===== III. Les rôles dans le fonctionnement régulier du bureau de l' |
+ | |||
+ | <WRAP center round tip 80%> | ||
+ | Ces rôles ont été désignés par le processus d' | ||
+ | * **Secrétaire**: | ||
+ | * **Facilitatrice**: | ||
+ | * **Animation interne**: Marie-Hélène | ||
+ | * **Guetteur d' | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | ==== a. Secrétaire ==== | ||
+ | * **Raison d’être /mission** : Soutient le facilitateur pour la réunion | ||
+ | * **Périmètre** / domaine d’autorité : | ||
+ | * Prendre le compte rendu | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilités** : | ||
+ | * Participer aux rencontres régulières | ||
+ | * Créer la trame du compte rendu | ||
+ | * Prend le compte rendu | ||
+ | * Ouvre les documents pendant la réunion | ||
+ | * Être en lien avec le facilitateur | ||
+ | * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud) | ||
+ | * Note les sujets émergents à traiter dans une prochaine réunion | ||
+ | |||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** à l’aise avec l’outil informatique, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== b. Facilitateur ==== | ||
+ | |||
+ | * **Raison d’être / mission** : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse. | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | ||
+ | * Facilitation des réunions | ||
+ | * Distribuer la parole | ||
+ | * Garant du cadre et des processus | ||
+ | * **Durée d’engagemen**t : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
+ | * Participer aux rencontres régulières | ||
+ | * Gérer l’ordre du jour (relire ce qui était prévu, lire les points prioritaires, | ||
+ | * Animer le processus défini ensemble | ||
+ | * Avoir une bonne connaissance des processus | ||
+ | * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps | ||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Rigueur et souplesse à la fois, concentration importante, analyse/ | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== c. Animation interne ==== | ||
+ | * **Raison d’être / mission** : Assurer la circulation, | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : | ||
+ | * La gestion de l’information (Forum) | ||
+ | * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud) | ||
+ | * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) | ||
+ | * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin | ||
+ | * Gère la visioconférence et le vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus/ Redevabilités :** | ||
+ | * Mettre en place et gérer les outils/ | ||
+ | * Fil de discussion privé sur le forum | ||
+ | * Mettre en place et mettre à jour les outils/ | ||
+ | * Le kanban: faire un nettoyage de temps en temps (archiver les cartes de la colonne " | ||
+ | * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus) | ||
+ | * Reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés | ||
+ | * Assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents | ||
+ | * S' | ||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Maîtrise des outils informatiques, | ||
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+ | |||
+ | ==== d. Guetteur d' | ||
+ | |||
+ | * **Raison d’être / mission** : Veiller à la qualité de présence du groupe | ||
+ | * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | ||
+ | * Demander l’ouverture d’un espace de régulation | ||
+ | * Garant de l’ambiance | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
+ | |||
+ | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
+ | * Faire un temps d' | ||
+ | * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, | ||
+ | * Signaler les tensions | ||
+ | * Veiller à l’écoute mutuelle et alerter | ||
+ | * Aide à la gestuelle de réunions | ||
+ | * Ouvrir un espace de régulation | ||
+ | * Soutenir le facilitateur en cas de difficulté | ||
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Empathique, attentionnée, | ||
- | blabla | + | ===== IV. Détermination de rôles liés à des sujets particuliers (autant les inscrire ici pour pas les oublier) ===== |
+ | ==== Suivi de l' | ||
+ | Marina: | ||
+ | * centralisation et diffusion des informations (redevabilité principale) | ||
+ | * suivi des actions à réaliser | ||
+ | * organisation éventuelle d'une concertation si nécessaire et si elle est disponible |
gouvernance/bureauecosysteme.txt · Dernière modification : 2023/10/31 14:39 de mariehelene