gouvernance:bureauecosysteme
Différences
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gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 17:08] – [Cadre de la réunion] mariehelene | gouvernance:bureauecosysteme [2022/02/21 17:33] – [c. Animation interne] mariehelene | ||
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Ligne 7: | Ligne 7: | ||
Le bureau de l' | Le bureau de l' | ||
+ | |||
Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | ||
Membres occasionnels: | Membres occasionnels: | ||
Ligne 13: | Ligne 14: | ||
===== I. Cadre général de la réunion ===== | ===== I. Cadre général de la réunion ===== | ||
- | ==== Eléments de base du cadre ==== | + | ==== a. Eléments de base du cadre ==== |
* Temps d' | * Temps d' | ||
Ligne 20: | Ligne 21: | ||
* Tour de clôture | * Tour de clôture | ||
- | ==== Ingrédients d'un cadre de sécurité ==== | + | ==== b. Ingrédients d'un cadre de sécurité ==== |
- | //(collecte | + | //(Collecte |
* définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter | * définir les sujets prioritaires pour la réunion et qu'on essaie de les traiter | ||
* qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d' | * qu'il y ait un objectif clair pour ces réunions (raison d' | ||
Ligne 33: | Ligne 34: | ||
* actualiser le cadre si d' | * actualiser le cadre si d' | ||
- | ===== Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== | + | ===== II. Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== |
- | ==== Définition de l' | + | ==== a. Définition de l' |
- | - mettre | + | * Mettre |
- | - On repère | + | * Repérer |
- | - On fait un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' | + | * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' |
- | - On demande | + | * Demander |
- | - Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres | + | |
- | + | ==== b. Actions régulières ==== | |
- | ==== Actions régulières ==== | + | |
* Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | ||
* Une fois par mois : faire le tour de l' | * Une fois par mois : faire le tour de l' | ||
- | ==== Autres éléments de fonctionnement === | + | ==== c. Autres éléments de fonctionnement === |
* Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | ||
* Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas) | * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas) | ||
Ligne 52: | Ligne 52: | ||
* Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | ||
- | ===== Les rôles ===== | + | ===== III. Les rôles |
- | <WRAP center round tip 60%> | + | <WRAP center round tip 80%> |
- | Ces rôles ont été désignés à la réunion du jeudi 23 septembre. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 décembre. Les personnes | + | Ces rôles ont été désignés |
- | * Secrétaire: | + | |
- | * Facilitatrice: | + | |
- | * Animation interne: Marie-Hélène | + | |
- | * Guetteur d' | + | |
</ | </ | ||
- | ==== Secrétaire ==== | + | ==== a. Secrétaire ==== |
- | * Raison d’être /mission : Soutien | + | |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : | + | |
* Prendre le compte rendu | * Prendre le compte rendu | ||
- | * Durée d’engagement : 3 mois | + | |
- | Tâches / Attendus / redevabilité | + | **Tâches / Attendus / redevabilités** |
* Participer aux rencontres régulières | * Participer aux rencontres régulières | ||
* Créer la trame du compte rendu | * Créer la trame du compte rendu | ||
* Prend le compte rendu | * Prend le compte rendu | ||
- | * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) | ||
* Ouvre les documents pendant la réunion | * Ouvre les documents pendant la réunion | ||
* Être en lien avec le facilitateur | * Être en lien avec le facilitateur | ||
* Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud) | * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud) | ||
- | * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion | + | * Note les sujets émergents à traiter dans une prochaine réunion |
Ligne 82: | Ligne 81: | ||
- | ==== Facilitateur ==== | + | ==== b. Facilitateur ==== |
- | * Raison d’être / mission : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse. | + | |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | + | |
* Facilitation des réunions | * Facilitation des réunions | ||
* Distribuer la parole | * Distribuer la parole | ||
* Garant du cadre et des processus | * Garant du cadre et des processus | ||
- | * Durée d’engagement | + | |
**Tâches / Attendus / redevabilité :** | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
* Participer aux rencontres régulières | * Participer aux rencontres régulières | ||
- | * Gérer l’ordre du jour | + | * Gérer l’ordre du jour (relire ce qui était prévu, lire les points prioritaires, |
* Animer le processus défini ensemble | * Animer le processus défini ensemble | ||
* Avoir une bonne connaissance des processus | * Avoir une bonne connaissance des processus | ||
* Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps | * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps | ||
- | **Qualités attendues :** Rigoureuse | + | **Qualités attendues :** Rigueur |
- | ==== Animation interne ==== | + | ==== c. Animation interne ==== |
- | * Raison d’être / mission : Assurer la circulation, | + | |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : | + | |
* La gestion de l’information (Forum) | * La gestion de l’information (Forum) | ||
* Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud) | * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud) | ||
* Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) | * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) | ||
* Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin | * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin | ||
+ | * Gère la visioconférence et le vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
- | * Durée d’engagement : 3 mois | + | **Tâches / Attendus/ Redevabilités |
- | + | * Mettre en place et gérer les outils/ | |
- | **Tâches / Attendus :** | + | * Fil de discussion privé sur le forum |
- | * Mettre en place et gérer les outils/ | + | * Mettre en place et mettre à jour les outils/ |
- | * Mettre en place et mettre à jour les outils/ | + | * Le kanban: faire un nettoyage de temps en temps (archiver les cartes de la colonne " |
* Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus) | * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus) | ||
- | * reprendre | + | * Reprendre |
- | * assurer | + | * Assurer |
- | * s' | + | * S' |
+ | |||
+ | **Qualités attendues :** Grande maîtrise des outils informatiques, | ||
- | **Qualités attendues :** Grande maîtrise des outils informatiques, | ||
- | ==== Guetteur d' | + | ==== d. Guetteur d' |
- | * Raison d’être / mission : Veiller à la qualité de présence du groupe | + | |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | + | |
* Demander l’ouverture d’un espace de régulation | * Demander l’ouverture d’un espace de régulation | ||
* Garant de l’ambiance | * Garant de l’ambiance | ||
- | * Durée d’engagement : 3 mois | + | |
**Tâches / Attendus / redevabilité :** | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
Ligne 138: | Ligne 140: | ||
**Qualités attendues :** Empathique, attentionnée, | **Qualités attendues :** Empathique, attentionnée, | ||
+ | ===== IV. Détermination de rôles liés à des sujets particuliers (autant les inscrire ici pour pas les oublier) ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Suivi de l' | ||
+ | Marina: | ||
+ | * centralisation et diffusion des informations (redevabilité principale) | ||
+ | * suivi des actions à réaliser | ||
+ | * organisation éventuelle d'une concertation si nécessaire et si elle est disponible |
gouvernance/bureauecosysteme.txt · Dernière modification : 2023/10/31 14:39 de mariehelene