gouvernance:bureauecosysteme
Différences
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gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 17:09] – [Définition de l'ordre du jour] mariehelene | gouvernance:bureauecosysteme [2022/02/22 17:33] – [a. Définition de l'ordre du jour] mariehelene | ||
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Ligne 1: | Ligne 1: | ||
- | ====== | + | ====== |
<WRAP center round tip 60%> | <WRAP center round tip 60%> | ||
- | Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l' | + | Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l' |
La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents | La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents | ||
</ | </ | ||
- | Le bureau | + | La réunion |
Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, | ||
Membres occasionnels: | Membres occasionnels: | ||
//Tout membre de l' | //Tout membre de l' | ||
+ | ===== I. Raison d' | ||
+ | * Espace de coopération permettant l’entretien et la construction de la cohésion de l’écosystème Tera | ||
+ | * Partage des informations sur les enjeux des différentes structures et sur les enjeux du projet Tera dans son ensemble | ||
+ | * Possibilité d' | ||
+ | * Concertation collective sur les projets et activités multi-structures (financement, | ||
+ | * Montée en compétence de chacun et de chaque structure, et développement de la connaissance mutuelle et de la culture commune | ||
+ | * Rendre possible une prise de décision fluide au niveau écosystémique | ||
+ | |||
+ | __Explicitation des effets utiles attendus: | ||
+ | --> Faciliter/ | ||
+ | --> Visibilisation et officialisation d'un espace de coopération, | ||
+ | --> Lieu de décision multi-impact qui permet de limiter la multiplication des réunions\\ | ||
+ | |||
+ | ==== II. Participants==== | ||
+ | * Composition représentative des différents pôles de l' | ||
+ | //--> pour que les discussions soient fructueuses, | ||
+ | |||
+ | * Besoin d'un engagement, d'un positionnement clair de la part des participants : | ||
+ | * leur pôle est au courant de qui le représente - ils ont la confiance leur pôle. | ||
+ | * ils font circuler l' | ||
+ | * ils sont conscients de leurs limites en terme de représentation, | ||
+ | //--> Permet de nourrir la confiance dans les réunions, et entre ceux qui participent et ceux qui n'y participent pas//. | ||
+ | * Besoin de personnes régulières qui portent des rôles dans l' | ||
+ | // | ||
+ | --> Permet de s' | ||
===== I. Cadre général de la réunion ===== | ===== I. Cadre général de la réunion ===== | ||
==== a. Eléments de base du cadre ==== | ==== a. Eléments de base du cadre ==== | ||
Ligne 31: | Ligne 57: | ||
* établir un relevé de décisions | * établir un relevé de décisions | ||
* s' | * s' | ||
+ | * Veiller à arriver à l' | ||
* actualiser le cadre si d' | * actualiser le cadre si d' | ||
===== II. Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== | ===== II. Elements du déroulement de la réunion / points de vigilance ===== | ||
- | ==== Définition de l' | + | ==== a. Définition de l' |
- | * Mettre | + | === Principes === |
- | * Repérer d' | + | |
+ | * Pouvoir annoncer des ordres du jour en amont pour que des personnes décident de venir. On pourrait les lister d'une réunion pour la suivante //--> permet d' | ||
+ | * Prévoir une revue rapide du kanban | ||
+ | * Laisser la place pour des sujets non anticipés, qui ont besoin d' | ||
+ | * Créer un espace de REX: qqn qui veut apporter un problème (de travail) qu'il veut travailler avec les autres | ||
+ | * Possibilités pour quiconque de proposer un sujet : prévenir | ||
+ | |||
+ | === Processus === | ||
+ | |||
+ | * Des sujets auront pu être décidés | ||
+ | * Repérer d' | ||
* Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' | * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d' | ||
* Demander si autres sujets doivent être rajoutés | * Demander si autres sujets doivent être rajoutés | ||
* Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres | * Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres | ||
- | ==== Actions régulières ==== | + | |
+ | |||
+ | |||
+ | ==== b. Actions régulières ==== | ||
* Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban | ||
* Une fois par mois : faire le tour de l' | * Une fois par mois : faire le tour de l' | ||
- | ==== Autres éléments de fonctionnement === | + | ==== c. Autres éléments de fonctionnement === |
* Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif | ||
- | * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas) | + | * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas). Le tour de clôture permet de donner des feedacks sur la façon dont les rôles ont été portés, et donc de se former en continu. |
* S' | * S' | ||
* Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l' | ||
- | ===== Les rôles ===== | + | ===== III. Les rôles |
- | <WRAP center round tip 60%> | + | <WRAP center round tip 80%> |
- | Ces rôles ont été désignés à la réunion du jeudi 23 septembre. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 décembre. Les personnes | + | Ces rôles ont été désignés |
- | * Secrétaire: | + | |
- | * Facilitatrice: | + | |
- | * Animation interne: Marie-Hélène | + | |
- | * Guetteur d' | + | |
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- | ==== Secrétaire ==== | + | ==== a. Secrétaire ==== |
- | * Raison d’être /mission : Soutien | + | |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : | + | |
* Prendre le compte rendu | * Prendre le compte rendu | ||
- | * Durée d’engagement : 3 mois | + | |
- | Tâches / Attendus / redevabilité | + | **Tâches / Attendus / redevabilités** |
* Participer aux rencontres régulières | * Participer aux rencontres régulières | ||
* Créer la trame du compte rendu | * Créer la trame du compte rendu | ||
* Prend le compte rendu | * Prend le compte rendu | ||
- | * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) | ||
* Ouvre les documents pendant la réunion | * Ouvre les documents pendant la réunion | ||
* Être en lien avec le facilitateur | * Être en lien avec le facilitateur | ||
* Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud) | * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud) | ||
- | * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion | + | * Note les sujets émergents à traiter dans une prochaine réunion |
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- | ==== Facilitateur ==== | + | ==== b. Facilitateur ==== |
- | * Raison d’être / mission : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse. | + | |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | + | |
* Facilitation des réunions | * Facilitation des réunions | ||
* Distribuer la parole | * Distribuer la parole | ||
* Garant du cadre et des processus | * Garant du cadre et des processus | ||
- | * Durée d’engagement | + | |
**Tâches / Attendus / redevabilité :** | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
* Participer aux rencontres régulières | * Participer aux rencontres régulières | ||
- | * Gérer l’ordre du jour | + | * Gérer l’ordre du jour (relire ce qui était prévu, lire les points prioritaires, |
* Animer le processus défini ensemble | * Animer le processus défini ensemble | ||
* Avoir une bonne connaissance des processus | * Avoir une bonne connaissance des processus | ||
* Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps | * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps | ||
- | **Qualités attendues :** Rigoureuse | + | **Qualités attendues :** Rigueur |
- | ==== Animation interne ==== | + | ==== c. Animation interne ==== |
- | * Raison d’être / mission : Assurer la circulation, | + | |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : | + | |
* La gestion de l’information (Forum) | * La gestion de l’information (Forum) | ||
* Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud) | * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud) | ||
* Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) | * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) | ||
* Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin | * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin | ||
+ | * Gère la visioconférence et le vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) | ||
+ | * **Durée d’engagement** : 3 mois | ||
- | * Durée d’engagement : 3 mois | + | **Tâches / Attendus/ Redevabilités |
- | + | * Mettre en place et gérer les outils/ | |
- | **Tâches / Attendus :** | + | * Fil de discussion privé sur le forum |
- | * Mettre en place et gérer les outils/ | + | * Mettre en place et mettre à jour les outils/ |
- | * Mettre en place et mettre à jour les outils/ | + | * Le kanban: faire un nettoyage de temps en temps (archiver les cartes de la colonne " |
* Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus) | * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus) | ||
- | * reprendre | + | * Reprendre |
- | * assurer | + | * Assurer |
- | * s' | + | * S' |
- | **Qualités attendues : | + | **Qualités attendues : |
- | ==== Guetteur d' | ||
- | | + | ==== d. Guetteur d' |
- | * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle) | + | |
+ | * **Raison d’être / mission** : Veiller à la qualité de présence du groupe | ||
+ | | ||
* Demander l’ouverture d’un espace de régulation | * Demander l’ouverture d’un espace de régulation | ||
* Garant de l’ambiance | * Garant de l’ambiance | ||
- | * Durée d’engagement : 3 mois | + | |
**Tâches / Attendus / redevabilité :** | **Tâches / Attendus / redevabilité :** | ||
+ | * Faire un temps d' | ||
* Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, | * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, | ||
* Signaler les tensions | * Signaler les tensions | ||
- | * Veiller à l’écoute mutuelle | + | * Veiller à l’écoute mutuelle |
- | * Aide à la gestuelle de réunions | + | * Aide à la gestuelle de réunions |
+ | * Ouvrir un espace de régulation | ||
+ | * Soutenir le facilitateur en cas de difficulté | ||
**Qualités attendues :** Empathique, attentionnée, | **Qualités attendues :** Empathique, attentionnée, | ||
+ | ===== IV. Détermination de rôles liés à des sujets particuliers (autant les inscrire ici pour pas les oublier) ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Suivi de l' | ||
+ | Marina: | ||
+ | * centralisation et diffusion des informations (redevabilité principale) | ||
+ | * suivi des actions à réaliser | ||
+ | * organisation éventuelle d'une concertation si nécessaire et si elle est disponible |
gouvernance/bureauecosysteme.txt · Dernière modification : 2023/10/31 14:39 de mariehelene