Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 17:13] – [Animation interne] mariehelene
+++ gouvernance:bureauecosysteme [2022/02/21 18:09] – [b. Ingrédients d'un cadre de sécurité] mariehelene
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 Le bureau de l'écosystème rassemble des personnes volontaires, ayant un mandat officiel ou non, si possible permettant de représenter les différentes fonctions de l'écosystème Tera. Il est destiné à prendre en charge (et à réattribuer?) des sujets émergents non déjà pris en charge par une autre instance et des sujets transversaux concernant plusieurs instances de l'écosystème.\\
 Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, Vincent, Olivier, Jacqueline\\
 Membres occasionnels: Simon, Laura\\
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   * établir un relevé de décisions
   * s'assurer avant de lancer une action / de valider une décision, qu'on ait toutes les ressources pour lancer cette action, que les personnes impactées ont été sollicitées, ... ceci afin d'éviter les retours en arrière multiples et énergivores
+  * Veiller à arriver à l'heure et à prévenir le collectif si on a du retard ou si on est absent, d'autant plus si on porte un rôle dans le fonctionnement de la réunion.
   * actualiser le cadre si d'autres besoins émergent
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   * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l'écosystème n'a pas vocation à tout gérer, mais à gérer ce qui n'est pas géré ailleurs - bien penser aux structures, personnes qui peuvent être concernées dans une décision ou dans la prise en charge d'une tâche) --> Mission du rôle "Animation interne"
-===== III. Les rôles =====
+===== III. Les rôles dans le fonctionnement régulier du bureau de l'écosystème =====
 <WRAP center round tip 80%>
-Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du jeudi 23 septembre. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 décembre. Les personnes désignées sont:
+Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du lundi 21 février. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 mai. Les personnes désignées sont:
-  * **Secrétaire**: Lucie (avec le soutien de Vincent)
+  * **Secrétaire**: Vincent, avec Lucie en soutien
-  * **Facilitatrice**: Marina
+  * **Facilitatrice**: Marina, avec Lucie en soutien
   * **Animation interne**: Marie-Hélène
-  * **Guetteur d'ambiance**: Olivier (avec le soutien de Jean-Charles)
+  * **Guetteur d'ambiance**: Simon, avec Nicolas en soutien
 </WRAP>
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   * **Durée d’engagement** : 3 mois
-T**âches / Attendus / redevabilité** :
+**Tâches / Attendus / redevabilités** :
   * Participer aux rencontres régulières
   * Créer la trame du compte rendu
   * Prend le compte rendu
-  * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire)
   * Ouvre les documents pendant la réunion
   * Être en lien avec le facilitateur
   * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)
-  * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion
+  * Note les sujets émergents à traiter dans une prochaine réunion
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 **Tâches / Attendus / redevabilité :**
   * Participer aux rencontres régulières
-  * Gérer l’ordre du jour
+  * Gérer l’ordre du jour (relire ce qui était prévu, lire les points prioritaires, parcourir le kanban et demander s'il y a d'autres points...)
   * Animer le processus défini ensemble
   * Avoir une bonne connaissance des processus
   * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps
-**Qualités attendues :** Rigoureuse et souple à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctuel, organisée, Neutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif
+**Qualités attendues :** Rigueur et souplesse à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctualité, organisation, neutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif
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     * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …)
     * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin
+    * Gère la visioconférence et le vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire)
   * **Durée d’engagement** : 3 mois
-**Tâches / Attendus :**
+**Tâches / Attendus/ Redevabilités :**
-  * Mettre en place et gérer les outils/canaux permettant de soutenir la coordination en asynchrone; en dehors des réunions
+  * Mettre en place et gérer les outils/canaux permettant de soutenir la coordination en asynchrone (en dehors des réunions)
-  * Mettre en place et mettre à jour les outils/supports permettant de visualiser et de suivre les actions et les projets.
+      * Fil de discussion privé sur le forum
+  * Mettre en place et mettre à jour les outils/supports permettant de visualiser et de suivre les actions et les projets
+      * Le kanban: faire un nettoyage de temps en temps (archiver les cartes de la colonne "célébrer")
   * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus)
-  * reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés
+  * Reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés
-  * assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents
+  * Assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents
-  * s'assurer que les personnes/parties prenantes nécessaires soient entendues/présentes en réunion
+  * S'assurer que les personnes/parties prenantes nécessaires soient entendues/présentes en réunion
-**Qualités attendues :**  Grande maîtrise des outils informatiques, rigoureux et organisé, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif
+**Qualités attendues :**  Maîtrise des outils informatiques, rigueur, organisation, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif
-==== Guetteur d'ambiance ====
-  * Raison d’être / mission : Veiller à la qualité de présence du groupe
+==== d. Guetteur d'ambiance ====
-  * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
+  * **Raison d’être / mission** : Veiller à la qualité de présence du groupe
+  * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
     * Demander l’ouverture d’un espace de régulation
     * Garant de l’ambiance
-  * Durée d’engagement : 3 mois
+  * **Durée d’engagement** : 3 mois
 **Tâches / Attendus / redevabilité :**
+  * Faire un temps d'harmonisation avant le début de la réunion
   * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, etc)
   * Signaler les tensions
-  * Veiller à l’écoute mutuelle
+  * Veiller à l’écoute mutuelle et alerter
   * Aide à la gestuelle de réunions
+  * Ouvrir un espace de régulation
+  * Soutenir le facilitateur en cas de difficulté
 **Qualités attendues :**  Empathique, attentionnée, présente (ancrer dans le moment présent), diplomate, avoir des ressources pour recentrer le groupe (méditation, respirations, etc)
+===== IV. Détermination de rôles liés à des sujets particuliers (autant les inscrire ici pour pas les oublier) =====
+==== Suivi de l'occupation des espaces du Rocher ====
+Marina:
+  * centralisation et diffusion des informations (redevabilité principale)
+  * suivi des actions à réaliser
+  * organisation éventuelle d'une concertation si nécessaire et si elle est disponible