Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gouvernance:bureauecosysteme [2021/10/14 10:52] – [III. Les rôles] mariehelene
+++ gouvernance:bureauecosysteme [2022/02/22 17:25] – [I. Raison d'être de la réunion] mariehelene
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-====== Le bureau de l'écosystème ======
+====== La réunion écosystémique ======
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-Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème.\\
+Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème, puis la réunion écosystémique.\\
 La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents
 </WRAP>
-Le bureau de l'écosystème rassemble des personnes volontaires, ayant un mandat officiel ou non, si possible permettant de représenter les différentes fonctions de l'écosystème Tera. Il est destiné à prendre en charge (et à réattribuer?) des sujets émergents non déjà pris en charge par une autre instance et des sujets transversaux concernant plusieurs instances de l'écosystème.\\
+La réunion de l'écosystème rassemble des personnes volontaires, ayant un mandat officiel ou non, si possible permettant de représenter les différentes fonctions de l'écosystème Tera. Il est destiné à prendre en charge (et à réattribuer?) des sujets émergents non déjà pris en charge par une autre instance et des sujets transversaux concernant plusieurs instances de l'écosystème.\\
 Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, Vincent, Olivier, Jacqueline\\
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 //Tout membre de l'écosystème Tera y est bienvenu, notamment s'il veut y amener un problème (prévenir avant ?), ou en observateur.//
+===== I. Raison d'être de la réunion =====
+  * Espace de coopération permettant l’entretien et la construction de la cohésion de l’écosystème Tera
+  * Partage des informations sur les enjeux des différentes structures et sur les enjeux du projet Tera dans son ensemble
+  * Possibilité d'émergence de projets collectifs répondant à ces enjeux
+  * Concertation collective sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…)
+  * Montée en compétence de chacun et de chaque structure, et développement de la connaissance mutuelle et de la culture commune
+  * Rendre possible une prise de décision fluide au niveau écosystémique
+__Explicitation des effets utiles attendus:__
+--> Faciliter/soutenir le travail des personnes qui sont en transversal - gain de temps et d'énergie pour collecter les informations, enjeux, avis.... \\
+--> Visibilisation et officialisation d'un espace de coopération, avec un compte-rendu, qui permet à tous ceux qui le souhaitent de garder un connexion avec ce qui se passe en ce moment.\\
+--> Lieu de décision multi-impact qui permet de limiter la multiplication des réunions\\
 ===== I. Cadre général de la réunion =====
 ==== a. Eléments de base du cadre ====
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   * établir un relevé de décisions
   * s'assurer avant de lancer une action / de valider une décision, qu'on ait toutes les ressources pour lancer cette action, que les personnes impactées ont été sollicitées, ... ceci afin d'éviter les retours en arrière multiples et énergivores
+  * Veiller à arriver à l'heure et à prévenir le collectif si on a du retard ou si on est absent, d'autant plus si on porte un rôle dans le fonctionnement de la réunion.
   * actualiser le cadre si d'autres besoins émergent
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 ==== c. Autres éléments de fonctionnement ===
   * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif  --> diffuser sur le forum a minima les relevés de décisions ou l'ordre du jour ("de quoi avons-nous parlé aujourd'hui")
-  * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas)
+  * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas). Le tour de clôture permet de donner des feedacks sur la façon dont les rôles ont été portés, et donc de se former en continu.
   * S'assurer que l'utilité du bureau de l'écosystème est visible pour tous les membres: qqn qui a un sujet/une question floue peut solliciter le bureau de l'écosystème pour en parler (//Rq: comment fait-il ?//)
   * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l'écosystème n'a pas vocation à tout gérer, mais à gérer ce qui n'est pas géré ailleurs - bien penser aux structures, personnes qui peuvent être concernées dans une décision ou dans la prise en charge d'une tâche) --> Mission du rôle "Animation interne"
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-Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du jeudi 23 septembre. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 décembre. Les personnes désignées sont:
+Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du lundi 21 février. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 mai. Les personnes désignées sont:
-  * **Secrétaire**: Lucie (avec le soutien de Vincent)
+  * **Secrétaire**: Vincent, avec Lucie en soutien
-  * **Facilitatrice**: Marina
+  * **Facilitatrice**: Marina, avec Lucie en soutien
   * **Animation interne**: Marie-Hélène
-  * **Guetteur d'ambiance**: Olivier (avec le soutien de Jean-Charles)
+  * **Guetteur d'ambiance**: Simon, avec Nicolas en soutien
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   * Créer la trame du compte rendu
   * Prend le compte rendu
-  * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire)
   * Ouvre les documents pendant la réunion
   * Être en lien avec le facilitateur
   * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)
-  * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion
+  * Note les sujets émergents à traiter dans une prochaine réunion
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 **Tâches / Attendus / redevabilité :**
   * Participer aux rencontres régulières
-  * Gérer l’ordre du jour
+  * Gérer l’ordre du jour (relire ce qui était prévu, lire les points prioritaires, parcourir le kanban et demander s'il y a d'autres points...)
   * Animer le processus défini ensemble
   * Avoir une bonne connaissance des processus
   * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps
-**Qualités attendues :** Rigoureuse et souple à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctuel, organisée, Neutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif
+**Qualités attendues :** Rigueur et souplesse à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctualité, organisation, neutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif
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     * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …)
     * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin
+    * Gère la visioconférence et le vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire)
   * **Durée d’engagement** : 3 mois
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   * S'assurer que les personnes/parties prenantes nécessaires soient entendues/présentes en réunion
-**Qualités attendues :**  Grande maîtrise des outils informatiques, rigoureux et organisé, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif
+**Qualités attendues :**  Maîtrise des outils informatiques, rigueur, organisation, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif
 ==== d. Guetteur d'ambiance ====
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 **Tâches / Attendus / redevabilité :**
+  * Faire un temps d'harmonisation avant le début de la réunion
   * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, etc)
   * Signaler les tensions
-  * Veiller à l’écoute mutuelle
+  * Veiller à l’écoute mutuelle et alerter
   * Aide à la gestuelle de réunions
+  * Ouvrir un espace de régulation
+  * Soutenir le facilitateur en cas de difficulté
 **Qualités attendues :**  Empathique, attentionnée, présente (ancrer dans le moment présent), diplomate, avoir des ressources pour recentrer le groupe (méditation, respirations, etc)
+===== IV. Détermination de rôles liés à des sujets particuliers (autant les inscrire ici pour pas les oublier) =====
+==== Suivi de l'occupation des espaces du Rocher ====
+Marina:
+  * centralisation et diffusion des informations (redevabilité principale)
+  * suivi des actions à réaliser
+  * organisation éventuelle d'une concertation si nécessaire et si elle est disponible