Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gouvernance:reunionca [2019/10/15 12:05] – [II. Processus de prise de décision] mariehelene
+++ gouvernance:reunionca [2019/10/15 23:21] – [Rôles] mariehelene
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   * Tour d'objections et travail sur les objections
   * Validation ... ou pas si des objections doivent être traitées en dehors du CA
+===== III. Créneaux de réunion =====
+  * Des réunions de 3 heures avec une pause au milieu
+  * Deux fois par mois: le second mardi du mois de 9h à 12h et le 4ème mercredi du mois de 14h à 17h
+  * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact de son retard sur la qualité du travail en réunion.
+  * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre du Conseil d'administration, ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable.
+===== IV. Préparation du conseil d'administration =====
+  * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Elles les priorisent ensuite pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront).
+  * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion.
+===== V. Règles de fonctionnement en réunion =====
+==== Rôles ====
+  * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'écoulement du temps, propose des réajustements dans l'ordre du jour.
+  * Modérateur: Prend les tours de parole, avec possibilité de "réponses directes" (avec un geste approprié voir ci-dessous)
+  * Secrétaire: Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et pour les adhérents non membres du CA. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'abord valider le CR par le CA avant de le diffuser dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "pause" entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'il-elle a bien compris et pris note de l'essentiel.
+  * Gardien du temps: Suit le temps écoulé et en avertit l'animateur.
+  * Guetteur d'ambiance: Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'écoute, de la tension qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence
+- L'animateur est décidé d'une réunion à l'autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\
+- Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'un a déjà dit...) ; s'arrêter de parler quand retentit le gong