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gouvernance:reunionca [2019/10/15 23:21] – [II. Processus de prise de décision] mariehelene | gouvernance:reunionca [2020/11/05 10:09] – [Utilisation de Gestes] mariehelene |
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====== Les Réunions du Conseil d'administration de l'association TERA ====== | ====== Les Réunions du Conseil d'administration de l'association TERA ====== |
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Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions du conseil d'administration (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en août 2019. | Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions du conseil d'administration (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en **août 2019**. Il sera réactualisé après l'assemblée générale de septembre 2020. |
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===== I. Nature de la réunion ===== | ===== I. Nature de la réunion ===== |
//Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions?//\ | //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// |
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* Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question, qui nécessitent des échanges avec les membres du CA. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. | * Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question, qui nécessitent des échanges avec les membres du CA. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. |
* Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à un précédent CA, travaillés par un groupe de travail, etc...), et le temps est maintenant de finaliser, valider. | * Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à un précédent CA, travaillés par un groupe de travail, etc...), et le temps est maintenant de finaliser, valider. |
* **Suivi (rapide) des chantiers**. Quelqu'un a dit qu'il ferait qqch: où en est-il ? Conserve-t-il toujours cette mission ? A-t-il besoin de soutien ? Ou bien, on a émis une idée intéressante, à traiter un de ces jours: est-ce le moment ? Utilisation d'un kanban. ( https://agora.tera.coop/kanban/?controller=BoardViewController&action=show&project_id=43 ) | * **Suivi (rapide) des chantiers**. Quelqu'un a dit qu'il ferait qqch: où en est-il ? Conserve-t-il toujours cette mission ? A-t-il besoin de soutien ? Ou bien, on a émis une idée intéressante, à traiter un de ces jours: est-ce le moment ? Ce suivi est facilité par l'utilisation d'un [[https://agora.tera.coop/kanban/?controller=BoardViewController&action=show&project_id=43|kanban]]. |
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__Implication pour le déroulement__ | __Implication pour le déroulement__ |
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===== II. Processus de prise de décision ===== | ===== II. Processus de prise de décision ===== |
Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en CA les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre).\\ | Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en CA les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ |
Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ | Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ |
Nous testons pendant 3 mois (septembre-novembre 2019) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. | <del>Nous testons pendant 3 mois (septembre-novembre 2019) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage.</del> |
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| __Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une [[https://agora.tera.coop/cloud/s/QiL8MxBM7D95Bon|présentation détaillée ici]] et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://www.youtube.com/watch?v=ft250ZfbsGI): |
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__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/): | |
* "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). | * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). |
* Enoncé d'une proposition | * Enoncé d'une proposition |
===== III. Créneaux de réunion ===== | ===== III. Créneaux de réunion ===== |
* Des réunions de 3 heures avec une pause au milieu | * Des réunions de 3 heures avec une pause au milieu |
* Deux fois par mois: le second mardi du mois de 9h à 12h et le 4ème mercredi du mois de 14h à 17h | * Une fois tous les deux mois : Un CA le Lundi matin de 9h30-12h30 et 1 fois tous les deux mois un créneaux disponibles pour le travail des commissions si besoin. **[modification]** |
| * Deux fois par mois: le second mardi du mois de 9h à 12h et le 4ème mercredi du mois de 14h à 17h **[CHANGER]** |
* Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact de son retard sur la qualité du travail en réunion. | * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact de son retard sur la qualité du travail en réunion. |
* Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre du Conseil d'administration, ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable. | * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre du Conseil d'administration, ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable. |
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===== IV. Préparation du conseil d'administration ===== | ===== IV. Préparation du conseil d'administration ===== |
* Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Elles les priorisent ensuite pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). | * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message [''Préciser ? sur le sujet du forum correspondant''] pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc... voir plus haut...), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. |
* Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. | * Les personnes qui préparent priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment à chacun de préparer le CA, et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). |
| * Les ordres du jour seront publiés en amont des réunions de CA, à l'exception de certains sujets jugés confidentiels sur la demande d’un administrateur (ex : vie privée des membres de l’association) |
| * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris pendant la réunion pour des explications. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. |
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===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== | ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== |
* Guetteur d'ambiance: Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'écoute, de la tension qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence | * Guetteur d'ambiance: Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'écoute, de la tension qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence |
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| - L'animateur est décidé d'une réunion à l'autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\ |
| - Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'un a déjà dit...) ; s'arrêter de parler quand retentit le gong |
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| ==== Utilisation de Gestes ==== |
| * Approbation : main vers le haut |
| * Désapprobation : main vers le bas |
| * Signe pour dire "j'ai compris / je trouve ça trop long" (à faire sans agressivité :-)) : bras qui moulinent |
| * Pause technique: mains perpendiculaires |
| * Réponse directe (équivalent plume): croiser les index parallèles. La personne en train de parler peut choisir de laisser la parole à celui qui la demande, ou sinon le modérateur, quand elle a finit de parler. |
| * "Moi aussi": se pointer du doigt |
| * Rester focus sur le sujet / Hors sujet (les mains parallèle devant soi) |
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| //Chaque geste n’engage que son propre avis, n’est qu’une expression de son ressenti. Ce ne sont pas des injonctions ni des “votes” |
| Attention que ces gestes ne se multiplient pas comme palliatifs à un manque de conscience.// |
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| ==== Déroulement ==== |
| * Tour météo : partager ce que les autres ont besoin de savoir pour que la réunion se passe au mieux et que la compréhension mutuelle y règne (on utilise le geste "rester focus sur le sujet", si quelqu'un se met à raconter sa semaine :-)) |
| * Répartition des rôles qui n'ont pas déjà été attribués |
| * Validation de l'ordre du jour |
| * Déroulé de l'ordre du jour [Avec Pause] |
| * Tour de clôture : partager son ressenti et des remarques sur le déroulement de la réunion, remarques qui pourront contribuer à l'améliorer. |
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| On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'ordre du jour. Cependant, on peut s'autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible. |
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L'animateur est décidé d'une réunion à l'autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\ | ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== |
Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'un a déjà dit...) ; s'arrêter de parler quand retentit le gong | * Les réunions du conseil d'administration sont ouvertes à tous les adhérents |
| * Les non membres du CA ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture, après les membres du CA. |
| * A priori, les non membres du CA n'interviennent pas pendant le CA, sauf [''Préciser ? sur proposition de l'animateur''] si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur. |
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| ===== V. Autres observations ===== |
| Inviter des personnes au CA est délicat: à bien réfléchir dorénavant avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'intervention, etc... |
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