gouvernance:reunions
Différences
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gouvernance:reunions [2018/12/09 19:48] – [Les réunions de l'association] mariehelene | gouvernance:reunions [2021/09/23 18:48] – [LES RÉUNIONS A TERA] mariehelene | ||
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- | ====== | + | ====== |
- | ====== Fonctionnement des réunions ====== | + | <WRAP center round info 60%> |
- | // | + | Cette page rassemble toutes |
- | + | ||
- | ===== Quelques principes de base ===== | + | |
- | Ces principes permettent de soutenir le travail du facilitateur et du secrétaire général. | + | |
- | * Les réunions commencent et finissent à l’heure (enfin, on essaie...) | + | |
- | * La loi des deux pieds (on rentre et on sort quand on veut sans troubler la séance) | + | |
- | * Bienveillance envers chacun (son de cloche en cas de tension & moment de silence) | + | |
- | * Des pauses sont insérées au bout d'1h - 1h30 de réunion | + | |
- | * Les réunions sont, sauf exception, ouvertes à tous les adhérents de l' | + | |
- | * Des outils d' | + | |
- | * Afin que l' | + | |
- | + | ||
- | //Rq: Reprendre ici les " | + | |
- | ===== Les rôles de la réunion ===== | + | |
- | __Six rôles__ sont à définir en début de réunion; ils ne sont pas tous nécessaires pour toutes les réunions | + | |
- | * **Facilitateur**: | + | |
- | * **Secrétaire**: | + | |
- | * **Modérateur**: | + | |
- | * **Gardien du temps**: Il surveille les temps de séquence et prévient de leur écoulement | + | |
- | * **Guetteur d' | + | |
- | * **Majordome**: | + | |
- | + | ||
- | ===== Le déroulement des réunions ===== | + | |
- | * **Harmonisation**: | + | |
- | * **Tour météo**: Chacun exprime comment il se sent ici et maintenant et informe le groupe sur tout élément qui pourrait faciliter une meilleure compréhension mutuelle. Par exemple, indiquer si on est soucieux, fatigué, euphorique, ... peut éviter de prendre personnellement certains comportements. | + | |
- | * **Désignation des rôles** | + | |
- | * Ordre du jour variable selon les réunions. L' | + | |
- | * Tour de clôture/ | + | |
- | + | ||
- | ===== La feuille | + | |
- | C'est une trame utilisée pour traiter un sujet en réunion. Elle permet à chacun des participants d' | + | |
- | + | ||
- | Elle comporte les points suivants: | + | |
- | - Présentation du **contexte** : qu' | + | |
- | - **Objectifs** de la réunion: à quel résultat voulons-nous aboutir à la fin de la réunion? \\ | + | |
- | - Les différentes **étapes** du processus | + | |
- | - feedback sur le processus (confondu avec le tour de clôture s'il n'y a pas d' | + | |
- | + | ||
- | Les étapes du processus sont présentées après la présentation des objectifs. Le facilitateur veille | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ====== Les réunions de l' | + | |
- | //Les réunions marquées d'un ♣ suivent les règles de fonctionnement [[# | + | |
- | + | ||
- | ===== I. Les synchronisations ===== | + | |
- | ==== ☆ Les temps de synchronisation journaliers 9H00 ==== | + | |
- | Ces temps de synchronisation sont prévus hors des temps de repas et des tâches de la vie quotidienne afin que chacun puisse être présent. \\ | + | |
- | Ils ont lieu devant le kanban et permettent de faire le point et de se synchroniser sur les missions de chacun, | + | |
- | + | ||
- | ==== ☆ La synchronisation hebdomadaire ou réunion de planification ♣ ==== | + | |
- | * __Créneau__ : tous les lundis à 17h00 | + | |
- | * __Durée__: Entre 1h et 1h30 | + | |
- | + | ||
- | === Préalable === | + | |
- | * Chacun « fait le ménage » dans ses post-its sur le kanban (tâches réalisées, | + | |
- | * Chacun réfléchit en amont à ce qu’il veut voir traiter, et peut en parler en avance au secrétaire général ou remplir [[https:// | + | |
- | * Les sujets doivent concerner prioritairement les tâches de la semaine, même si on peut en proposer pour faire des sollicitations d'avis brèves sur d' | + | |
- | * Préparation par le facilitateur et le secrétaire général: proposition d'une liste de sujets priorisés, qui peut être complétée ou modifiée en début de réunion. Ils placent ce qu'il savent déjà sur le calendrier. [[# | + | |
- | * Le secrétaire général rend visible l' | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | === Déroulement === | + | |
- | * Harmonisation | + | |
- | * Tour météo | + | |
- | * Désignation des rôles: Le secrétaire général joue le rôle de **secrétaire**. Et aussi : **guetteur d' | + | |
- | * Rappel des objectifs de la réunion (les mêmes à chaque fois). | + | |
- | <WRAP center round box 60%> | + | |
- | * Que chacun y voit clair pour ses activités de la semaine | + | |
- | * Que personne n’ait de questions en suspens/de tension par rapport aux activités/ | + | |
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- | * Présentation par le facilitateur des sujets proposés, modifications, | + | ===== I. Archives |
- | * Traitement de chaque sujet (coeur de la réunion) | + | * [[gouvernance:reunionsanciennes|Archives: les réunions |
- | * Appel pour vérifier que les objectifs de la réunion ont été atteints | + | * [[gouvernance: |
- | * Si le temps fixé est atteint, les sujets moins prioritaires sont reportés, ou réglés en petit comité ou lors d'une synchro journalière | + | |
- | * Tour de clôture, qui pourra notamment comporter des retours sur la façon dont la réunion s'est déroulée, afin de l' | + | |
- | * Le compte-rendu est publié sur le forum, dans un sujet de la catégorie " | + | |
- | + | ||
- | === Remarques/ | + | |
- | == Les écueils à éviter | + | |
- | * Commencer une tâche pendant la réunion. Par exemple | + | |
- | * Lancer de façon non anticipé un sujet de fond pendant la réunion qui nécessite un long débat et un rappel d' | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | == Les points récurrents à programmer == | + | |
- | * Appel au remplissage du tableau des tâches domestiques | + | |
- | * Les courses de la semaine: BioCoop, Sud-Ouest Bio, Couloussac (légumes, farine), Château de Rodié (huile, oeufs) - qui et quand ? | + | |
- | * Sollicitation d'avis pour l' | + | |
- | + | ||
- | == Points à améliorer == | + | |
- | * Utilisation du kanban. A l' | + | |
- | * Développement d'un (ou plusieurs) outil(s) pour visualiser | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== II. Les réunions Tera-Terre ♣ ===== | + | |
- | __Créneau__: | + | |
- | __Durée__: 1 à 2h \\ | + | |
- | + | ||
- | __Objectifs__: | + | |
- | <WRAP center round box 60%> | + | |
- | * Questionner et faire évoluer notre organisation sur le mode du pilotage dynamique (stratégie des petits pas et traitement des tensions) | + | |
- | * Prendre des décisions liées à la gouvernance | + | |
- | </ | + | |
- | + | ||
- | **Déroulement**: | + | |
- | La réunion se fait en deux parties: | + | |
- | - La première partie est consacrée à des sujets/ points de tension proposés le jour même par les participants \\ | + | |
- | - La seconde partie est consacrée à un sujet préparé en amont par le Secrétaire Général et le Facilitateur (après consultation) | + | |
- | + | ||
- | * Harmonisation | + | |
- | * Tour météo | + | |
- | * Attribution des rôles | + | |
- | * Rappel des objectifs de la réunion et des règles sur la participation des volontaires non permanents: Les volontaires sont invités à noter les questions qui apparaissent pour eux pendant la réunion et à les poser a posteriori. Sur invitation, ils sont bienvenus pour faire des apports. | + | |
- | * __Partie 1__: | + | |
- | * chacun énonce les points de tension/ | + | |
- | * choix de deux propositions (le plus de voix) | + | |
- | * traitement | + | |
- | * __Partie 2__: Traitement d’un sujet préparé en avance \\ | + | |
- | * Feuille de route préparée par le facilitateur et le secrétaire général | + | |
- | * Tour de clôture | + | |
- | + | ||
- | //Rq: Actuellement, | + | |
- | ===== III. Les réunions Tera-Ciel ♣ ===== | + | |
- | __Créneau__: | + | |
- | __Durée__: 1 à 2h \\ | + | |
- | + | ||
- | __Objectifs__ : \\ | + | |
- | <WRAP center round box 60%> | + | |
- | * Discussion de fond et approfondissement sur le projet, ses valeurs et principes. Espace ouvert pour que chacun puisse s'exprimer, comprendre et être compris.\\ | + | |
- | * Aucun enjeu de décision. Une synthèse est conçue collectivement en fin de réunion\\ | + | |
- | </ | + | |
- | + | ||
- | **Déroulement: | + | |
- | * Harmonisation | + | |
- | * Tour météo | + | |
- | * Désignation des rôles | + | |
- | * Rappel des objectifs de la réunion et des règles sur la participation des volontaires non permanents: Les volontaires sont invités à noter les questions qui apparaissent pour eux pendant la réunion et à les poser a posteriori. Sur invitation, ils sont bienvenus pour faire des apports. | + | |
- | * Choix du sujet : Sujet issu de la réunion | + | |
- | * Discussion. Si les participants sont nombreux, le groupe pourra être scindé en deux pour faciliter les échanges. | + | |
- | * Synthèse | + | |
- | * Tour de clôture / feedback | + | |
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- | ===== IV. Les cercles de la paix ===== | + | |
- | __Créneau__: | + | |
- | + | ||
- | __Objectifs__ : | + | |
- | <WRAP center round box 60%> | + | |
- | * Nourrir les relations, se connaître, se rendre disponible pour s'exprimer et écouter dans une ambiance apaisée | + | |
- | * Sur le long terme: savoir nourrir nos relations spontanément et se passer du rituel | + | |
- | </ | + | |
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- | + | ||
- | **Déroulement** : | + | |
- | * Harmonisation | + | |
- | * Tour météo | + | |
- | * Ouverture d’un temps dédié | + | |
- | * Temps de partage selon un format variable, proposé par le gardien de la paix : cercle de don, écoute active, cercle de parole… | + | |
- | * Tour de clôture | + | |
- | + | ||
- | En dehors des cercles de la paix programmés, | + | |
- | + | ||
- | //Rq: nous n' | + | |
- | ===== Les réunions stratégiques ===== | + | |
- | __Date__: Programmées en fonction des besoins\\ | + | |
- | __Durée__: Imprévisible | + | |
- | __Objectifs et principes__: | ||
- | Les réunions stratégiques traitent de grands enjeux et de projets à long terme. Elles font appel à une vision globale du projet. \\ | ||
- | Elles requièrent la présence de tous les permanents et nécessitent par là qu' | ||
- | Le respect de l' | ||
- | **Déroulement**: | + | ===== II. Les réunions actuelles ===== |
- | * Harmonisation | + | * [[habiter: |
- | * Tour météo | + | * [[gouvernance: |
- | * Désignation | + | |
- | * Feuille | + | |
- | * Tour de clôture/ | + |
gouvernance/reunions.txt · Dernière modification : 2022/07/05 18:12 de mariehelene