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| habiter:reunionshabiter [2019/12/03 09:30] – créée mariehelene | habiter:reunionshabiter [2019/12/03 09:52] – [PREAMBULE: Le cadre de sécurité] mariehelene |
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| Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en octobre et novembre 2019, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:reunionca|Conseil d'administration de Tera]]. | Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en octobre et novembre 2019, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:reunionca|Conseil d'administration de Tera]]. |
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| | ===== PREAMBULE: Le cadre de sécurité ===== |
| | //Ce préambule pose les grands principes favorisant de bonnes conditions de réunion. Ils pourraient être écrits sur un panneau et affichés dans l'espace de réunion.// |
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| | * __Qualité de présence__: Venir en réunion avec responsabilité, en conscience, avec l'intention d'y mettre son attention et de contribuer à la dynamique |
| | * __Respect du cadre__: S'imprégner du mode de fonctionnement qui a été défini, et veiller à le prendre en compte. En accepter des écarts, mais ne pas hésiter à exprimer avec délicatesse si ceux-ci nous dérangent. Réciproquement, savoir accueillir les remarques par rapport au non respect du cadre. Soutenir les personnes qui ont pris la responsabilité des rôles (animation, modération, ...). |
| | * __Ecoute__ : Accueillir la parole de l'autre, ne pas l'interrompre et chercher à comprendre avant de réagir |
| | * __Prise de parole__ : S'exprimer avec bienveillance, en ayant conscience de son temps de parole et du temps de réunion qui s'écoule, veiller à parler pour contribuer (éviter les digressions, de se répéter, de répéter ce qui a déjà été dit) |
| | * __Souveraineté__: Prendre la responsabilité de ses prises de parole et de ses non prises de parole (qu'il s'agisse de partage, de demande d'explications, d'expression de désaccords), de ses émotions, de son bien-être et de ses limites (ne pas hésiter à s'absenter ou à faire des demandes en cas de besoin) |
| ===== I. Nature de la réunion ===== | ===== I. Nature de la réunion ===== |
| //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// | //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// |
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| * Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question, qui nécessitent des échanges avec les membres du CA. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. | * Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question et ne pouvant être résolu dans les commissions ou groupes de travail. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. |
| * Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à un précédent CA, travaillés par un groupe de travail, etc...), et le temps est maintenant de finaliser, valider. | * Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à une précédente plénière, travaillés par un groupe de travail, etc…), et le temps est maintenant de finaliser, valider. |
| * **Suivi (rapide) des chantiers**. Quelqu'un a dit qu'il ferait qqch: où en est-il ? Conserve-t-il toujours cette mission ? A-t-il besoin de soutien ? Ou bien, on a émis une idée intéressante, à traiter un de ces jours: est-ce le moment ? Ce suivi est facilité par l'utilisation d'un [[https://agora.tera.coop/kanban/?controller=BoardViewController&action=show&project_id=43|kanban]]. | * **Suivi (rapide) des commissions**. Il s'agit de faire un retour du travail des différentes commissions (difficultés, besoin de soutien, avancées...). |
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| __Implication pour le déroulement__ | __Implication pour le déroulement__ |
| * Les sujets sont amenés avec leur statut/leur enjeu. | * Les sujets sont amenés avec leur statut/leur enjeu. |
| * Il n'y a pas d'ordre a priori pour les différents espaces: l'ordre des sujets dépend de leur priorité | * Il n'y a pas d'ordre a priori pour les différents espaces: l'ordre des sujets dépend de leur priorité |
| * Un temps est obligatoirement bloqué pour le suivi des chantiers (ce temps sera ajusté en fonction de l'expérience) | * Un temps est obligatoirement bloqué pour le suivi des commissions (ce temps sera ajusté en fonction de l'expérience) |
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| ===== II. Processus de prise de décision ===== | ===== II. Processus de prise de décision ===== |
| Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en CA les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ | Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en Plénières les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ |
| Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ | Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ |
| Nous testons pendant 3 mois (septembre-novembre 2019) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. | Nous testons pendant 6 mois (jusqu'à mars 2020) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. |
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| __Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/): | __Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/, et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://www.youtube.com/watch?v=ft250ZfbsGI): |
| * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). | * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). |
| * Enoncé d'une proposition | * Enoncé d'une proposition |
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| ===== III. Créneaux de réunion ===== | ===== III. Créneaux de réunion ===== |
| * Des réunions de 3 heures avec une pause au milieu | * Les plénières occupent des journées de travail entières mensuelles. Entre les plénières se tiennent des réunions des commissions, qui fixent elles-mêmes leur durée et leur fréquence. |
| * Deux fois par mois: le second mardi du mois de 9h à 12h et le 4ème mercredi du mois de 14h à 17h | |
| * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact de son retard sur la qualité du travail en réunion. | * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact de son retard sur la qualité du travail en réunion. |
| * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre du Conseil d'administration, ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable. | * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre, ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable. |
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| ===== IV. Préparation du conseil d'administration ===== | |
| * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc... voir plus haut...), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. | |
| * Les personnes qui préparent priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). | |
| * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. | |
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| | ===== IV. Préparation de la réunion ===== |
| | * Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. |
| | * Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). |
| | * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. |
| ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== | ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== |
| ==== Rôles ==== | ==== Rôles ==== |
| * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'écoulement du temps, propose des réajustements dans l'ordre du jour. | * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'écoulement du temps, propose des réajustements dans l'ordre du jour.) |
| * Modérateur: Prend les tours de parole, avec possibilité de "réponses directes" (avec un geste approprié voir ci-dessous) | * Modérateur: Prend les tours de parole, avec possibilité de "réponses directes" (avec un geste approprié voir ci-dessous) pour laisser des moments d'interactions créatrices. |
| * Secrétaire: Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et pour les adhérents non membres du CA. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'abord valider le CR par le CA avant de le diffuser dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "pause" entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'il-elle a bien compris et pris note de l'essentiel. | * Secrétaire: Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et le groupe Habiter dans son ensemble. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'abord valider le CR par les présents avant de diffuser le relevé de décisions dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "pause" entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'il-elle a bien compris et pris note de l'essentiel. |
| * Gardien du temps: Suit le temps écoulé et en avertit l'animateur. | * Gardien du temps: Suit le temps écoulé et en avertit l'animateur. Lui, ou l'animateur peuvent proposer au groupe une prolongation du temps dédié à un sujet. |
| * Guetteur d'ambiance: Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'écoute, de la tension qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence | * Guetteur d'ambiance: Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'écoute, de la tension qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence |
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| - L'animateur est décidé d'une réunion à l'autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\ | - L'animateur est décidé d'une réunion à l'autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\ |
| - Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'un a déjà dit...) ; s'arrêter de parler quand retentit le gong | - Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'un a déjà dit...) ; s'arrêter de parler quand retentit le gong \\ |
| | - Après la réunion, l'animateur peut proposer aux absents un bilan de ce qui s'est passé pendant la plénière |
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| ==== Utilisation de Gestes ==== | ==== Utilisation de Gestes ==== |
| * Tour de clôture : partager son ressenti et des remarques sur le déroulement de la réunion, remarques qui pourront contribuer à l'améliorer. | * Tour de clôture : partager son ressenti et des remarques sur le déroulement de la réunion, remarques qui pourront contribuer à l'améliorer. |
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| On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'ordre du jour. Cependant, on peut s'autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible. | - On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'ordre du jour. Cependant, on peut s'autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible.\\ |
| | - Un tableau ("parking") peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\ |
| ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== | ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== |
| * Les réunions du conseil d'administration sont ouvertes à tous les adhérents | * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents |
| * Les non membres du CA ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture, après les membres du CA. | * Les non membres de la commission (pour les réunions de commission) ou les non membres actifs de l'association (pour les plénières) sont accueillis en tant qu'observateurs. Ils ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture. |
| * A priori, les non membres du CA n'interviennent pas pendant le CA, sauf si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur. | * A priori, les non membres actifs n'interviennent pas pendant la réunion, sauf si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur. |
| | * Si quelqu'un souhaite inviter des observateurs, il en avertit le groupe en amont, et vérifie qu'il n'y a pas de problème |
| ===== V. Autres observations ===== | ===== V. Autres observations ===== |
| Inviter des personnes au CA est délicat: à bien réfléchir dorénavant avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'intervention, etc... | Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'intervention, etc... Ne pas perdre l'intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques). |
