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| habiter:reunionshabiter [2019/12/03 09:37] – [Les Réunions des Amis de Lustrac] mariehelene | habiter:reunionshabiter [2019/12/03 09:49] – [Déroulement] mariehelene |
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| ===== II. Processus de prise de décision ===== | ===== II. Processus de prise de décision ===== |
| Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en CA les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ | Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en Plénières les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ |
| Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ | Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ |
| Nous testons pendant 3 mois (septembre-novembre 2019) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. | Nous testons pendant 6 mois (jusqu'à mars 2020) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. |
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| __Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/): | __Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/, et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://www.youtube.com/watch?v=ft250ZfbsGI): |
| * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). | * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). |
| * Enoncé d'une proposition | * Enoncé d'une proposition |
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| ===== III. Créneaux de réunion ===== | ===== III. Créneaux de réunion ===== |
| * Des réunions de 3 heures avec une pause au milieu | * Les plénières occupent des journées de travail entières mensuelles. Entre les plénières se tiennent des réunions des commissions, qui fixent elles-mêmes leur durée et leur fréquence. |
| * Deux fois par mois: le second mardi du mois de 9h à 12h et le 4ème mercredi du mois de 14h à 17h | |
| * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact de son retard sur la qualité du travail en réunion. | * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact de son retard sur la qualité du travail en réunion. |
| * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre du Conseil d'administration, ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable. | * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre, ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable. |
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| ===== IV. Préparation du conseil d'administration ===== | |
| * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc... voir plus haut...), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. | |
| * Les personnes qui préparent priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). | |
| * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. | |
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| | ===== IV. Préparation de la réunion ===== |
| | * Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. |
| | * Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). |
| | * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. |
| ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== | ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== |
| ==== Rôles ==== | ==== Rôles ==== |
| * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'écoulement du temps, propose des réajustements dans l'ordre du jour. | * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'écoulement du temps, propose des réajustements dans l'ordre du jour.) |
| * Modérateur: Prend les tours de parole, avec possibilité de "réponses directes" (avec un geste approprié voir ci-dessous) | * Modérateur: Prend les tours de parole, avec possibilité de "réponses directes" (avec un geste approprié voir ci-dessous) pour laisser des moments d'interactions créatrices. |
| * Secrétaire: Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et pour les adhérents non membres du CA. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'abord valider le CR par le CA avant de le diffuser dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "pause" entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'il-elle a bien compris et pris note de l'essentiel. | * Secrétaire: Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et le groupe Habiter dans son ensemble. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'abord valider le CR par les présents avant de diffuser le relevé de décisions dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "pause" entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'il-elle a bien compris et pris note de l'essentiel. |
| * Gardien du temps: Suit le temps écoulé et en avertit l'animateur. | * Gardien du temps: Suit le temps écoulé et en avertit l'animateur. Lui, ou l'animateur peuvent proposer au groupe une prolongation du temps dédié à un sujet. |
| * Guetteur d'ambiance: Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'écoute, de la tension qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence | * Guetteur d'ambiance: Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'écoute, de la tension qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence |
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| - L'animateur est décidé d'une réunion à l'autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\ | - L'animateur est décidé d'une réunion à l'autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\ |
| - Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'un a déjà dit...) ; s'arrêter de parler quand retentit le gong | - Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'un a déjà dit...) ; s'arrêter de parler quand retentit le gong \\ |
| | - Après la réunion, l'animateur peut proposer aux absents un bilan de ce qui s'est passé pendant la plénière |
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| ==== Utilisation de Gestes ==== | ==== Utilisation de Gestes ==== |
| * Tour de clôture : partager son ressenti et des remarques sur le déroulement de la réunion, remarques qui pourront contribuer à l'améliorer. | * Tour de clôture : partager son ressenti et des remarques sur le déroulement de la réunion, remarques qui pourront contribuer à l'améliorer. |
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| On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'ordre du jour. Cependant, on peut s'autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible. | - On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'ordre du jour. Cependant, on peut s'autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible.\\ |
| | - Un tableau ("parking") peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\ |
| ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== | ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== |
| * Les réunions du conseil d'administration sont ouvertes à tous les adhérents | * Les réunions du conseil d'administration sont ouvertes à tous les adhérents |
