Les deux révisions précédentesRévision précédenteProchaine révision | Révision précédenteProchaine révisionLes deux révisions suivantes |
habiter:reunionshabiter [2019/12/04 11:25] – [Rôles] mariehelene | habiter:reunionshabiter [2020/01/09 12:25] – [IV. Préparation de la réunion] mariehelene |
---|
====== Les Réunions des Amis de Lustrac ====== | ====== Les Réunions des Amis de Lustrac ====== |
| |
Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en octobre et novembre 2019, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:reunionca|Conseil d'administration de Tera]]. | Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en octobre et novembre 2019, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:reunionca|Conseil d'administration de Tera]] et est encore en cours de validation. Voir [[#ANNEXE:_historique_de_la_construction_de_ce cadre|l'historique]] à la fin. |
| |
===== PREAMBULE: Le cadre de sécurité ===== | ===== 0. Préambule: Le cadre de sécurité ===== |
//Ce préambule pose les grands principes favorisant de bonnes conditions de réunion. Ils pourraient être écrits sur un panneau et affichés dans l'espace de réunion.// | //Ce préambule pose les grands principes favorisant de bonnes conditions de réunion. Ils pourraient être écrits sur un panneau et affichés dans l'espace de réunion.// |
| |
* __Qualité de présence__: Venir en réunion avec responsabilité, en conscience, avec l'intention d'y mettre son attention et de contribuer à la dynamique | * Qualité de présence |
* __Respect du cadre__: S'imprégner du mode de fonctionnement qui a été défini, et veiller à le prendre en compte. En accepter des écarts, mais ne pas hésiter à exprimer avec délicatesse si ceux-ci nous dérangent. Réciproquement, savoir accueillir les remarques par rapport au non respect du cadre. Soutenir les personnes qui ont pris la responsabilité des rôles (animation, modération, ...). | * Respect du cadre |
* __Ecoute__ : Accueillir la parole de l'autre, ne pas l'interrompre et chercher à comprendre avant de réagir | * Écoute |
* __Prise de parole__ : S'exprimer avec bienveillance, en ayant conscience de son temps de parole et du temps de réunion qui s'écoule, veiller à parler pour contribuer (éviter les digressions, de se répéter, de répéter ce qui a déjà été dit) | * Prise de parole consciente de son impact |
* __Souveraineté__: Prendre la responsabilité de ses prises de parole et de ses non prises de parole (qu'il s'agisse de partage, de demande d'explications, d'expression de désaccords), de ses émotions, de son bien-être et de ses limites (ne pas hésiter à s'absenter ou à faire des demandes en cas de besoin) | * Souveraineté |
| |
| Le document ayant collecté les différentes étapes et prises de parole sur les besoins sera conservé pour affinage dans le futur. |
===== I. Nature de la réunion ===== | ===== I. Nature de la réunion ===== |
//Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// | //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// |
* Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question et ne pouvant être résolu dans les commissions ou groupes de travail. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. | * Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question et ne pouvant être résolu dans les commissions ou groupes de travail. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. |
* Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à une précédente plénière, travaillés par un groupe de travail, etc…), et le temps est maintenant de finaliser, valider. | * Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à une précédente plénière, travaillés par un groupe de travail, etc…), et le temps est maintenant de finaliser, valider. |
* **Suivi (rapide) des commissions**. Il s'agit de faire un retour du travail des différentes commissions (difficultés, besoin de soutien, avancées...). | * **Suivi des commissions**. Il s'agit de faire un retour du travail des différentes commissions (difficultés, besoin de soutien, avancées...). |
| |
__Implication pour le déroulement__ | __Implication pour le déroulement__ |
| |
__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/, et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://www.youtube.com/watch?v=ft250ZfbsGI): | __Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/, et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://www.youtube.com/watch?v=ft250ZfbsGI): |
| |
| Att: //[Faire un résumé un peu plus fourni / Copier le contenu du lien]// |
* "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). | * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière). |
* Enoncé d'une proposition | * Enoncé d'une proposition |
===== IV. Préparation de la réunion ===== | ===== IV. Préparation de la réunion ===== |
* Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. | * Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. |
* Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). | * Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment à chacun de préparer la plénière et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). |
* Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. | * Chacun est invité à préparer les plénières (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. |
| |
| //Att: [Les absents sont invités à donner leur avis en amont. La plénière s'efforcera de prendre en compte cet avis. Si un absent est en désaccord avec une décision, il pourra la remettre à l'ordre du jour d'une plénière suivante]// |
===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== | ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== |
==== Rôles ==== | ==== Rôles ==== |
==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== | ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== |
* Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents | * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents |
* Les non membres de la commission (pour les réunions de commission) ou les non membres actifs de l'association (pour les plénières) sont accueillis en tant qu'observateurs. Ils ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture. | * Les non membres actifs de l'association sont accueillis en tant qu'observateurs. Ils ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture. |
* A priori, les non membres actifs n'interviennent pas pendant la réunion, sauf si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur. | * A priori, les non membres actifs n'interviennent pas pendant la réunion, sauf si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur. |
* Si quelqu'un souhaite inviter des observateurs, il en avertit le groupe en amont, et vérifie qu'il n'y a pas de problème | * Si quelqu'un souhaite inviter des observateurs, il en avertit le groupe en amont, et vérifie qu'il n'y a pas de problème |
===== V. Autres observations ===== | ===== V. Autres observations ===== |
Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'intervention, etc... Ne pas perdre l'intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques). | Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'intervention, etc... Ne pas perdre l'intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques). |
| |
| ===== ANNEXE: historique de la construction de ce cadre ===== |
| __Première étape__: Tour de parole le mercredi 9 octobre en plénière, en réponse à deux questions |
| * Quelles sont les meilleures conditions de réunion pour moi |
| * Quelles sont les pires conditions de réunion pour moi |
| |
| __Seconde étape__: Plénière du 13 novembre, relecture commune du wiki sur le [[gouvernance:reunionca|déroulement des CA de Tera]] et recueil des propositions d'adaptation au cas des Plénières de Lustrac |
| |
| __Troisième étape__: Pierre et MH préparent une version adaptée du wiki du CA de Tera, et rédigent une proposition de préambule avec les grands principes d'une bonne réunion, en reprenant ce qui a été dit lors du tour de parole du 9 octobre. |
| |
| __Quatrième étape__: Amendement du préambule en plénière du samedi 7 décembre. |
| |
| |