====== La réunion écosystème et la Coopération dans l'écosystème Tera======
Page en construction pour décrire les missions et le fonctionnement de la réunion écosystème, créée au printemps 2021 (voir [[gouvernance:bureauecosysteme|la première partie de son histoire]]).\\
Un processus de structuration de cette réunion est en cours depuis octobre 2023. Ici sont reportés les points déjà validés.
===== I. La raison d'être et les fonctions de la réunion écosystème =====
==== A. Raison d'être ====
Espace de **coopération** rassemblant des **représentants** de structures juridiques et de commissions de l'écosystème Tera.\\
Il permet la construction et l'entretien de la **cohésion** de l'écosystème et la mise en place d'**actions concertées, pertinentes** et contribuant à la raison d'être du projet Tera
==== B. Fonctions/Moyens d'actions ====
* Partage d'**informations** concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions....)
* Expression de **feedbacks** de l'écosystème vers une structure ou une commission, à propos d'une action ou d'une décision. Ces feedbacks facilitent un processus d'apprentissage de l'impact des structures et commissions entre elles et des domaines de souveraineté de chacune.
* Espace de **consultation**, d'une structure ou d'une commission auprès de l'écosystème
* Soit pour demander des apports, de la créativité, de l'intelligence collective sur une problématique
* Soit pour faire une sollicitation d'avis avant de prendre une décision (Rappel de la définition de la sollicitation d'avis: prendre l'avis des personnes compétentes et des personnes/commissions/structures impactées)
* **Concertation collective** et créativité sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…)
* Rendre possible une **prise de décision** à l'échelle écosystémique : pour l'instant, les décisions, mêmes très transversales restent formellement au niveau des structures, mais la réunion écosystémique peut prendre une décision qui est ensuite transmise à la structure responsable pour enregistrement... Peut-être un jour, y aura-t-il des textes donnant des pouvoirs de décision à la réunion écosystémique...
===== II. Des principes de base =====
==== A. Sur les participants à la réunion ====
* **Deux cercles** de participants
* Un groupe "noyau" invité à chaque réunion, et composé de structures et commissions clés (à définir: SCIC QRTL, Coop du Tilleul, Equipe de gestion, etc...)
* Les autres structures et commissions sont les bienvenues, et sont invitées spécifiquement si l'ordre du jour d'une réunion le demande.
* Des positions de "**représentants**": Les personnes sont présentes non pas en leur propre nom mais en tant que représentantes d'une entité.
Dans l'attente que le cadre de représentation soit précisé, un **processus d'apprentissage** est en cours : chacun fait désormais l'effort d'identifier et d'exprimer "d'où il parle/ce qu'il représente".
==== B. Sur les rôles de la réunion ====
Voici les rôles :
* Facilitation (voir détail plus bas)
* Guetteur d'ambiance/Co-facilitation (voir détail plus bas)
* Modérateur: Soutient le facilitateur pour les prises de parole en cas de besoin
* Gardien du temps: Avertit le facilitateur de l'écoulement du temps. Rôle qui peut être porté par le facilitateur si celui-ci le souhaite.
* Secrétaire: prend les notes pendant la réunion, met en forme le Compte-rendu et le diffuse. Un assistant prend le relais lorsque le secrétaire intervient sur un sujet.
* Participant : pleine présence, respect du cadre (pas de sous-réunions, etc.), écoute attentive, parole bienveillante et concise, souveraineté)
La **facilitation** étant une position de pouvoir, un processus est en cours pour :
* définir précisément les missions et compétences souhaités pour le binôme Facilitateur/Guetteur d'ambiance
* définir la façon dont les émotions seront traitées pendant les réunions et, plus généralement, le cadre de sécurité des réunions écosystème.
* désigner par élection sans candidat un pool de facilitateur.ices qui pourront remplir ces rôles. Ce pool sera rafraichi régulièrement.
===== III. Une commission "Coopération écosystémique" pour porter la réunion et faciliter la coopération dans l'écosystème Tera =====
Une **commission provisoire** entrera en activité à partir de novembre 2023 pour finir la formalisation de la réunion écosystème et tester son fonctionnement pendant 3 mois par essai-erreur.
Comme à terme, c'est une commission qui aura du pouvoir dans l'écosystème Tera, il paraît important que ses membres soient légitimés. Ainsi, une commission officielle sera désignée par un processus d'élection sans candidat à la fin de la période de test.
Missions de la commission provisoire:
* **Finaliser** la proposition de fonctionnement de la réunion écosystème (participants, déroulement, cadre de sécurité, etc...)
* **Faire le travail** permettant l'existence de la réunion écosystème (voir détail plus bas)
* **Visibilisation de l'existant**: Rendre visibles les rôles et commissions existant concrètement dans l'écosystème Tera, avec leur périmètre et mode de prise de décision. Evaluer les besoins ressentis par les membres de l'écosystème.
* **Cadrer et tester** son fonctionnement interne.
Précisions sur les **missions liées à la réunion écosystémique**
* **Préparation** des réunions
* Tri des sujets prévus, faire proposition de priorisation pour la réunion
* S'assurer que les entités nécessaires pour traiter un sujet sont conviées
* Suivre mails de Tera, veille sur informations transversales pour pouvoir proposer des sujets pertinents
* Mettre à l'ordre du jour les sujets récurrents, s'assurer que les sujets prévus à échéance soient traités
* **Post-réunion**
* Mettre au propre le compte-rendu, le faire relire et le diffuser sur le forum
* Mettre à jour les projets d'ordre du jour en fonction de ce qui s'est passé pendant la réunion
* Mettre à jour les différents documents de cadrage où les décisions ont besoin d'être archivées (par exemple, décision concernant la communication, rôles désignés...).
* Archiver les documents sur le cloud