Le conseil d'administration de l'association TERA

Page en construction pour décrire le fonctionnement du conseil d'administration de l'association TERA
La construction de ce cadre a été initiée pendant le REX du conseil d'administration qui s'est tenu le jeudi 9 juin 2022. En chantier !

I. Les fonctions du conseil d'administration

Espace de coopération entre les différentes commissions ou rôles du projet TERA : faire circuler l’information (la recueillir et la partager), faciliter les sollicitations d’avis …et autres activités permettant de faire fonctionner l’intelligence collective (prendre le pouls, créer des espaces, mettre en lien, aiguiller, harmoniser, favoriser la cohésion).
Soutien aux rôles qui n’ont pas de commission, éviter l’isolement.
Prendre en charge des activités émergentes ou non encore formalisées (communication, logistique, numérique, relations publiques), mener des activités, réaliser des tâches.
Enregistrer, signer des documents officiels (type Procès-Verbaux nécessaires pour notifier une décision auprès de l’administration, règlement intérieur, budget prévisionnel….).

II. Le processus de prise de décision

Le processus proposé est la sollicitation d’avis = les personnes (membres actifs engagés/rôles/commissions amènent un sujet et la discussion les éclairent pour prendre la décision qu’ils jugent la plus pertinente. Les avis collectés peuvent les aider à faire un choix, les confirmer dans leur choix ou bien les inciter à le modifier, les aider à mettre en œuvre leur proposition. Mais ce n’est pas forcément le CA qui prend la décision elle-même. (enjeu d’améliorer la qualité des décisions prises par les commissions et les rôles).

Il y a des exceptions à ce schéma, des cas où le CA doit prendre la décision en tant que CA et où des administrateurs peuvent émettre une vraie objection (processus du consentement): C’est sans doute le cas des décisions autour de l’AG (désignation présidents et trésoriers par exemple, validation du budget prévisionnel…), ou quand un administrateur amène une question qui a émergé, mais sans a priori sur quoi faire (et sur qui s'en occupe).

Processus en cours d'expérimentation, qui sera affiné avec l'expérience (début : 27 juin 2022)

III. Les prochains pas

Identifier les fonctions des personnes au sein du CA, leur rôle particulier, leur valeur ajoutée, leur motivation =⇒ identifier les ressources nécessaires pour que le CA remplisse ses fonctions (présence régulière aux réunions, circulation de l’information, mobilisation des membres…)
Clarifier le périmètre du CA vs. le périmètre de la réunion écosystème
Cultiver la sensibilité sur ce qu’il faut amener en CA (ou en réunion écosystème), et sur ce qui peut être traité par les rôles et les commissions. Il y a sans doute un processus d’apprentissage : quand on doute, on amène le sujet et on voit si c’était nécessaire / quand on repère une décision prise par une commission qui aurait pu faire l’objet d’une sollicitation d’avis, on amène en réunion pour en discuter voir si c’était nécessaire.