La réunion écosystème et la Coopération dans l'écosystème Tera

Espace de coopération rassemblant des représentants de structures juridiques et de commissions de l'écosystème Tera.
Il permet la construction et l'entretien de la cohésion de l'écosystème et la mise en place d'actions concertées, pertinentes et contribuant à la raison d'être du projet Tera

• Partage d'informations concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions….)
• Expression de feedbacks de l'écosystème vers une structure ou une commission, à propos d'une action ou d'une décision. Ces feedbacks facilitent un processus d'apprentissage de l'impact des structures et commissions entre elles et des domaines de souveraineté de chacune.
• Espace de consultation, d'une structure ou d'une commission auprès de l'écosystème
  • Soit pour demander des apports, de la créativité, de l'intelligence collective sur une problématique
  • Soit pour faire une sollicitation d'avis avant de prendre une décision (Rappel de la définition de la sollicitation d'avis: prendre l'avis des personnes compétentes et des personnes/commissions/structures impactées)
• Concertation collective et créativité sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…)
• Rendre possible une prise de décision à l'échelle écosystémique : pour l'instant, les décisions, mêmes très transversales restent formellement au niveau des structures, mais la réunion écosystémique peut prendre une décision qui est ensuite transmise à la structure responsable pour enregistrement… Peut-être un jour, y aura-t-il des textes donnant des pouvoirs de décision à la réunion écosystémique…

• Deux cercles de participants
  • Un groupe “noyau” invité à chaque réunion, et composé de structures et commissions clés (à définir: SCIC QRTL, Coop du Tilleul, Equipe de gestion, etc…)
  • Les autres structures et commissions sont les bienvenues, et sont invitées spécifiquement si l'ordre du jour d'une réunion le demande.

• Des positions de “représentants”: Les personnes sont présentes non pas en leur propre nom mais en tant que représentantes d'une entité.

Dans l'attente que le cadre de représentation soit précisé, un processus d'apprentissage est en cours : chacun fait désormais l'effort d'identifier et d'exprimer “d'où il parle/ce qu'il représente”.

Voici les rôles :

• Facilitation (voir détail plus bas)
• Guetteur d'ambiance/Co-facilitation (voir détail plus bas)
• Modérateur: Soutient le facilitateur pour les prises de parole en cas de besoin
• Gardien du temps: Avertit le facilitateur de l'écoulement du temps. Rôle qui peut être porté par le facilitateur si celui-ci le souhaite.
• Secrétaire: prend les notes pendant la réunion, met en forme le Compte-rendu et le diffuse. Un assistant prend le relais lorsque le secrétaire intervient sur un sujet.
• Participant : pleine présence, respect du cadre (pas de sous-réunions, etc.), écoute attentive, parole bienveillante et concise, souveraineté)

La facilitation étant une position de pouvoir, un processus est en cours pour :

• définir précisément les missions et compétences souhaités pour le binôme Facilitateur/Guetteur d'ambiance
• définir la façon dont les émotions seront traitées pendant les réunions et, plus généralement, le cadre de sécurité des réunions écosystème.
• désigner par élection sans candidat un pool de facilitateur.ices qui pourront remplir ces rôles. Ce pool sera rafraichi régulièrement.

Une commission provisoire entrera en activité à partir de novembre 2023 pour finir la formalisation de la réunion écosystème et tester son fonctionnement pendant 3 mois par essai-erreur. Comme à terme, c'est une commission qui aura du pouvoir dans l'écosystème Tera, il paraît important que ses membres soient légitimés. Ainsi, une commission officielle sera désignée par un processus d'élection sans candidat à la fin de la période de test.

Missions de la commission provisoire:

• Finaliser la proposition de fonctionnement de la réunion écosystème (participants, déroulement, cadre de sécurité, etc…)
• Faire le travail permettant l'existence de la réunion écosystème (voir détail plus bas)
• Visibilisation de l'existant: Rendre visibles les rôles et commissions existant concrètement dans l'écosystème Tera, avec leur périmètre et mode de prise de décision. Evaluer les besoins ressentis par les membres de l'écosystème.
• Cadrer et tester son fonctionnement interne.