Suite à la session autour de la Vision Partagée organisée fin janvier 2017, la décision a été prise d'instituer un certain nombre de rôles dans le cadre du projet. Ces rôles définissent des redevabilités pour un-e mandataire (et son binôme s'il y a) et pour une durée déterminée.

Certains mandats peuvent être glissants, c'est-à-dire que les dates du mandat pour le mandataire principal et son binôme se chevauchent, permettant ainsi d'avoir toujours en binôme une personne qui a déjà entamé son mandat et une personne nouvelle (qui démarre son mandat).

Ex : si la personne A démarre au mois M et finit au mois M+4, son binôme B finira au mois M+2 et on réélira un nouveau binôme C qui démarrera au mois M+2 et finira au mois M+6. Au mois M+4, la personne A finit son mandat et est remplacée par la personne D de M+4 à M+8 et ainsi de suite (dans cet exemple, ça permet d'avoir toujours en binôme une personne avec au moins 2 mois d'expérience dans le rôle, et une personne avec une expérience inférieure à 2 mois).

Les redevabilités sont les tâches et actions à mettre en place et maintenir par les personnes qui tiennent le rôle pendant toute la durée de leur mandat.

Les qualités sont les qualités que l'on présuppose que les mandataires devraient avoir pour mener à bien leur rôle.

Le conseil d'administration (Coordonnées complètes) est désigné chaque année lors de l'assemblée générale de l'association. Il comporte:

• Des représentants légaux - deux présidents et deux trésoriers - Comme les permanents ne sont pas désignés par l’AG, ce sont ces membres élus qui reçoivent la confiance des adhérents pour garantir la cohérence et les obligations légales de l’association, ainsi que le respect de la charte et des orientations votées en AG. Ils doivent nécessairement être permanents. En 2017, ils ont été désignés en amont de l'AG parmi les permanents par élection sans candidat, puis présentés pour être validés au zéro-objection par l'assemblée générale.

• Quatre veilleurs désignés par élection sans candidat parmi les adhérents présents à l'AG. Ils représentent les adhérents auprès des permanents et ne peuvent pas être permanents ni être en phase d'intégration pour devenir permanent
  

Anime et prépare les différentes réunions.

• Préside la séance, conduit la réunion et facilité par son animation la prise de décision et tout autre processus utile lors de cette réunion.
• Participe a la préparation de l’ODJ/la feuille de route
• Tient compte des feedbacks
• Garantit le respect des processus lors des réunions
• S’assure de l’atteinte des objectifs de l’ODJ
• Conduit les discussions
• Est attentif-ve au climat, intervient si nécessaire (avec l’aide du gardien de la paix )
• Introduit et clôture les réunions
• Distribue la parole
• Synthétise et reformule

• Méthodique
• Diplomate
• Réactif-ve
• Médiateur-trice
• Connaît les outils / processus d’intelligence collectives
• Présent-e

Glissant d'une durée de 4 mois

• Manue P. (février - avril 2017)
• Fred V. (février - juin 2017)
• Jules G. (mai - octobre 2017)
• Allan J. (juin - octobre 2017)

• Préparer les réunions avec le(s) facilitateur(s): ordres du jour et feuille de route
• Si possible, envoyer les ordres du jour en avance pour modification, rajouts
• Rédiger (à minima le relevé des décisions) et diffuser les compte-rendus des réunions (24h max pour les CR de synchro hebdo)
• Mise en application des règles et des méthodes
• Prend connaissance des outils d'intelligence collective

• Organisé-e
• Présent-e
• Au courant de ce qui se passe
• Rigoureux-se
• Écoute (pour la constitution des ordres du jour)
• Assertif-ve
• Diplomate
• A l'aise avec les outils informatiques

….

• Marie-Hélène M. (février - avril 2017)
• Simon D. (février - juin 2017)
• Simon W. (mai - octobre 2017)
• Pierre D. (juin - octobre 2017)

Glissant d'une durée de 4 mois

• Organise chaque semaine un cercle de la paix
• A l'écoute des différentes tensions et alertes ressentis par les volontaires

D'une durée de 4 mois

• Charlène B. (février - juin 2017)
• Jules G. (février - juin 2017)
• Grégor A. (juin - octobre 2017)
• Manue P. (juin - octobre 2017)

• Accompagne les premiers liens lors de leurs rencontres avec les parties prenantes
• Représente l'âme du groupe

• Ecoute
• Assertivité
• Présence

D'une durée de 6 mois

• Simon W. (février - octobre 2017)

S'assure de l'accueil des volontaires.

• Accueillir les volontaires en premier séjour
• Gérer les demandes de volontariats : email, téléphone…
• Rédiger et mettre à jour un guide d'accueil
• Gérer les plannings et les affectations dans les logements bénévoles
• S'assurer que les volontaires aient accès à une présentation du projet
• Mettre à jour le classeur d'accueil

Sympathique, accueillant-e, rigoureux-se, assertif-ve, intuitif-ve, disponible, présent-e quotidiennement, pédagogue.

D'une durée de 3 mois.

• Olivier P. (février - avril 2017)
• Frédéric V. (mai - août 2017)

Gère l'intégration des futurs permanents et le suivi du parcours des permanents.

• Préparer les séances de clarification
• Suivre le parcours d'intégration au projet Tera
• Evaluer le suivi et l'offre de la formation “Tera”
• Recenser et mettre en place des modules de formation et les mettre à jour
• Faire le suivi des besoins en formation des permanents
• Créer et/ou mettre à jour des outils et plans de suivi

A l'écoute, disponible, bienveillant-e, discipliné-e, pédagogue, à l'aise avec les outils informatiques, sensibilisé-e à la formation, possède une vue d'ensemble.

D'une durée de 6 mois

• Sophie C. (mars-juin 2017)

Gère l'état du siège social et l'intendance en son sein.

• Gérer les stocks (alimentation, produits de base, bois…)
• Garant-e que la liste de courses et les commandes soient faites
• Garant-e que les courses soient faites.
• Préparer un coin ménage avec tout le nécessaire
• Veiller à l’état de la maison (s'assurer que l'entretien et le rangement sont pris en charge)
• Gérer les déchets

Organisé-e, souleveur-se de foule, assertif-ve, rigoureux-se, cordial-e avec les parties prenantes, anticipe

Glissant d'une durée de 3 mois (élection toutes les 6 semaines)

• Vincent F. (mars - mai 2017)
• Pierre D. (juin - août 2017)
• Alain G. (juin - septembre 2017)

Collecte, rassemble et met à jour toutes les informations utiles de Tera.

• Rassembler les infos en fonction des besoins et les centraliser sur une plateforme accessible
• Vulgariser l’ensemble tout en gardant un accès aux sources originales
• Permettre à chacun d’y accéder
• Mettre à jour les informations sur la plateforme
• Veiller à ce que l’archivage de l’administratif physique soit fait (courrier à conserver, factures, etc)

Rigoureux-se, organisé-e, esprit de synthèse, vision holistique, curieux-se, à l’aise avec les outils informatiques, capable de prioriser.

D'une durée de 6 mois

• Frédéric V. (mars - octobre 2017)

S'assure que les acteurs du projet Tera vont sur le bon chemin (évalue les impacts positifs, éventuellement ceux négatifs).

• Garant-e de l'évaluation :
  • de l’autonomie
  • de la cohérence de nos actions avec notre vision
  • du bien être des acteurs
  • des relations (internes et externes)
  • des impacts sur l’environnement
  • d'autres critères que l'évaluateur-trice jugera pertinents
• Effectue et présente un bilan trimestriel (se coordonne avec le-la célébrateur-trice pour qu'il y ait également une célébration)

Rigoureux-se, vigilent-e, motivé-e, a une vision holistique, a un esprit de synthèse, sensibilisé-e à l’évaluation, à l’aise avec les outils informatiques.

Glissant d'une durée de 6 mois (élection tous les 3 mois)

• Marie-Hélène M. (mai -août 2017)

S'assure que les célébrations essentielles et régulières soient prises en charge.

• Détecter les choses à célébrer
• Prendre acte des choses à célébrer (qu'on nous révèle)
• Tenir une liste des anniversaires (naissance et Tera)
• Proposer des célébrations (types de célébration adaptés à la situation)
• Veiller à ce que les arrivées et départs soient célébrés

Adaptatif-ve, créatif-ve, organisé-e, vigilant-e, ambianceur-se, à l’écoute des besoins.

D'une durée de 4 mois.

* Vincent F. (juin - octobre 2017)

Responsable des représentations de l'association auprès des parties prenantes, représentant-e légal-e

• Assumer solidairement la représentation légale
• Engager la signature de l’association auprès de toutes personnes physiques ou morales
• Garants que les actions de l’association sont en accord avec l’objet de l’association
• Garants de l'enregistrement, du suivi et de la mise à jour des documents administratifs.
• Représenter l'association auprès des parties prenantes et/ou garantir la continuité des représentations

Régularité, Rigueur, Visibilité à un an, Compréhension du projet dans sa complexité, Ecoute, diplomatie, sociabilité

1 an (d'une AG à l'autre)

Marie-Hélène Muller et Emmanuelle Philip (2016-2017)

Responsable des comptes de l'association, représentant-e légal-e

• Assumer solidairement la représentation légale
• Engager la signature de l’association auprès de toutes personnes physiques ou morales en lien avec une opération économique ou financière de l’association,
• Garants que les actions de l’association sont en accord avec l’objet de l’association
• Gérer les comptes de l’association
• Garants de la réalisation du bilan comptable

Régularité, Rigueur, Visibilité à un an, Compréhension du projet dans sa complexité, Compétences en compta

1 an (d'une AG à l'autre)

Olivier Périe et Bruno Lhoste (2016-2017)

Représentant-e (second lien) des adhérents auprès des permanents

• Suivre les actualités du projet via :
  • les moyens de communication de l’association
  • les réunions
  • les activités sur le Domaine du Tilleul, à Lartel
• Émettre leur avis lorsqu’ils le jugent important, aussi bien sous la forme d'un émerveillement que d'un avertissement
• Pouvoir être contactés par des adhérents qui auraient un message à faire passer

Connaissance de Tera
Motivé pour s’investir dans le projet, sans volonté ou possibilité de devenir permanent
Avoir la possibilité de venir régulièrement à Tera (habiter à proximité, par exemple)
Ne pas porter de responsabilités dans l’organisation de Tera
Assertivité, Ecoute

1 an (d'une AG à l'autre)

Noelle Houet, Léonie Ahrens, Yannick Monnier, Gérard Carrat (2016-2017)