Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gouvernance:reunionecosysteme [2023/10/31 14:46] – [Première rubrique] mariehelene
+++ gouvernance:reunionecosysteme [2024/01/23 15:27] (Version actuelle) – [B.Fonctions/Moyens d'actions] mariehelene
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 ==== A. Raison d'être ====
-Espace de **coopération** rassemblant des **représentants** de structures juridiques et de commissions de l'écosystème Tera.
+Espace de **coopération** rassemblant des **représentants** de structures juridiques et de commissions de l'écosystème Tera.\\
 Il permet la construction et l'entretien de la **cohésion** de l'écosystème et la mise en place d'**actions concertées, pertinentes** et contribuant à la raison d'être du projet Tera
-==== B.Fonctions/Moyens d'actions  ====
+==== B. Fonctions/Moyens d'actions  ====
+  * Partage d'**informations** concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions....)
+  * Expression de **feedbacks** de l'écosystème vers une structure ou une commission, à propos d'une action ou d'une décision. Ces feedbacks facilitent un processus d'apprentissage de l'impact des structures et commissions entre elles et des domaines de souveraineté de chacune.
+  * Espace de **consultation**, d'une structure ou d'une commission auprès de l'écosystème
+     * Soit pour demander des apports, de la créativité, de l'intelligence collective sur une problématique
+     * Soit pour faire une sollicitation d'avis avant de prendre une décision  (Rappel de la définition de la sollicitation d'avis: prendre l'avis des personnes compétentes et des personnes/commissions/structures impactées)
+  * **Concertation collective** et créativité sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…)
+  * Rendre possible une **prise de décision** à l'échelle écosystémique : pour l'instant, les décisions, mêmes très transversales restent formellement au niveau des structures, mais la réunion écosystémique peut prendre une décision qui est ensuite transmise à la structure responsable pour enregistrement... Peut-être un jour, y aura-t-il des textes donnant des pouvoirs de décision à la réunion écosystémique...
+===== II. Des principes de base =====
+==== A. Sur les participants à la réunion ====
+  * **Deux cercles** de participants
+    * Un groupe "noyau" invité à chaque réunion, et composé de structures et commissions clés (à définir: SCIC QRTL, Coop du Tilleul, Equipe de gestion, etc...)
+    * Les autres structures et commissions sont les bienvenues, et sont invitées spécifiquement si l'ordre du jour d'une réunion le demande.
+  * Des positions de "**représentants**": Les personnes sont présentes non pas en leur propre nom mais en tant que représentantes d'une entité.
+Dans l'attente que le cadre de représentation soit précisé, un **processus d'apprentissage** est en cours : chacun fait désormais l'effort d'identifier et d'exprimer "d'où il parle/ce qu'il représente".
-    Partage d'informations concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions....)
+==== B. Sur les rôles de la réunion ====
+Voici les rôles :
+  * Facilitation (voir détail plus bas)
+  * Guetteur d'ambiance/Co-facilitation (voir détail plus bas)
+  * Modérateur: Soutient le facilitateur pour les prises de parole en cas de besoin
+  * Gardien du temps: Avertit le facilitateur de l'écoulement du temps. Rôle qui peut être porté par le facilitateur si celui-ci le souhaite.
+  * Secrétaire: prend les notes pendant la réunion, met en forme le Compte-rendu et le diffuse. Un assistant prend le relais lorsque le secrétaire intervient sur un sujet.
+  * Participant : pleine présence, respect du cadre (pas de sous-réunions, etc.), écoute attentive, parole bienveillante et concise, souveraineté)
-    Expression de feedbacks de l'écosystème vers une structure ou une commission, à propos d'une action ou d'une décision. Ces feedbacks facilitent un processus d'apprentissage de l'impact des structures et commissions entre elles et des domaines de souveraineté de chacune.
+La **facilitation** étant une position de pouvoir, un processus est en cours pour :
+  * définir précisément les missions et compétences souhaités pour le binôme Facilitateur/Guetteur d'ambiance
+  * définir la façon dont les émotions seront traitées pendant les réunions et, plus généralement, le cadre de sécurité des réunions écosystème.
+  * désigner par élection sans candidat un pool de facilitateur.ices qui pourront remplir ces rôles. Ce pool sera rafraichi régulièrement.
-    Espace de consultation, d'une structure ou d'une commission auprès de l'écosystème
+===== III. Une commission "Coopération écosystémique" pour porter la réunion et faciliter la coopération dans l'écosystème Tera =====
-    Soit pour demander des apports, de la créativité, de l'intelligence collective sur une problématique
+Une **commission provisoire** entrera en activité à partir de novembre 2023 pour finir la formalisation de la réunion écosystème et tester son fonctionnement pendant 3 mois par essai-erreur.
+Comme à terme, c'est une commission qui aura du pouvoir dans l'écosystème Tera, il paraît important que ses membres soient légitimés. Ainsi, une commission officielle sera désignée par un processus d'élection sans candidat à la fin de la période de test.
-    Soit pour faire une sollicitation d'avis avant de prendre une décision  (Rappel de la définition de la sollicitation d'avis: prendre l'avis des personnes compétentes et des personnes/commissions/structures impactées)
+Missions de la commission provisoire:
+  * **Finaliser** la proposition de fonctionnement de la réunion écosystème (participants, déroulement, cadre de sécurité, etc...)
+  * **Faire le travail** permettant l'existence de la réunion écosystème (voir détail plus bas)
+  * **Visibilisation de l'existant**: Rendre visibles les rôles et commissions existant concrètement dans l'écosystème Tera, avec leur périmètre et mode de prise de décision. Evaluer les besoins ressentis par les membres de l'écosystème.
+  * **Cadrer et tester** son fonctionnement interne.
-    Concertation collective et créativité sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…)
+<WRAP center round box 80%>
-    Rendre possible une prise de décision à l'échelle écosystémique : pour l'instant, les décisions, mêmes très transversales restent formellement au niveau des structures, mais la réunion écosystémique peut prendre une décision qui est ensuite transmise à la structure responsable pour enregistrement... Peut-être un jour, y aura-t-il des textes donnant des pouvoirs de décision à la réunion écosystémique...
+Précisions sur les **missions liées à la réunion écosystémique**
-===== Deuxième rubrique =====
+  * **Préparation** des réunions
+    * Tri des sujets prévus, faire proposition de priorisation pour la réunion
+    * S'assurer que les entités nécessaires pour traiter un sujet sont conviées
+    * Suivre mails de Tera, veille sur informations transversales pour pouvoir proposer des sujets pertinents
+    * Mettre à l'ordre du jour les sujets récurrents, s'assurer que les sujets prévus à échéance soient traités
-blabla
+  * **Post-réunion**
+    * Mettre au propre le compte-rendu, le faire relire et le diffuser sur le forum
+    * Mettre à jour les projets d'ordre du jour en fonction de ce qui s'est passé pendant la réunion
+    * Mettre à jour les différents documents de cadrage où les décisions ont besoin d'être archivées (par exemple, décision concernant la communication, rôles désignés...).
+    * Archiver les documents sur le cloud
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