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gouvernance:reunionecosysteme [2023/10/31 14:46] – [A. Raison d'être] mariehelene | gouvernance:reunionecosysteme [2024/01/23 15:27] (Version actuelle) – [B.Fonctions/Moyens d'actions] mariehelene |
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Il permet la construction et l'entretien de la **cohésion** de l'écosystème et la mise en place d'**actions concertées, pertinentes** et contribuant à la raison d'être du projet Tera | Il permet la construction et l'entretien de la **cohésion** de l'écosystème et la mise en place d'**actions concertées, pertinentes** et contribuant à la raison d'être du projet Tera |
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==== B.Fonctions/Moyens d'actions ==== | ==== B. Fonctions/Moyens d'actions ==== |
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| * Partage d'**informations** concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions....) |
| * Expression de **feedbacks** de l'écosystème vers une structure ou une commission, à propos d'une action ou d'une décision. Ces feedbacks facilitent un processus d'apprentissage de l'impact des structures et commissions entre elles et des domaines de souveraineté de chacune. |
| * Espace de **consultation**, d'une structure ou d'une commission auprès de l'écosystème |
| * Soit pour demander des apports, de la créativité, de l'intelligence collective sur une problématique |
| * Soit pour faire une sollicitation d'avis avant de prendre une décision (Rappel de la définition de la sollicitation d'avis: prendre l'avis des personnes compétentes et des personnes/commissions/structures impactées) |
| * **Concertation collective** et créativité sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…) |
| * Rendre possible une **prise de décision** à l'échelle écosystémique : pour l'instant, les décisions, mêmes très transversales restent formellement au niveau des structures, mais la réunion écosystémique peut prendre une décision qui est ensuite transmise à la structure responsable pour enregistrement... Peut-être un jour, y aura-t-il des textes donnant des pouvoirs de décision à la réunion écosystémique... |
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| ===== II. Des principes de base ===== |
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Partage d'informations concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions....) | ==== A. Sur les participants à la réunion ==== |
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Expression de feedbacks de l'écosystème vers une structure ou une commission, à propos d'une action ou d'une décision. Ces feedbacks facilitent un processus d'apprentissage de l'impact des structures et commissions entre elles et des domaines de souveraineté de chacune. | * **Deux cercles** de participants |
| * Un groupe "noyau" invité à chaque réunion, et composé de structures et commissions clés (à définir: SCIC QRTL, Coop du Tilleul, Equipe de gestion, etc...) |
| * Les autres structures et commissions sont les bienvenues, et sont invitées spécifiquement si l'ordre du jour d'une réunion le demande. |
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Espace de consultation, d'une structure ou d'une commission auprès de l'écosystème | * Des positions de "**représentants**": Les personnes sont présentes non pas en leur propre nom mais en tant que représentantes d'une entité. |
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Soit pour demander des apports, de la créativité, de l'intelligence collective sur une problématique | Dans l'attente que le cadre de représentation soit précisé, un **processus d'apprentissage** est en cours : chacun fait désormais l'effort d'identifier et d'exprimer "d'où il parle/ce qu'il représente". |
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Soit pour faire une sollicitation d'avis avant de prendre une décision (Rappel de la définition de la sollicitation d'avis: prendre l'avis des personnes compétentes et des personnes/commissions/structures impactées) | ==== B. Sur les rôles de la réunion ==== |
| Voici les rôles : |
| * Facilitation (voir détail plus bas) |
| * Guetteur d'ambiance/Co-facilitation (voir détail plus bas) |
| * Modérateur: Soutient le facilitateur pour les prises de parole en cas de besoin |
| * Gardien du temps: Avertit le facilitateur de l'écoulement du temps. Rôle qui peut être porté par le facilitateur si celui-ci le souhaite. |
| * Secrétaire: prend les notes pendant la réunion, met en forme le Compte-rendu et le diffuse. Un assistant prend le relais lorsque le secrétaire intervient sur un sujet. |
| * Participant : pleine présence, respect du cadre (pas de sous-réunions, etc.), écoute attentive, parole bienveillante et concise, souveraineté) |
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Concertation collective et créativité sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…) | La **facilitation** étant une position de pouvoir, un processus est en cours pour : |
| * définir précisément les missions et compétences souhaités pour le binôme Facilitateur/Guetteur d'ambiance |
| * définir la façon dont les émotions seront traitées pendant les réunions et, plus généralement, le cadre de sécurité des réunions écosystème. |
| * désigner par élection sans candidat un pool de facilitateur.ices qui pourront remplir ces rôles. Ce pool sera rafraichi régulièrement. |
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Rendre possible une prise de décision à l'échelle écosystémique : pour l'instant, les décisions, mêmes très transversales restent formellement au niveau des structures, mais la réunion écosystémique peut prendre une décision qui est ensuite transmise à la structure responsable pour enregistrement... Peut-être un jour, y aura-t-il des textes donnant des pouvoirs de décision à la réunion écosystémique... | ===== III. Une commission "Coopération écosystémique" pour porter la réunion et faciliter la coopération dans l'écosystème Tera ===== |
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===== Deuxième rubrique ===== | Une **commission provisoire** entrera en activité à partir de novembre 2023 pour finir la formalisation de la réunion écosystème et tester son fonctionnement pendant 3 mois par essai-erreur. |
| Comme à terme, c'est une commission qui aura du pouvoir dans l'écosystème Tera, il paraît important que ses membres soient légitimés. Ainsi, une commission officielle sera désignée par un processus d'élection sans candidat à la fin de la période de test. |
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blabla | Missions de la commission provisoire: |
| * **Finaliser** la proposition de fonctionnement de la réunion écosystème (participants, déroulement, cadre de sécurité, etc...) |
| * **Faire le travail** permettant l'existence de la réunion écosystème (voir détail plus bas) |
| * **Visibilisation de l'existant**: Rendre visibles les rôles et commissions existant concrètement dans l'écosystème Tera, avec leur périmètre et mode de prise de décision. Evaluer les besoins ressentis par les membres de l'écosystème. |
| * **Cadrer et tester** son fonctionnement interne. |
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| Précisions sur les **missions liées à la réunion écosystémique** |
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| * **Préparation** des réunions |
| * Tri des sujets prévus, faire proposition de priorisation pour la réunion |
| * S'assurer que les entités nécessaires pour traiter un sujet sont conviées |
| * Suivre mails de Tera, veille sur informations transversales pour pouvoir proposer des sujets pertinents |
| * Mettre à l'ordre du jour les sujets récurrents, s'assurer que les sujets prévus à échéance soient traités |
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| * **Post-réunion** |
| * Mettre au propre le compte-rendu, le faire relire et le diffuser sur le forum |
| * Mettre à jour les projets d'ordre du jour en fonction de ce qui s'est passé pendant la réunion |
| * Mettre à jour les différents documents de cadrage où les décisions ont besoin d'être archivées (par exemple, décision concernant la communication, rôles désignés...). |
| * Archiver les documents sur le cloud |
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