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gouvernance:reunionecosysteme [2023/10/31 15:14] – [B. Sur les rôles de la réunion] mariehelene | gouvernance:reunionecosysteme [2024/01/23 15:27] (Version actuelle) – [B.Fonctions/Moyens d'actions] mariehelene |
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Il permet la construction et l'entretien de la **cohésion** de l'écosystème et la mise en place d'**actions concertées, pertinentes** et contribuant à la raison d'être du projet Tera | Il permet la construction et l'entretien de la **cohésion** de l'écosystème et la mise en place d'**actions concertées, pertinentes** et contribuant à la raison d'être du projet Tera |
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==== B.Fonctions/Moyens d'actions ==== | ==== B. Fonctions/Moyens d'actions ==== |
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* Partage d'**informations** concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions....) | * Partage d'**informations** concernant les structures, les commissions et les activités transversales (échanges, clarifications, réactions....) |
==== A. Sur les participants à la réunion ==== | ==== A. Sur les participants à la réunion ==== |
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* Deux cercles de participants | * **Deux cercles** de participants |
* Un groupe "noyau" invité à chaque réunion, et composé de structures et commissions clés (à définir: SCIC QRTL, Coop du Tilleul, Equipe de gestion, etc...) | * Un groupe "noyau" invité à chaque réunion, et composé de structures et commissions clés (à définir: SCIC QRTL, Coop du Tilleul, Equipe de gestion, etc...) |
* Les autres structures et commissions sont les bienvenues, et sont invitées spécifiquement si l'ordre du jour d'une réunion le demande. | * Les autres structures et commissions sont les bienvenues, et sont invitées spécifiquement si l'ordre du jour d'une réunion le demande. |
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* Des positions de "représentants": Les personnes sont présentes non pas en leur propre nom mais en tant que représentantes d'une entité. | * Des positions de "**représentants**": Les personnes sont présentes non pas en leur propre nom mais en tant que représentantes d'une entité. |
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Dans l'attente que le cadre de représentation soit précisé, un processus d'apprentissage est en cours : chacun fait désormais l'effort d'identifier et d'exprimer "d'où il parle/ce qu'il représente". | Dans l'attente que le cadre de représentation soit précisé, un **processus d'apprentissage** est en cours : chacun fait désormais l'effort d'identifier et d'exprimer "d'où il parle/ce qu'il représente". |
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==== B. Sur les rôles de la réunion ==== | ==== B. Sur les rôles de la réunion ==== |
Cinq rôles doivent être pourvus: | Voici les rôles : |
* Facilitation (voir détail plus bas) | * Facilitation (voir détail plus bas) |
* Guetteur d'ambiance/Co-facilitation (voir détail plus bas) | * Guetteur d'ambiance/Co-facilitation (voir détail plus bas) |
* Gardien du temps: Avertit le facilitateur de l'écoulement du temps. Rôle qui peut être porté par le facilitateur si celui-ci le souhaite. | * Gardien du temps: Avertit le facilitateur de l'écoulement du temps. Rôle qui peut être porté par le facilitateur si celui-ci le souhaite. |
* Secrétaire: prend les notes pendant la réunion, met en forme le Compte-rendu et le diffuse. Un assistant prend le relais lorsque le secrétaire intervient sur un sujet. | * Secrétaire: prend les notes pendant la réunion, met en forme le Compte-rendu et le diffuse. Un assistant prend le relais lorsque le secrétaire intervient sur un sujet. |
| * Participant : pleine présence, respect du cadre (pas de sous-réunions, etc.), écoute attentive, parole bienveillante et concise, souveraineté) |
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La **facilitation** étant une position de pouvoir, un processus est en cours pour : | La **facilitation** étant une position de pouvoir, un processus est en cours pour : |
===== III. Une commission "Coopération écosystémique" pour porter la réunion et faciliter la coopération dans l'écosystème Tera ===== | ===== III. Une commission "Coopération écosystémique" pour porter la réunion et faciliter la coopération dans l'écosystème Tera ===== |
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Une commission provisoire entrera en activité à partir de novembre 2023 pour finir la formalisation de la réunion écosystème et tester son fonctionnement pendant 3 mois par essai-erreur. | Une **commission provisoire** entrera en activité à partir de novembre 2023 pour finir la formalisation de la réunion écosystème et tester son fonctionnement pendant 3 mois par essai-erreur. |
Comme à terme, c'est une commission qui aura du pouvoir dans l'écosystème Tera, il paraît important que ses membres soient légitimés. Ainsi, une commission officielle sera désignée par un processus d'élection sans candidat à la fin de la période de test. | Comme à terme, c'est une commission qui aura du pouvoir dans l'écosystème Tera, il paraît important que ses membres soient légitimés. Ainsi, une commission officielle sera désignée par un processus d'élection sans candidat à la fin de la période de test. |
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Missions de la commission provisoire: | Missions de la commission provisoire: |
* Finaliser la proposition de fonctionnement de la réunion écosystème (participants, déroulement, cadre de sécurité, etc...) | * **Finaliser** la proposition de fonctionnement de la réunion écosystème (participants, déroulement, cadre de sécurité, etc...) |
* Faire le travail permettant l'existence de la réunion écosystème (voir détail plus bas) | * **Faire le travail** permettant l'existence de la réunion écosystème (voir détail plus bas) |
* Visibilisation de l'existant: Rendre visibles les rôles et commissions existant concrètement dans l'écosystème Tera, avec leur périmètre et mode de prise de décision. Evaluer les besoins ressentis par les membres de l'écosystème. | * **Visibilisation de l'existant**: Rendre visibles les rôles et commissions existant concrètement dans l'écosystème Tera, avec leur périmètre et mode de prise de décision. Evaluer les besoins ressentis par les membres de l'écosystème. |
* Cadrer et tester son fonctionnement interne. | * **Cadrer et tester** son fonctionnement interne. |
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| Précisions sur les **missions liées à la réunion écosystémique** |
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| * **Préparation** des réunions |
| * Tri des sujets prévus, faire proposition de priorisation pour la réunion |
| * S'assurer que les entités nécessaires pour traiter un sujet sont conviées |
| * Suivre mails de Tera, veille sur informations transversales pour pouvoir proposer des sujets pertinents |
| * Mettre à l'ordre du jour les sujets récurrents, s'assurer que les sujets prévus à échéance soient traités |
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| * **Post-réunion** |
| * Mettre au propre le compte-rendu, le faire relire et le diffuser sur le forum |
| * Mettre à jour les projets d'ordre du jour en fonction de ce qui s'est passé pendant la réunion |
| * Mettre à jour les différents documents de cadrage où les décisions ont besoin d'être archivées (par exemple, décision concernant la communication, rôles désignés...). |
| * Archiver les documents sur le cloud |
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