Seront stockées ici toutes les décisions prises pendant les plénières de Amis de Lustrac avec l'historique des décisions.

• L’AG Les Amis de Lustrac et l’AGE validant la métamorphose de l’asso les Amis de Lustrac en SCIC se tiendront le mercredi 12 mai matin, durant la plénière.

• L’association préfigurant la coopérative d’habitant sera créée sur la base d’une association collégiale loi 1901.

Plusieurs dispositifs possibles seront à décider ensemble : gouvernance collégiale intégrale ou membres élus qui se répartissent les tâches/rôles (compta/ gestion/ relations int/ ext)
Armelle et Joël sont référents pour la rédaction des statuts : présentation d’une première version en plénière les 11/12 juin avec objectif de créer l’association en septembre, de façon synchronisée avec la métamorphose en SCIC des Amis de Lustrac.

• Le nouveau Forum se fera sous le système Flaraum

Usage restreint aux Habitants et membres actifs (et non pas largement ouvert comme le forum actuel de Tera). Possibilité de faire des groupes de discussion par commission, priorité aux échanges sur le quartier rural.

• Validation du processus de sortie processus de sortie de l'association
• Validation de l'entrée de Joël, Yamina, Marie et Cristiam dans le processus d'intégration
• Validation d'une marche à suivre pour les prochaines semaines pour l'intégration de nouveaux habitants

• Positionnement, investissement, intégration : essayer que chacun d’entre nous consacre au moins 8 heures de travail par semaine en moyenne pour le projet : 4 heures de réunions et 4 heures de travail entre les réunions.
• Planning : une plénière un jour tous les 2 mois / une plénière de 2 jours tous les 2 mois - Un mardi sur 2 : réunion kanban - Un dimanche par mois de moment conviviaux - Réfléchir à la stratégie d’intégration à la prochaine plénière.
• Dates des Prochaines plénières : Jeudi 25 février - Mercredi 10 mars - 9-10-11 avril - Mercredi 12 mai - 11-12-13 juin - Jeudi 8 juillet
• Charte : La charte des habitant.e.s expérimentateur.trice.s est validée et devient un des documents de référence des habitant.e.s du quartier rural présent.e.s et futur.e.s.

• Fred B et Jigmé sont coréférents de la commission Programmation architecture
• Marie, Cristiam, Joël et Yamina sont inclus dans la liste de personnes à qui on diffuse toutes les informations internes aux Amis de Lustrac (et en particulier le groupe Habiter du forum). Fred J le sera dès qu'on aura créé un forum spécifique aux amis de Lustrac. Tous auront un compte agora pour avoir accès au cloud, calendrier et kanban.
• MH crée un fil de discussion rapide, et propose pour cela deux outils aux Amis de Lustrac, de façon à ce qu'ils correspondent aux contraintes des uns et des autres.

Pour tenir au courant les personnes en approche du projet (et qui ne sont pas encore dans le tag @Habiter du forum), des plénières et autres événements :

• La commission accueil-intégration transmet aux personnes en approche les dates des plénières en avance dès qu’elles sont fixées.
• Les animateurs de la plénière ou de l’événement envoient directement la proposition et/ou le framadate et/ou la confirmation et/ou l’ordre du jour en fonction de l’événement organisé.
• La commission accueil-intégration tient une liste à jour de qui on informe (nom prénom mail téléphone) et veille à vérifier que ce processus rentre dans la culture commune du groupe.

Joël et Yamina peuvent participer aux débats des plénières et aux commissions, sans pouvoir de décision, en attendant que le processus d’intégration soit finalisé et qu’il puissent demander à le rejoindre officiellement.

La mission d’organiser des REX pour les Amis de Lustrac est transférée de la commission vivre ensemble à la commission scientifique

Validée

On indique comme priorité portée par la commission la création d’un système restauratif

Test du processus de gestion par tensions utilisé à Pourgues à la prochaine plénière (prévoir une heure)

• Les commissions peuvent prendre des décisions qui n’impactent qu’elles-mêmes
• Les Compte-rendus des commissions sont publiés sur le forum. Si quelqu’un y constate une décision qui a un impact et qui nécessite une discussion, il le signale
• Les décisions qui impactent au-delà d’une commission donnée sont validées en plénière, ou entre deux plénières selon un processus défini ci-dessous.

Préambule : On parle ici de décisions qui engagent le projet et pour lequel il faut qu’aucun membre actif n’ait d’objection. On est donc sur une prise de décision au consentement

Distinction entre deux types de décision (c’est le porteur qui choisit)

• Type 1. Décision simple qui n’a pas besoin d’être enrichie par une discussion, et qui peut être facilement exposée dans un message écrit
• Type 2. Décision plus complexe, pas encore mature, et qui a besoin d’être nourrie par les avis des membres

Deux processus différents dans chaque cas

• Type 1. Envoi d’un message clair sur le forum aux membres actifs qui expose bien la proposition, avec un délai raisonnable de réponse (3 jours).

En l’absence d’objection ou de réactions dans le délai imparti, la décision est validée Si le besoin est vraiment plus urgent (par exemple, les gendarmes vont débarquer, on va faire faillite…), alors le porteur de proposition fait un mail, précise l’urgence, et passe plus rapidement aux coups de téléphone.

• Type 2. Organisation d’une réunion : le porteur de proposition fait un mail pour expliquer, et fait un sondage pour la réunion. Il n’hésite pas à prendre son téléphone pour fixer la date rapidement.

Le cadre de sécurité de ces réunions est le même que pour les plénières (mode de prise de décision au consentement, les absents peuvent faire passer leur avis, etc…)

Elle est fixée au samedi 26 septembre

Le document complet est validé

Validation du cadre de sécurité des Plénières

02/02/20- Travail de replanficication d'une phase de programmation vis à vis des fonctionnalités sur CERF sur 5 séancés. Objecif : redéfinir les besoin, restiution du travail par Frédéric Jozon dans la semaine du 15 au 20 Avril.