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habiter:reunionshabiter

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habiter:reunionshabiter [2019/12/04 17:26]
mariehelene [Les Réunions des Amis de Lustrac]
habiter:reunionshabiter [2020/07/03 11:41] (Version actuelle)
mariehelene [Rôles]
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 ====== Les Réunions des Amis de Lustrac ====== ====== Les Réunions des Amis de Lustrac ======
  
-Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation,​ déroulement,​ etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après ​deux réunions, ​en octobre et novembre 2019, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:​reunionca|Conseil d'​administration de Tera]]. Voir [[#​ANNEXE:​_historique_de_la_construction_de_ce cadre|l'​historique]] à la fin.+Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation,​ déroulement,​ etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après ​plusieurs ​réunions, ​entre octobre ​2019 et avril 2020, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:​reunionca|Conseil d'​administration de Tera]]. Il a été validé le 11 avril 2020. Voir [[#​ANNEXE:​_historique_de_la_construction_de_ce cadre|l'​historique]] à la fin.
  
-===== PREAMBULE: Le cadre de sécurité =====+===== 0. Préambule: Le cadre de sécurité =====
 //Ce préambule pose les grands principes favorisant de bonnes conditions de réunion. Ils pourraient être écrits sur un panneau et affichés dans l'​espace de réunion.// //Ce préambule pose les grands principes favorisant de bonnes conditions de réunion. Ils pourraient être écrits sur un panneau et affichés dans l'​espace de réunion.//
  
-  * __Qualité ​de présence__:​ Venir en réunion avec responsabilité,​ en conscience, avec l'​intention d'y mettre son attention et de contribuer à la dynamique +  * Qualité ​de présence 
-  * __Respect du cadre__: S'​imprégner du mode de fonctionnement qui a été défini, et veiller à le prendre en compte. En accepter des écarts, mais ne pas hésiter à exprimer avec délicatesse si ceux-ci nous dérangent. Réciproquement,​ savoir accueillir les remarques par rapport au non respect ​du cadre. Soutenir les personnes qui ont pris la responsabilité des rôles (animation, modération,​ ...).  +  * Respect ​du cadre 
-  * __Ecoute__ :  Accueillir la parole de l'​autre,​ ne pas l'​interrompre et chercher à comprendre avant de réagir +  * Écoute 
-  * __Prise ​de parole__ : S'​exprimer avec bienveillance,​ en ayant conscience ​de son temps de parole et du temps de réunion qui s'​écoule,​ veiller à parler pour contribuer (éviter les digressions,​ de se répéter, de répéter ce qui a déjà été dit) +  * Prise de parole consciente ​de son impact 
-  * __Souveraineté__:​ Prendre la responsabilité de ses prises de parole ​et de ses non prises de parole ​(qu'il s'​agisse de partage, de demande d'​explications,​ d'​expression de désaccords),​ de ses émotions, de son bien-être et de ses limites (ne pas hésiter à s'​absenter ou à faire des demandes en cas de besoin)+  * Souveraineté 
 + 
 +Le document ayant collecté les différentes étapes ​et prises de parole ​sur les besoins sera conservé pour affinage dans le futur. 
 ===== I. Nature de la réunion ===== ===== I. Nature de la réunion =====
 //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?//
  
-  * Espace de "​**partage de problématiques**"​ : quelqu'​un amène un sujet pas encore "​finalisé",​ partage des informations qui posent question et ne pouvant être résolu ​dans les commissions ou groupes de travail. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. +  ​* Espace de **pédagogie** : des sujets nécessitent d'​être clarifiés et expliqués avant validation pour un consentement éclairé 
-  * Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à une précédente plénière, travaillés par un groupe de travail, etc…), et le temps est maintenant de finaliser, valider. +  ​* Espace de "​**partage de problématiques**"​ : quelqu'​un amène un sujet pas encore "​finalisé",​ partage des informations qui posent question et ne pouvant être résolues ​dans les commissions ou groupes de travail. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. 
-  * **Suivi ​(rapide) ​des commissions**. Il s'agit de faire un retour du travail des différentes commissions (difficultés,​ besoin de soutien, avancées...). ​+  * Espace de **prises de décision/​de validation** : des sujets ont été travaillés ​en amont (sujets qui peuvent avoir été discutés à une précédente plénière, travaillés par un groupe de travail, etc…), et le temps est maintenant de finaliser, valider. 
 +  * **Suivi des commissions**. Il s'agit de faire un retour du travail des différentes commissions (difficultés,​ besoin de soutien, avancées...). ​
  
 __Implication pour le déroulement__ __Implication pour le déroulement__
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 Même si à l'​échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'​avis,​ nous prenons en Plénières les **décisions au consentement**,​ en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ Même si à l'​échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'​avis,​ nous prenons en Plénières les **décisions au consentement**,​ en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\
 Pour les décisions qui semblent moins impactantes,​ on pourra d'​abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'​approfondissement est ressenti (et formulé).\\ Pour les décisions qui semblent moins impactantes,​ on pourra d'​abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'​approfondissement est ressenti (et formulé).\\
-Nous testons pendant ​mois (jusqu'​à ​mars 2020) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage.+Nous testons pendant ​12 mois (jusqu'​à ​septembre ​2020) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. 
 + 
 +__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une [[https://​agora.tera.coop/​cloud/​s/​QiL8MxBM7D95Bon|présentation détaillée ici]] et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://​www.youtube.com/​watch?​v=ft250ZfbsGI): ​
  
-__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://​www.athentransition.be/​articles/​la-prise-de-decision-par-consentement/,​ et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://​www.youtube.com/​watch?​v=ft250ZfbsGI): ​ 
   * "​Nourrir le centre"​ (qui consiste à débattre, amener de la matière).   * "​Nourrir le centre"​ (qui consiste à débattre, amener de la matière).
   * Enoncé d'une proposition   * Enoncé d'une proposition
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   * Réactions à la proposition   * Réactions à la proposition
   * Amendement: en fonction des réactions, le porteur de la proposition peut faire des modifications à sa proposition   * Amendement: en fonction des réactions, le porteur de la proposition peut faire des modifications à sa proposition
-  * Tour d'​objections et travail sur les objections +  * Tour d'​objections et travail sur les objections. C'est la personne qui a posé l'​objection qui décide si elle retire son objection ou pas. 
-  * Validation ... ou pas si des objections doivent être traitées en dehors ​du CA+  * Validation ... ou pas si des objections doivent être traitées en dehors ​de la plénière
  
 ===== III. Créneaux de réunion ===== ===== III. Créneaux de réunion =====
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 ===== IV. Préparation de la réunion ===== ===== IV. Préparation de la réunion =====
   * Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'​ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information,​ etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter.   * Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'​ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information,​ etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter.
-  * Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'​ordre du jour. Cela permet notamment de préparer ​le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront).  +  * Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'​ordre du jour. Cela permet notamment ​à chacun ​de préparer ​la plénière ​et aux absents de donner leur avis en amont. 
-  * Chacun est invité à préparer ​le conseil d'​administration ​(lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires),​ à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'​intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'​explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'​impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion.+  * Chacun est invité à préparer ​les plénières ​(lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires),​ à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'​intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'​explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'​impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion
 +  * Les absents sont invités à donner leur avis en amont. La plénière s'​efforcera de prendre en compte cet avis. Si un absent est en désaccord avec une décision, il a une semaine pour le signaler et il pourra la remettre à l'​ordre du jour d'une plénière suivante, ou bien la proposition pourra faire l'​objet d'une prise de décision entre deux plénières.
 ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== ===== V. Règles de fonctionnement en réunion =====
 ==== Rôles ==== ==== Rôles ====
-  * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'​ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'​assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'​écoulement du temps, propose des réajustements dans l'​ordre du jour.)+  * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'​ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'​assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'​écoulement du temps, propose des réajustements dans l'​ordre du jour.) ([[habiter:​checklist|Voir la checklist]])
   * Modérateur:​ Prend les tours de parole, avec possibilité de "​réponses directes"​ (avec un geste approprié voir ci-dessous) pour laisser des moments d'​interactions créatrices.   * Modérateur:​ Prend les tours de parole, avec possibilité de "​réponses directes"​ (avec un geste approprié voir ci-dessous) pour laisser des moments d'​interactions créatrices.
   * Secrétaire:​ Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et le groupe Habiter dans son ensemble. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'​abord valider le CR par les présents avant de diffuser le relevé de décisions dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "​pause"​ entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'​il-elle a bien compris et pris note de l'​essentiel.   * Secrétaire:​ Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et le groupe Habiter dans son ensemble. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'​abord valider le CR par les présents avant de diffuser le relevé de décisions dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "​pause"​ entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'​il-elle a bien compris et pris note de l'​essentiel.
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 - Un tableau ("​parking"​) peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\ - Un tableau ("​parking"​) peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\
 ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ====
-  * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents +  * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents ​des Amis de Lustrac et de Tera. 
-  * Les non membres de la commission (pour les réunions de commission) ou les non membres actifs de l'​association ​(pour les plénières) ​sont accueillis en tant qu'​observateurs. Ils ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture. ​+  * Les non membres actifs de l'​association sont accueillis en tant qu'​observateurs. Ils ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture. ​
   * A priori, les non membres actifs n'​interviennent pas pendant la réunion, sauf si évidemment,​ on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur.   * A priori, les non membres actifs n'​interviennent pas pendant la réunion, sauf si évidemment,​ on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur.
-  * Si quelqu'​un souhaite inviter des observateurs, ​ il en avertit le groupe en amont, et vérifie qu'il n'y a pas de problème +  * Si quelqu'​un souhaite inviter des observateurs,​ il en avertit le groupe en amont, et vérifie qu'il n'y a pas de problème 
-===== V. Autres observations =====+  * Les plénières sont accessibles en ligne pendant une semaine pour les absents. 
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 + 
 +//Att: [Réfléchir au positionnement dans la salle des observateurs:​ dans le cercle ou bien à l'​extérieur]//​ 
 +===== VI. Autres observations =====
 Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'​intervention,​ etc... Ne pas perdre l'​intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques). Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'​intervention,​ etc... Ne pas perdre l'​intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques).
  
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 __Troisième étape__: Pierre et MH préparent une version adaptée du wiki du CA de Tera, et rédigent une proposition de préambule avec les grands principes d'une bonne réunion, en reprenant ce qui a été dit lors du tour de parole du 9 octobre. __Troisième étape__: Pierre et MH préparent une version adaptée du wiki du CA de Tera, et rédigent une proposition de préambule avec les grands principes d'une bonne réunion, en reprenant ce qui a été dit lors du tour de parole du 9 octobre.
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 +__Quatrième étape__: Amendement du préambule en plénière du samedi 7 décembre.
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 +__Cinquième étape__: Validation du 1er paragraphe "​Nature des réunions"​ en plénière du 16 janvier 2020.
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 +__Sixième étape__ : Validation de l'​ensemble du cadre de sécurité le 11 Avril 2020
  
  
habiter/reunionshabiter.1575476774.txt.gz · Dernière modification: 2019/12/04 17:26 par mariehelene