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gouvernance:bureauecosysteme

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gouvernance:bureauecosysteme [2021/09/23 17:10] – [Autres éléments de fonctionnement] mariehelenegouvernance:bureauecosysteme [2023/10/31 14:39] (Version actuelle) mariehelene
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-====== Le bureau de l'écosystème ======+====== La réunion écosystémique ====== 
 + 
 +<WRAP center round important 60%> 
 +Page archivée en octobre 2023 suite à la mise en route d'un travail de structuration de la réunion écosystème 
 +</WRAP> 
  
 <WRAP center round tip 60%> <WRAP center round tip 60%>
-Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème.\\ +Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème, puis la réunion écosystémique.\\ 
-La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents+La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A partir de janvier 2022, la réunion écosystème a commencé à se distinguer du [[gouvernance:reunionca|conseil d'administration de l'association Tera]]. \\ 
 +A poursuivre en fonction des besoins émergents
 </WRAP> </WRAP>
  
-Le bureau de l'écosystème rassemble des personnes volontaires, ayant un mandat officiel ou non, si possible permettant de représenter les différentes fonctions de l'écosystème Tera. Il est destiné à prendre en charge (et à réattribuer?) des sujets émergents non déjà pris en charge par une autre instance et des sujets transversaux concernant plusieurs instances de l'écosystème.\\ +La réunion de l'écosystème rassemble des personnes volontaires, ayant un mandat officiel ou non, si possible permettant de représenter les différentes fonctions de l'écosystème Tera. Il est destiné à prendre en charge (et à réattribuer?) des sujets émergents non déjà pris en charge par une autre instance et des sujets transversaux concernant plusieurs instances de l'écosystème.\\ 
-Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, Vincent, Olivier, Jacqueline\\ +
-Membres occasionnels: Simon, Laura\\+
 //Tout membre de l'écosystème Tera y est bienvenu, notamment s'il veut y amener un problème (prévenir avant ?), ou en observateur.// //Tout membre de l'écosystème Tera y est bienvenu, notamment s'il veut y amener un problème (prévenir avant ?), ou en observateur.//
  
 +===== I. Raison d'être de la réunion =====
 +  * Espace de coopération permettant l’entretien et la construction de la cohésion de l’écosystème Tera
 +  * Partage des informations sur les enjeux des différentes structures et sur les enjeux du projet Tera dans son ensemble
 +  * Possibilité d'émergence de projets collectifs répondant à ces enjeux
 +  * Concertation collective sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…)
 +  * Montée en compétence de chacun et de chaque structure, et développement de la connaissance mutuelle et de la culture commune
 +  * Rendre possible une prise de décision fluide au niveau écosystémique
 +
 +__Explicitation des effets utiles attendus:__\\
 +--> Faciliter/soutenir le travail des personnes qui sont en transversal - gain de temps et d'énergie pour collecter les informations, enjeux, avis.... \\
 +--> Visibilisation et officialisation d'un espace de coopération, avec un compte-rendu, qui permet à tous ceux qui le souhaitent de garder un connexion avec ce qui se passe en ce moment.\\
 +--> Lieu de décision multi-impact qui permet de limiter la multiplication des réunions\\
 +
 +==== II. Participants====
 +  * Composition représentative des différents pôles de l'écosystème: structures, projets, activités.
 +//--> pour que les discussions soient fructueuses, que l'on ait moins besoin d'aller compléter les informations manquantes, qu'on ait un effet "intelligence collective".//
 +
 +  * Besoin d'un engagement, d'un positionnement clair de la part des participants : 
 +    * leur pôle est au courant de qui le représente - ils ont la confiance leur pôle.
 +    * ils font circuler l'information dans les deux sens
 +    * ils sont conscients de leurs limites en terme de représentation, notamment dans le cas de prises de décision (ils peuvent dire parfois qu'ils ont besoin de vérifier)
 +//--> Permet de nourrir la confiance dans les réunions, et entre ceux qui participent et ceux qui n'y participent pas//.
  
 +  * Besoin de personnes régulières qui portent des rôles dans l'animation de la réunion (commission écosystémique)
 +//
 +--> Permet de s'assurer que les fonctions de base de l'espace sont assurées (animation, respect du cadre, suivi d'une réunion à l'autre...)//
 ===== I. Cadre général de la réunion ===== ===== I. Cadre général de la réunion =====
 ==== a. Eléments de base du cadre ==== ==== a. Eléments de base du cadre ====
Ligne 31: Ligne 61:
   * établir un relevé de décisions   * établir un relevé de décisions
   * s'assurer avant de lancer une action / de valider une décision, qu'on ait toutes les ressources pour lancer cette action, que les personnes impactées ont été sollicitées, ... ceci afin d'éviter les retours en arrière multiples et énergivores   * s'assurer avant de lancer une action / de valider une décision, qu'on ait toutes les ressources pour lancer cette action, que les personnes impactées ont été sollicitées, ... ceci afin d'éviter les retours en arrière multiples et énergivores
 +  * Veiller à arriver à l'heure et à prévenir le collectif si on a du retard ou si on est absent, d'autant plus si on porte un rôle dans le fonctionnement de la réunion.
   * actualiser le cadre si d'autres besoins émergent   * actualiser le cadre si d'autres besoins émergent
  
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 ==== a. Définition de l'ordre du jour ==== ==== a. Définition de l'ordre du jour ====
-  Mettre le kanban en lien en début de réunion: https://agora.tera.coop/wekan/b/A7uGz6HDfor3p2zis/bureau-de-l-ecosysteme pour que chacun en prenne connaissance +=== Principes === 
-  * Repérer d'emblée les sujets correspondant aux étiquettes marqués prioritaires (//veiller donc à ce que chacun pense à mettre à jour cette étiquette avant la réunion//)+ 
 +  Pouvoir annoncer des ordres du jour en amont pour que des personnes décident de venir. On pourrait les lister d'une réunion pour la suivante //--> permet d'identifier qui il serait important d'avoir pendant la réunion, et limite le travail de la commission d'animation.// 
 +  * Prévoir une revue rapide du kanban pour suivre les actions enclenchés 
 +  * Laisser la place pour des sujets non anticipés, qui ont besoin d'être traités sans attendre 
 +  * Créer un espace de REXqqn qui veut apporter un problème (de travail) qu'il veut travailler avec les autres 
 +  * Possibilités pour quiconque de proposer un sujet : prévenir en avance pour qu'il puisse être annoncé.   
 + 
 +=== Processus === 
 + 
 +  * Positionner les sujets décidés en amont 
 +  * Repérer sur [[https://agora.tera.coop/wekan/b/A7uGz6HDfor3p2zis/bureau-de-l-ecosysteme |le kanban]] les sujets correspondant aux étiquettes marqués prioritaires (//veiller donc à ce que chacun pense à mettre à jour cette étiquette avant la réunion//)
   * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d'explication. Si besoin de discussion plus longue, le sujet est inscrit à l'ordre du jour.    * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d'explication. Si besoin de discussion plus longue, le sujet est inscrit à l'ordre du jour. 
   * Demander si autres sujets doivent être rajoutés   * Demander si autres sujets doivent être rajoutés
   * Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres   * Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres
 +
 + 
 +
 ==== b. Actions régulières ==== ==== b. Actions régulières ====
   * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban   * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban
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 ==== c. Autres éléments de fonctionnement === ==== c. Autres éléments de fonctionnement ===
   * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif  --> diffuser sur le forum a minima les relevés de décisions ou l'ordre du jour ("de quoi avons-nous parlé aujourd'hui")   * Les comptes-rendus : comment les rendre visibles et que rendre visible pour le reste du collectif  --> diffuser sur le forum a minima les relevés de décisions ou l'ordre du jour ("de quoi avons-nous parlé aujourd'hui")
-  * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas)+  * Définition des rôles sur plusieurs réunions, avec renouvellement réguliers (voir plus bas). Le tour de clôture permet de donner des feedacks sur la façon dont les rôles ont été portés, et donc de se former en continu.
   * S'assurer que l'utilité du bureau de l'écosystème est visible pour tous les membres: qqn qui a un sujet/une question floue peut solliciter le bureau de l'écosystème pour en parler (//Rq: comment fait-il ?//)   * S'assurer que l'utilité du bureau de l'écosystème est visible pour tous les membres: qqn qui a un sujet/une question floue peut solliciter le bureau de l'écosystème pour en parler (//Rq: comment fait-il ?//)
   * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l'écosystème n'a pas vocation à tout gérer, mais à gérer ce qui n'est pas géré ailleurs - bien penser aux structures, personnes qui peuvent être concernées dans une décision ou dans la prise en charge d'une tâche) --> Mission du rôle "Animation interne"   * Comment faire pour que les activités gérées par le bureau soient transmis à des groupes identifiés ? (= le bureau de l'écosystème n'a pas vocation à tout gérer, mais à gérer ce qui n'est pas géré ailleurs - bien penser aux structures, personnes qui peuvent être concernées dans une décision ou dans la prise en charge d'une tâche) --> Mission du rôle "Animation interne"
  
-===== Les rôles =====+===== III. Les rôles dans le fonctionnement régulier du bureau de l'écosystème =====
  
-<WRAP center round tip 60%> +<WRAP center round tip 80%> 
-Ces rôles ont été désignés à la réunion du jeudi 23 septembre. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 décembre. Les personnes designées sont: +Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du lundi 21 février 2022. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 mai. Les personnes désignées sont: 
-  * Secrétaire: Lucie +  * **Secrétaire**Vincent, avec Lucie en soutien 
-  * Facilitatrice: Marina +  * **Facilitatrice**: Marina, avec Lucie en soutien 
-  * Animation interne: Marie-Hélène +  * **Animation interne**: Marie-Hélène 
-  * Guetteur d'ambiance: Olivier+  * **Guetteur d'ambiance**Simon, avec Nicolas en soutien
 </WRAP> </WRAP>
  
-==== Secrétaire ==== +==== a. Secrétaire ==== 
-  * Raison d’être /mission : Soutien le facilitateur pour la réunion +  * **Raison d’être /mission** Soutient le facilitateur pour la réunion 
-  * Périmètre / domaine d’autorité : +  * **Périmètre** / domaine d’autorité : 
     * Prendre le compte rendu     * Prendre le compte rendu
-  * Durée d’engagement : 3 mois+  * **Durée d’engagement** : 3 mois
  
-Tâches / Attendus / redevabilité +**Tâches / Attendus / redevabilités** 
   * Participer aux rencontres régulières    * Participer aux rencontres régulières 
   * Créer la trame du compte rendu   * Créer la trame du compte rendu
   * Prend le compte rendu   * Prend le compte rendu
-  * Gère la visioconférence et les vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire) 
   * Ouvre les documents pendant la réunion   * Ouvre les documents pendant la réunion
   * Être en lien avec le facilitateur    * Être en lien avec le facilitateur 
   * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)   * Connaissance des lieux d’archivage d’information (wiki, cloud)
-  * Note les sujets émergents à traiter dans un prochaine réunion+  * Note les sujets émergents à traiter dans une prochaine réunion
  
  
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-==== Facilitateur ====+==== b. Facilitateur ====
  
-  * Raison d’être / mission : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse. +  * **Raison d’être / mission** : Assurer des rencontres dynamiques, efficaces et agréables, soutenues par des processus cadrés avec souplesse. 
-  * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)+  * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
     * Facilitation des réunions      * Facilitation des réunions 
     * Distribuer la parole     * Distribuer la parole
     * Garant du cadre et des processus     * Garant du cadre et des processus
-  * Durée d’engagement : 3 mois+  * **Durée d’engagemen**t : 3 mois
  
 **Tâches / Attendus / redevabilité :**  **Tâches / Attendus / redevabilité :** 
   * Participer aux rencontres régulières   * Participer aux rencontres régulières
-  * Gérer l’ordre du jour+  * Gérer l’ordre du jour (relire ce qui était prévu, lire les points prioritaires, parcourir le kanban et demander s'il y a d'autres points...)
   * Animer le processus défini ensemble   * Animer le processus défini ensemble
   * Avoir une bonne connaissance des processus   * Avoir une bonne connaissance des processus
   * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps   * Assure qu'il y ait un modérateur (distribue la parole) et un gardien du temps
  
-**Qualités attendues :** Rigoureuse et souple à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctuelorganiséeNeutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif+**Qualités attendues :** Rigueur et souplesse à la fois, concentration importante, analyse/synthèse, disponibilité, ponctualitéorganisationneutralité dans la gestion du processus et pouvoir discerner s’il y a un conflit d'intérêt et le verbaliser - se mettre au service des besoins des autres/collectif
  
  
-==== Animation interne ==== +==== c. Animation interne ==== 
-  * Raison d’être / mission : Assurer la circulation, la visibilité et l'accessibilité de l’information +  * **Raison d’être / mission** : Assurer la circulation, la visibilité et l'accessibilité de l’information 
-  * Périmètre / domaine d’autorité : +  * **Périmètre / domaine d’autorité** 
     * La gestion de l’information (Forum)     * La gestion de l’information (Forum)
     * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud)     * Mise à jour de l’organisation du lieu d’archivage (cloud)
     * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …)      * Outils visuels d’organisation (Kanban, Board …) 
     * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin     * Mettre à jour les documents (Kanban) en cours de réunions si besoin
 +    * Gère la visioconférence et le vidéoprojecteur si besoin (ou missionne qqn pour le faire)
 +  * **Durée d’engagement** : 3 mois
  
-  * Durée d’engagement : 3 mois +**Tâches / Attendus/ Redevabilités :**  
- +  * Mettre en place et gérer les outils/canaux permettant de soutenir la coordination en asynchrone (en dehors des réunions
-**Tâches / Attendus :**  +      * Fil de discussion privé sur le forum 
-  * Mettre en place et gérer les outils/canaux permettant de soutenir la coordination en asynchroneen dehors des réunions  +  * Mettre en place et mettre à jour les outils/supports permettant de visualiser et de suivre les actions et les projets 
-  * Mettre en place et mettre à jour les outils/supports permettant de visualiser et de suivre les actions et les projets+      * Le kanban: faire un nettoyage de temps en temps (archiver les cartes de la colonne "célébrer")
   * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus)   * Collecter, diffuser et archiver l’information (dates de réunions : agenda et reunion synchro, publier compte rendus)
-  * reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés  +  * Reprendre les sujets émergents au cours d’une réunion et s’assurer qu’elles soient traitées dans les espaces appropriés  
-  * assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents +  * Assurer la mémoire du collectif, mettre à jour les documents 
-  * s'assurer que les personnes/parties prenantes nécessaires soient entendues/présentes en réunion+  * S'assurer que les personnes/parties prenantes nécessaires soient entendues/présentes en réunion
  
-**Qualités attendues :**  Grande maîtrise des outils informatiques, rigoureux et organisé, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif+**Qualités attendues :**  Maîtrise des outils informatiques, rigueur, organisation, analyse/synthèse, bon relationnel avec toute personne - sociable, autonome/pro-actif, se mettre au service des besoins des autres/collectif
  
-==== Guetteur d'ambiance ==== 
  
-  * Raison d’être / mission : Veiller à la qualité de présence du groupe  +==== d. Guetteur d'ambiance ==== 
-  * Périmètre / domaine d’autorité : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)+ 
 +  * **Raison d’être / mission** : Veiller à la qualité de présence du groupe  
 +  * **Périmètre / domaine d’autorité** : (toutes réunions - switch lorsque l’organisation fonctionnera en sous cercle)
     * Demander l’ouverture d’un espace de régulation     * Demander l’ouverture d’un espace de régulation
     * Garant de l’ambiance     * Garant de l’ambiance
-  * Durée d’engagement : 3 mois+  * **Durée d’engagement** : 3 mois
  
 **Tâches / Attendus / redevabilité :**  **Tâches / Attendus / redevabilité :** 
 +  * Faire un temps d'harmonisation avant le début de la réunion
   * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, etc)   * Recentrer le groupe sur l’intention de la réunion (digressions, etc)
   * Signaler les tensions   * Signaler les tensions
-  * Veiller à l’écoute mutuelle +  * Veiller à l’écoute mutuelle et alerter 
-  * Aide à la gestuelle de réunions  +  * Aide à la gestuelle de réunions 
 +  * Ouvrir un espace de régulation 
 +  * Soutenir le facilitateur en cas de difficulté
  
 **Qualités attendues :**  Empathique, attentionnée, présente (ancrer dans le moment présent), diplomate, avoir des ressources pour recentrer le groupe (méditation, respirations, etc) **Qualités attendues :**  Empathique, attentionnée, présente (ancrer dans le moment présent), diplomate, avoir des ressources pour recentrer le groupe (méditation, respirations, etc)
  
 +===== IV. Détermination de rôles liés à des sujets particuliers (autant les inscrire ici pour pas les oublier) =====
 +
 +==== Suivi de l'occupation des espaces du Rocher ====
 +Marina: 
 +  * centralisation et diffusion des informations (redevabilité principale)
 +  * suivi des actions à réaliser
 +  * organisation éventuelle d'une concertation si nécessaire et si elle est disponible
gouvernance/bureauecosysteme.1632409820.txt.gz · Dernière modification : 2021/09/23 17:10 de mariehelene

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