Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gouvernance:bureauecosysteme [2022/02/22 17:22] – [c. Autres éléments de fonctionnement] mariehelene
+++ gouvernance:bureauecosysteme [2023/10/31 14:39] (Version actuelle) – mariehelene
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-====== Le bureau de l'écosystème ======
+====== La réunion écosystémique ======
+<WRAP center round important 60%>
+Page archivée en octobre 2023 suite à la mise en route d'un travail de structuration de la réunion écosystème
+</WRAP>
 <WRAP center round tip 60%>
-Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème.\\
+Page en construction pour décrire le fonctionnement d'une instance née après l'assemblée générale de mai 2021, le bureau de l'écosystème, puis la réunion écosystémique.\\
-La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A poursuivre en fonction des besoins émergents
+La construction de ce cadre a été initiée pendant la réunion du 23 septembre 2021. A partir de janvier 2022, la réunion écosystème a commencé à se distinguer du [[gouvernance:reunionca|conseil d'administration de l'association Tera]]. \\
+A poursuivre en fonction des besoins émergents
 </WRAP>
-Le bureau de l'écosystème rassemble des personnes volontaires, ayant un mandat officiel ou non, si possible permettant de représenter les différentes fonctions de l'écosystème Tera. Il est destiné à prendre en charge (et à réattribuer?) des sujets émergents non déjà pris en charge par une autre instance et des sujets transversaux concernant plusieurs instances de l'écosystème.\\
+La réunion de l'écosystème rassemble des personnes volontaires, ayant un mandat officiel ou non, si possible permettant de représenter les différentes fonctions de l'écosystème Tera. Il est destiné à prendre en charge (et à réattribuer?) des sujets émergents non déjà pris en charge par une autre instance et des sujets transversaux concernant plusieurs instances de l'écosystème.\\
-Membres réguliers actuels: Lucie, Marina, Fred B, Marie-Hélène, Vincent, Olivier, Jacqueline\\
-Membres occasionnels: Simon, Laura\\
 //Tout membre de l'écosystème Tera y est bienvenu, notamment s'il veut y amener un problème (prévenir avant ?), ou en observateur.//
+===== I. Raison d'être de la réunion =====
+  * Espace de coopération permettant l’entretien et la construction de la cohésion de l’écosystème Tera
+  * Partage des informations sur les enjeux des différentes structures et sur les enjeux du projet Tera dans son ensemble
+  * Possibilité d'émergence de projets collectifs répondant à ces enjeux
+  * Concertation collective sur les projets et activités multi-structures (financement, agrément, investissement, administratif, règlementaire, utilisation des lieux partagés, etc…)
+  * Montée en compétence de chacun et de chaque structure, et développement de la connaissance mutuelle et de la culture commune
+  * Rendre possible une prise de décision fluide au niveau écosystémique
+__Explicitation des effets utiles attendus:__\\
+--> Faciliter/soutenir le travail des personnes qui sont en transversal - gain de temps et d'énergie pour collecter les informations, enjeux, avis.... \\
+--> Visibilisation et officialisation d'un espace de coopération, avec un compte-rendu, qui permet à tous ceux qui le souhaitent de garder un connexion avec ce qui se passe en ce moment.\\
+--> Lieu de décision multi-impact qui permet de limiter la multiplication des réunions\\
+==== II. Participants====
+  * Composition représentative des différents pôles de l'écosystème: structures, projets, activités.
+//--> pour que les discussions soient fructueuses, que l'on ait moins besoin d'aller compléter les informations manquantes, qu'on ait un effet "intelligence collective".//
+  * Besoin d'un engagement, d'un positionnement clair de la part des participants :
+    * leur pôle est au courant de qui le représente - ils ont la confiance leur pôle.
+    * ils font circuler l'information dans les deux sens
+    * ils sont conscients de leurs limites en terme de représentation, notamment dans le cas de prises de décision (ils peuvent dire parfois qu'ils ont besoin de vérifier)
+//--> Permet de nourrir la confiance dans les réunions, et entre ceux qui participent et ceux qui n'y participent pas//.
+  * Besoin de personnes régulières qui portent des rôles dans l'animation de la réunion (commission écosystémique)
+//
+--> Permet de s'assurer que les fonctions de base de l'espace sont assurées (animation, respect du cadre, suivi d'une réunion à l'autre...)//
 ===== I. Cadre général de la réunion =====
 ==== a. Eléments de base du cadre ====
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 ==== a. Définition de l'ordre du jour ====
-  * Mettre le kanban en lien en début de réunion: https://agora.tera.coop/wekan/b/A7uGz6HDfor3p2zis/bureau-de-l-ecosysteme pour que chacun en prenne connaissance
+=== Principes ===
-  * Repérer d'emblée les sujets correspondant aux étiquettes marqués prioritaires (//veiller donc à ce que chacun pense à mettre à jour cette étiquette avant la réunion//)
+  * Pouvoir annoncer des ordres du jour en amont pour que des personnes décident de venir. On pourrait les lister d'une réunion pour la suivante //--> permet d'identifier qui il serait important d'avoir pendant la réunion, et limite le travail de la commission d'animation.//
+  * Prévoir une revue rapide du kanban pour suivre les actions enclenchés
+  * Laisser la place pour des sujets non anticipés, qui ont besoin d'être traités sans attendre
+  * Créer un espace de REX: qqn qui veut apporter un problème (de travail) qu'il veut travailler avec les autres
+  * Possibilités pour quiconque de proposer un sujet : prévenir en avance pour qu'il puisse être annoncé.
+=== Processus ===
+  * Positionner les sujets décidés en amont
+  * Repérer sur [[https://agora.tera.coop/wekan/b/A7uGz6HDfor3p2zis/bureau-de-l-ecosysteme |le kanban]] les sujets correspondant aux étiquettes marqués prioritaires (//veiller donc à ce que chacun pense à mettre à jour cette étiquette avant la réunion//)
   * Faire un tour rapide des autres étiquettes du kanban, pour savoir si besoin de discussion à leur sujet ou pas. Eviter toute discussion à ce moment là, à part 1 ou 2 phrases d'explication. Si besoin de discussion plus longue, le sujet est inscrit à l'ordre du jour.
   * Demander si autres sujets doivent être rajoutés
   * Puis, la facilitatrice propose un ordre de traitement des sujets en accord avec les autres
 ==== b. Actions régulières ====
   * Une fois par mois: faire le ménage sur le kanban
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-Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du lundi 21 février. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 mai. Les personnes désignées sont:
+Ces rôles ont été désignés par le processus d'élection sans candidat à la réunion du lundi 21 février 2022. Ils seront renouvelés au bout de 3 mois, soit aux environs du 23 mai. Les personnes désignées sont:
   * **Secrétaire**: Vincent, avec Lucie en soutien
   * **Facilitatrice**: Marina, avec Lucie en soutien