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| gouvernance:reunionca [2019/10/15 23:27] – [I. Nature de la réunion] mariehelene | gouvernance:reunionca [2019/12/03 09:32] – [PREAMBULE: Le cadre de sécurité] mariehelene |
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| Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions du conseil d'administration (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en août 2019. | Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions du conseil d'administration (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en août 2019. |
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| | ===== PREAMBULE: Le cadre de sécurité ===== |
| | * __Qualité de présence__: Venir en réunion avec responsabilité, en conscience, avec l'intention d'y mettre son attention et de contribuer à la dynamique |
| | * __Respect du cadre__: S'imprégner du mode de fonctionnement qui a été défini, et veiller à le prendre en compte. En accepter des écarts, mais ne pas hésiter à exprimer avec délicatesse si ceux-ci nous dérangent. Réciproquement, savoir accueillir les remarques par rapport au non respect du cadre. Soutenir les personnes qui ont pris la responsabilité des rôles (animation, modération, ...). |
| | * __Ecoute__ : Accueillir la parole de l'autre, ne pas l'interrompre et chercher à comprendre avant de réagir |
| | * __Prise de parole__ : S'exprimer avec bienveillance, en ayant conscience de son temps de parole et du temps de réunion qui s'écoule, veiller à parler pour contribuer (éviter les digressions, de se répéter, de répéter ce qui a déjà été dit) |
| | * __Souveraineté__: Prendre la responsabilité de ses prises de parole et de ses non prises de parole (qu'il s'agisse de partage, de demande d'explications, d'expression de désaccords), de ses émotions, de son bien-être et de ses limites (ne pas hésiter à s'absenter ou à faire des demandes en cas de besoin) |
| ===== I. Nature de la réunion ===== | ===== I. Nature de la réunion ===== |
| //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// | //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// |
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| ===== II. Processus de prise de décision ===== | ===== II. Processus de prise de décision ===== |
| Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en CA les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre).\\ | Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en CA les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ |
| Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ | Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ |
| Nous testons pendant 3 mois (septembre-novembre 2019) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. | Nous testons pendant 3 mois (septembre-novembre 2019) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. |
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| ===== IV. Préparation du conseil d'administration ===== | ===== IV. Préparation du conseil d'administration ===== |
| * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Elles les priorisent ensuite pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). | * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc... voir plus haut...), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. |
| | * Les personnes qui préparent priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). |
| * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. | * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion. |
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