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gouvernance:reunionca

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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gouvernance:reunionca [2019/12/03 09:37]
mariehelene [PREAMBULE: Le cadre de sécurité]
gouvernance:reunionca [2020/11/05 15:06] (Version actuelle)
mariehelene [II. Processus de prise de décision]
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 ====== Les Réunions du Conseil d'​administration de l'​association TERA ====== ====== Les Réunions du Conseil d'​administration de l'​association TERA ======
  
-Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions du conseil d'​administration (préparation,​ déroulement,​ etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en août 2019.+Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions du conseil d'​administration (préparation,​ déroulement,​ etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en **août 2019**. Il sera réactualisé après l'​assemblée générale de septembre 2020.
  
  
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   * Il n'y a pas d'​ordre a priori pour les différents espaces: l'​ordre des sujets dépend de leur priorité   * Il n'y a pas d'​ordre a priori pour les différents espaces: l'​ordre des sujets dépend de leur priorité
   * Un temps est obligatoirement bloqué pour le suivi des chantiers (ce temps sera ajusté en fonction de l'​expérience)   * Un temps est obligatoirement bloqué pour le suivi des chantiers (ce temps sera ajusté en fonction de l'​expérience)
 +
 +__Quels sujets sont amenés en conseil d'​administration / Sur quoi décide le CA ?__
 +
 +  * Tout ce qui peut engendrer la faillite de l’association,​
 +  * Tout ce qui touche à la loi,
 +  * Tout ce qui peut mettre en danger la vie d’autrui,
 +  * Toutes les décisions qui ont un impact sur la mission de l’association et la cohérence de l’activité de ses cercles (qui ne relève pas de la souveraineté d’un seul cercle, qui demande une coordination entre plusieurs cercles, et/ou lors d’un conflit entre plusieurs cercles).
  
  
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 Même si à l'​échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'​avis,​ nous prenons en CA les **décisions au consentement**,​ en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ Même si à l'​échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'​avis,​ nous prenons en CA les **décisions au consentement**,​ en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\
 Pour les décisions qui semblent moins impactantes,​ on pourra d'​abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'​approfondissement est ressenti (et formulé).\\ Pour les décisions qui semblent moins impactantes,​ on pourra d'​abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'​approfondissement est ressenti (et formulé).\\
-Nous testons pendant 3 mois (septembre-novembre 2019) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. 
  
-__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/​articles/​la-prise-de-decision-par-consentement/): +__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une [[https://​agora.tera.coop/​cloud/​s/​QiL8MxBM7D95Bon|présentation détaillée ici]] et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie ​https://www.youtube.com/watch?​v=ft250ZfbsGI):  
   * "​Nourrir le centre"​ (qui consiste à débattre, amener de la matière).   * "​Nourrir le centre"​ (qui consiste à débattre, amener de la matière).
   * Enoncé d'une proposition   * Enoncé d'une proposition
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 ===== III. Créneaux de réunion ===== ===== III. Créneaux de réunion =====
   * Des réunions de 3 heures avec une pause au milieu   * Des réunions de 3 heures avec une pause au milieu
-  * Deux fois par mois: le second mardi du mois de 9h à 12h et le 4ème mercredi du mois de 14h à 17h+  * Une fois tous les deux mois. Dans l'​intervalle peuvent se tenir des réunions ​de groupes ​de travail.
   * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'​heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'​impact de son retard sur la qualité du travail en réunion.   * Concernant le respect des horaires: la réunion démarre à l'​heure fixée. Chacun est invité à prendre conscience de l'​impact de son retard sur la qualité du travail en réunion.
   * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre du Conseil d'​administration,​ ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable.   * Les absents peuvent donner leur parole à un autre membre du Conseil d'​administration,​ ou donner leur avis en amont sur le forum s'ils pensent que c'est profitable.
  
 ===== IV. Préparation du conseil d'​administration ===== ===== IV. Préparation du conseil d'​administration =====
-  * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'​ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information,​ etc... voir plus haut...), et estiment le temps nécessaire pour le traiter. +  * Les personnes désignées (animateur + coanimateur ou soutien) pour animer la réunion à venir envoient en amont un message ​[sur le sujet du forum correspondant] ​pour recueillir les propositions de sujets pour l'​ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information,​ etc... voir plus haut...), et estiment le temps nécessaire pour le traiter
-  * Les personnes qui préparent priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'​ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront).  +  * Si un adhérent hors CA souhaite proposer un sujet, il discute avec un administrateur ou envoi un message direct au CA
-  * Chacun est invité à préparer le conseil d'​administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires),​ à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'​intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'​explications ​pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'​impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion.+  * Les personnes qui préparent priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'​ordre du jour. Cela permet notamment ​à chacun ​de préparer le CAet aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront). ​ 
 +  * Les ordres du jour seront publiés en amont des réunions de CA, à l'​exception de certains sujets jugés confidentiels sur la demande d’un administrateur (ex : vie privée des membres de l’association) 
 +  * Chacun est invité à préparer le conseil d'​administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de document, réactions si nécessaires),​ à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'​intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris pendant la réunion ​ pour des explications. Chacun est invité à prendre conscience de l'​impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion.
  
 ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== ===== V. Règles de fonctionnement en réunion =====
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   * Approbation : main vers le haut   * Approbation : main vers le haut
   * Désapprobation : main vers le bas   * Désapprobation : main vers le bas
-  * Signe pour dire "on a compris"​ (à faire sans agressivité :-)) : bras qui moulinent+  * Signe pour dire "j'​ai ​compris ​/ je trouve ça trop long" (à faire sans agressivité :-)) : bras qui moulinent
   * Pause technique: mains perpendiculaires   * Pause technique: mains perpendiculaires
-  * Réponse directe (équivalent plume): croiser les index parallèles. La personne en train de parler peut choisir de laisser la parole à celui qui la demande, ou sinon, quand elle a finit de parler, le modérateur.+  * Réponse directe (équivalent plume): croiser les index parallèles. La personne en train de parler peut choisir de laisser la parole à celui qui la demande, ou sinon le modérateur, quand elle a finit de parler.
   * "Moi aussi":​ se pointer du doigt   * "Moi aussi":​ se pointer du doigt
   * Rester focus sur le sujet / Hors sujet (les mains parallèle devant soi)   * Rester focus sur le sujet / Hors sujet (les mains parallèle devant soi)
  
- +//Chaque geste n’engage que son propre avisn’est qu’une expression de son ressenti. Ce ne sont pas des injonctions ni des “votes”.\\ 
-//Rq: Attention, que ces gestes ne se multiplient pas comme palliatifs à un manque de conscience.//​+Attention ​que ces gestes ne se multiplient pas comme palliatifs à un manque de conscience.//​
  
 ==== Déroulement ==== ==== Déroulement ====
   * Tour météo : partager ce que les autres ont besoin de savoir pour que la réunion se passe au mieux et que la compréhension mutuelle y règne (on utilise le geste "​rester focus sur le sujet",​ si quelqu'​un se met à raconter sa semaine :-))   * Tour météo : partager ce que les autres ont besoin de savoir pour que la réunion se passe au mieux et que la compréhension mutuelle y règne (on utilise le geste "​rester focus sur le sujet",​ si quelqu'​un se met à raconter sa semaine :-))
   * Répartition des rôles qui n'ont pas déjà été attribués   * Répartition des rôles qui n'ont pas déjà été attribués
-  * Validation de l'​ordre du jour+  * Validation de l'​ordre du jour: A priori, l’ODJ est considéré comme validé en amont de la réunion. Les remarques lors de la réunion ne doivent être faites qu’en conscience de leur impact sur la réunion elle-même et seulement pour faire des petits ajustements (sur l’ordre des sujets ou concernant un sujet urgent par exemple)
   * Déroulé de l'​ordre du jour [Avec Pause]   * Déroulé de l'​ordre du jour [Avec Pause]
-  * Tour de clôture : partager son ressenti et des remarques sur le déroulement de la réunion, remarques qui pourront contribuer à l'​améliorer.+  * Tour de clôture : partager son ressenti et des remarques sur le déroulement de la réunion, remarques qui pourront contribuer à l'​améliorer. Les remarques sur le fonctionnement des réunions ne sont pas traitées sur le coup mais sont prises en compte par les animateurs suivants et peuvent devenir un ordre du jour pour la prochaine réunion.
  
 On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'​ordre du jour. Cependant, on peut s'​autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible. On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'​ordre du jour. Cependant, on peut s'​autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible.
  
 ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ====
-  * Les réunions du conseil d'​administration sont ouvertes à tous les adhérents+  * Les réunions du conseil d'​administration sont ouvertes à tous les adhérents, sauf pour les sujets confidentiels.
   * Les non membres du CA ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture, après les membres du CA.   * Les non membres du CA ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture, après les membres du CA.
-  * A priori, les non membres du CA n'​interviennent pas pendant le CA, sauf si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter ​un avis d'un observateur.+  * A priori, les non membres du CA n'​interviennent pas pendant le CA, sauf sur proposition de l'​animateur ou sur invitation du CAsi on sent qu'il y a un besoin de solliciter ​l'avis d'un observateur.
  
 ===== V. Autres observations ===== ===== V. Autres observations =====
 Inviter des personnes au CA est délicat: à bien réfléchir dorénavant avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'​intervention,​ etc... ​ Inviter des personnes au CA est délicat: à bien réfléchir dorénavant avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'​intervention,​ etc... ​
  
gouvernance/reunionca.1575362242.txt.gz · Dernière modification: 2019/12/03 09:37 par mariehelene