Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- habiter:gouvernancehabiter [2020/02/04 17:55] – [Commission Juridique] myriam_bodelle
+++ habiter:gouvernancehabiter [2020/07/04 17:31] – [A. Commission Architecture & Programmation] mariehelene
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   - Troisième étape: Plénière du 9 octobre 2019. World café où l'on enrichit les missions des commissions et où l'on identifie leurs référents. Il y a eu validation des référents mais pas des missions (des sujets pouvaient correspondre à différentes commissions, les démarches des commissions/priorités parmi les missions listées ne sont pas définies...)
   - Quatrième étape: Travail en commission pour synthétiser ses missions et relecture en plénière du 11 novembre 2019.
-  - Cinquième étape: A venir, validation des redevabilités des référents, actifs et soutien en plénière du 7 décembre 2019 après un travail préliminaire en commission.  - Liste numérotée
+  - Cinquième étape: Validation des redevabilités des commissions, référents, actifs et soutien en plénière du 7 décembre 2019 après un travail préliminaire en commission.
 Rq: Il peut y avoir des chantiers sur lesquels 2 commissions bossent ensemble, même si c'est une seule qui a la redevabilité.
-===== Les Rôles dans les Commissions =====
+===== I. Les redevabilités de Commissions et des Rôles dans les Commissions =====
+==== A. Redevabilités des Commissions ====
+  * REUNIONS: Les commissions organisent des réunions, les dates sont mises sur le calendrier et les compte-rendus sont diffusés.
+  * ACTIVITES: Les activités de la commission sont cohérentes par rapport au projet global - c’est-à-dire, transmission des besoins de prises de décision en plénière et prise en compte de ce qui est décidé en plénière.
+  * ORGANISATION INTERNE : Les nouveaux membres sont inclus, la prise en charge des tâches est suivie ainsi que l’évolution du positionnement des membres.
+  * PARTAGE D'INFORMATION: Les comptes-rendus et les dates des réunions de commission doivent apparaître dans la partie [[https://forum.tera.coop/c/commissions/architecture/17|“Commission Habiter”]](publique) du Forum de Tera. Pour le reste, c’est à la discrétion de chaque commission.
+==== B. Redevabilités des Rôles ====
+  * __Co-Référents__:
+     * Garants que les redevabilités de la commission soient accomplies - interlocuteurs de la plénière
+     * Les tâches dont ils sont garants peuvent être réparties entre les membres, au libre choix de la commission.
-Toutes les actions décrites ci-dessous sont conduites en coopération avec les membres de la commission.
+  * __Membre Actif__: s’engage à suivre le travail de la commission et à prendre en charge des tâches
+    * REUNIONS : Participe aux réunions et prévient de son absence, lit les comptes-rendus
+    * ACTIVITES : Prend en charge des actions
-**Référent**
+  * __Membre Soutien__: pas d’engagement, répond à des demandes, ou vient sur des activités ponctuelles
-  * garant de l'avancement de la commission, en cohérence avec le projet global et en particulier avec les décisions prises en plénières.
+    * REUNIONS: peut participer s’il peut/veut
-  * s'assurer que les tâches soient réparties et effectuées
+    * ACTIVITES: contribue ou prend des tâches ponctuelles dans la mesure de ses possibilités, pour des actions collectives ou sur sollicitation d’un référent/membre actif de la commission
-  * organise les réunions:
-            * trouve et communique une date, (au moins une entre chaque plénière), et un lieu, en favorisant la présence des membres souhaitant assister régulièrement Consulte les membres actifs et les soutiens.
-            * Traite les demandes de présence de membres extérieurs à la commission
-            * Propose un ordre du jour
-            * Envoie les invitations avec l'ordre du jour proposé
-            * Assure la distribution des rôles - animation, scribe, guetteur d'ambiance, gardien du temps, modérateur
-            * S'assure qu'un compte-rendu est rédigé et diffusé
-  * Garant de l'harmonie de la commission : garant du cadre de sécurité, veille à réduire les tensions entre les membres, fait attention à l'inclusion et l’expression de chacun des membres. Peut déléguer ce rôle ou demander du soutien. Fait de son mieux pour que les tâches soient réparties et effectuées
-  * Confirme le statut "actif "et "soutien" des membres
+{{:habiter:referent.jpg?direct&200|}}
+{{ :habiter:membre_actif.jpg?direct&200|}}
-**Membre actif**
-  * répond au sondage pour trouver les dates de réunion
-  * lit les comptes-rendus
-  * participe aux réunions de la commission et prévient de ses absences
-  * prend un rôle pendant la réunion
-  * prend des tâches et participe activement aux missions de la commission
-**Soutien**
-  * participe aux réunions s'il le peut
-  * contribue ou prend des tâches ponctuelles dans la mesure de ses possibilités, pour des actions collectives ou sur sollicitation d'un référent/membre actif de la commission
+===== II. Les COMMISSIONS =====
-===== Les Commissions =====
+==== A. Commission Architecture & Programmation ====
+{{ :habiter:tera70035.jpg?direct&200|}}
-==== Commission Architecture & Programmation ====
- {{ :habiter:tera3.jpg?direct&200 |}}
 **Missions**
   * Concevoir le programme
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 **Référents** : Pierre & Jigmé
-**Actifs** : Fred B. Nicolas
+**Actifs** : Fred B
-**Soutiens** : Vincent, Myriam, Sylvie, Philippe
+**Soutiens** : Sylvie, Philippe
-{{ :habiter:tera70035.jpg?direct&200 |}}
-====Commission Juridique====
+==== B. Commission Juridique====
 {{ :habiter:juridique.jpg?direct&200|}}
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 **Priorités :**
   * **1**
-       * Établissement promesse de vente / Relations avec le notaire
+       * Création de la SCIC du QRAL
-       * Métamorphose de l'association en SCIC: première réunion le 5 novembre
   * **2**
        * Rédaction du règlement intérieur en lien avec la commission Accueil intégration
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 **Dossiers suivants**
-   - La question de la charte est à discuter : clarifier  le besoin, faut-il une charte opposable ou pas ? {{ :habiter:pas_facile_d_etre_ecolo.jpg?direct&200|}}
+   - La question de la charte est à discuter : clarifier  le besoin, faut-il une charte opposable ou pas ?
    - Revenu d'autonomie: comment l'intégrer de l'écosystème Tera vers les Amis de Lustrac
    - Assurance, notamment pour mobilité et voiture en partage
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   * Valoriser le poste juridique via une rémunération ?
-**Coréférentes** : Myriam & Marie-Hélène - **Actifs** : Fred - **Soutiens** : Virginie, Philippe G., Pierre
+**Référente** : Marie-Hélène - **Actifs** : Fred - **Soutiens** : Virginie, Philippe G., Pierre
+==== C. Commission Communication et Relations Extérieures ====
+{{ :habiter:relations_presse.jpg?direct&200|}}
+**Missions**
+  * Connexion avec le territoire
+    * Expliciter la démarche de connexion avec le territoire (Répondre à la question: comment fait-on pour se connecter avec le territoire ?)
+    * Organiser et participer aux réunions avec le groupe de travail du conseil municipal de Trentels
+    * Créer le comité territorial de dialogue
+    * Organiser des rencontres avec les Habitants
+    * Prendre contact avec les associations/organismes de l'écosystème  et de la Communauté de communes
+  * Relations en dehors du territoire
+    * Contacts avec d'autres projets similaires (habitats partagés, quartiers ruraux, oasis, coopératives,etc...)
+  * Communication/Représentation
+    * Communication médias (en lien avec la commission communication de Tera)/ contacts avec les média
+    * Représentation auprès des Elus
+    * Faire des outils de communication
+        * Présentation du projet / Mettre à niveau et vulgariser le projet dans son ensemble
+        * Faire et utiliser une maquette/modélisation
+        * Organiser des visites guidées sur le lieu (quand il y aura des choses à montrer)
+    * Savoir expliquer le modèle économique (Lien avec la commission finances)
+  * Liens logistiques avec la commune
+    * Réservation des salles
+    * Gestion des clés maison des loisirs
+**Priorités**
+  * Les premières:
+    * Reprendre le travail avec la commune de Trentels suite aux élections
+    * Se familiariser avec le fonctionnement des collectivités locales
+  * Un peu plus tard
+    * Organisation de rencontres avec les Habitants --> après reprise du travail avec le conseil municipal et fin du confinement
+    * Créer le comité territorial de dialogue --> dès qu'on trouve le temps
+**Coréférentes** : Virginie & Marie-Hélène - **Actif** : Fred - **Soutiens** : Pierre & Sylvie
+==== D. Commission scientifique ====
+{{ :habiter:inventeur-de-scientifique-de-gosse-23987440.jpg?direct&100|}}
+**Missions**
+  * Coordination projet PRELE-HABITER (accompagnement par Patrice Vuidel / démarche Economie de la Fonctionnalité et de la Coopération):
+      * Lien entre Patrice et Amis de Lustrac pour définir le contenu de l'accompagnement, la fixation des dates, etc...
+      * Comptes-rendus, logistiques de journées, participation aux différentes réunions du projet PRELE
+      * Mise en place/ Réflexions sur le dispositif d'évaluation
+      * Relations avec Etudiants, Ecoles, Universités : point d'entrée des prises de contact
+      * Lien avec la commission conseil scientifique de TERA: participation à la préparation du conseil scientifique, rédaction de synthèses de l'année (janvier), appropriation des sorties du conseil scientifique
+      * A terme, organiser la formalisation et la transmission
+**Priorités**
+  * Coordination projet PRELE-HABITER (fixer prochaines dates et programme)
+//
+Mémoire des remarques faites le 9 octobre//
+- Vigilance sur les prérequis nécessaires pour cette commission [Remarque: c'est vrai pour toutes les commissions]
+- Indicateurs à déterminer par le groupe des Amis de Lustrac. Vigilance pour que les Amis de Lustrac participent au choix de ce qui sera évalué
+**Coréférents** : Marie-Hélène & Pierre - **Soutien** : Delphine
+==== E. Commission Finances ====
+{{ :habiter:entreprise-financements.jpg?direct&300|}}
+**Missions**:
+  * Gestion des Amis de Lustrac
+  * Etablissement du prévisionnel
+  * Etablissement des budgets
+  * Etablissement du plan de trésorerie
+  * Suivi et ajustement du prévisionnel, des budgets et du plan de trésorerie
+  * Gestion des documents comptables
+  * Saisie et numérisation des pièces comptables
+  * Transfert au comptable
+  * Préparation des rapports financiers (situations / AG)
+  * Contrôle de gestion
+  * Etablissement des situtations intermédiaires pour le conseil d'administration
+  * Exécution des dépenses (idem procédure TERA)
+  * Suivi comptes de trésorerie
+  * Relations partenariat
+  * Suivi comptable
+  * Suivi banque
+  * Suivi contributeurs - Investisseurs
+  * Suivi contributeurs - Donateurs
+  * Suivi Trésor public
+  * Suivi Fonds de dotation
+  * Recherche de financements
+  * Élaboration du business plan QRA
+  * Construction, réalisation de la stratégie de financement du QRA
+  * Information, sensibilisation, formation au modèle économique et financier de TERA
+**Priorités**
+  * Ouverture du compte en banque
+  * Mise en place de tous les fichiers de compta
+  * Construction des accords avec la coopérative OASIS
+  * Construction des accords avec les contributeurs-investisseurs
+  * Augmentation du capital de la SCI et approvisionnement des comptes courants
+  * 2020 Achat du Terrain
+  * 2020 Financement & viabilisation I/III, CERF, 1er habitat léger
+**Référent** : Fred - **Actif** : Pierre - **Soutien** : Marie-Hélène
+==== F. Commission communication interne ====
+ {{ :habiter:objectif_reunion.png?direct&200|}}
+**Missions**
+  *Mise au point et suivi des outils techniques de communication (cloud, listes mails, forum, agenda partagé, etc…)
+  * Mémoire, transmission de l’information (archiver relevés de décisions, etc…)
+  * Recherche et diffusions des dates de réunion communes à tous. Vérifier que les réunions sont bien indiquées sur le calendrier
+  * Formation aux outils de communication interne / vigilance sur leur utilisation
+**Priorités**
+  * Mise au point et suivi des outils techniques de communication (cloud, listes mails, forum, agenda partagé, etc…)
+  * Transmission des outils de communication interne
+  * Faire une proposition sur l'archivage des relevés de décision
+{{ :habiter:forum_tera.jpg?direct&200|}}
+Mémoire des remarques émises le 9 octobre:
+  * Un espace avec les relevés de décision de chaque commission --> prise en compte avec la proposition que les commissions diffusent sur le forum
+  * Trouver un espace pour définir le lieu et l'heure de toutes les réunions
+  * S'assurer que les commissions communiquent ce qu'elles font
+**Coréférent.e.s** : Marie-Hélène & Pierre - **Soutien** : Virginie
+==== G. Commission Vivre ensemble, relations interpersonnelles & système restauratif ====
+**Missions**
+  * Créer la charte du Quartier Rural Autonome (QRA) de Lustrac - priorité 1
+  * Définir le besoin d'une charte spécifique Lustrac, d'un règlement intérieur ou constitution, en complément de celles de Tera
+  * Définir quel est le bien-vivre ensemble ? (P1)
+  * Favoriser des relations de qualité par la mise en place de système (en relation avec la charte) -  "comment on fait pour prévenir et accompagner les conflits?"
+  * Soutenir la création de système de soutien
+  * Prévenir : disposer d'un système préventif (cercle de la paix, groupe de pratique type CNV, système de soutien...) organiser des cercles de la paix réguliers (chaque semaine) et des ateliers de communication (toutes les deux semaines (groupes de pratique CNV ?)
+  * Être ressource quand quelqu'un rencontre une difficulté avec le groupe ou avec des personnes: avoir quelqu'un à qui s'adresser. Donner de l'écoute
+  * Restaurer : disposer d'un système restauratif (gestion de conflits) qui répond à la question "comment on fait pour prévenir et accompagner les conflits?" - à clarifier en plénière
+  * Favoriser la cohésion sociale
+      * A la base : Comment on représente les habitants… organiser les plénières où l’on réfléchit au vivre ensemble entre habitants (par exemple : Lister les tâches qu’il y aura à faire et proposer à la commission intégration d’intégrer les futures tâches obligatoires…)
+      * Organiser du lien convivial au sein du collectif « Les Amis de Lustrac » : boire l'apéro, faire la fête, regarder des films, faire des animations, cafés citoyens
+      * Animation des réunions des habitants du quartier rural : faire traiter les thèmes de discussion (ceux regroupés en patate) - à clarifier en plénière (de quoi s'agit il ?)
+**Priorités**
+  * Créer la charte du Quartier Rural Autonome (QRA) de Lustrac
+  * Organiser les interviews de I de IOBREDIM
+**Actif** : Paulin\\
+**Soutien** : Sylvie, Virginie, Pierre, Delphine
+==== H. Commission Accueil-intégration ====
+Missions
+  * Accueillir les visiteurs et/ou futurs participants des Amis de Lustrac
+  * Répondre aux demandes (mail, téléphone, etc...)
+  * Faire et mettre à jour un fichier des contacts: https://agora.tera.coop/pad/p/ContactsHabiterLustrac
+  * Etre présent aux visites groupées pour répondre aux questions (articulation avec Lartel)
+  * Faire visiter le site de Lustrac (à la demande ou dans la foulée d'une visite groupée)
+  * Intégrer de nouveaux participants
+  * Construire un processus d''accueil et d'intégration à Lustrac selon les statuts
+  * S'assurer que le processus Accueil-Intégration de l'écosystème a été présenté, suivi et accepté
+  * Compléter les règles d’entrée et de sortie de l'écosystème pour les adapter aux différents statuts  de Lustrac (par ex. comment la sortie de quelqu'un impacte le projet ? adapter un trombinoscope à Lustrac, rendre visible les participants, officialiser les départs)
+  * Faire signer la constitution/charte/règlement intérieur spécifique à Lustrac
+  * Mettre au point un cadre d'engagement (présence, investissement, durée...) --> définir des critères pour être membre actif, membre actif habitant
+  * Réfléchir aux actions vis à vis des sympathisants qui soutiennent le projet (savoir répondre à la question "comment faire pour contribuer ?")
+  * Contrat de volontariat (reprendre ce qui est dans comm. juridique)
+**Priorités**
+  * Faire le point des demandes d'info en attente et y répondre (ne pas laisser les demandes sans réponses)
+  * Organiser le processus de visite du terrain de Lustrac, en articulation avec les visites groupées
+  * Construire et proposer un cadre pour différents catégories de membre et des parcours d'intégration et de sorties.
+**Membres actifs:** Armelle, Sylvie, Delphine \\
+**Soutiens:** Virginie (interlocutrice identifiée pendant les visites de Lartel), Marie-Hélène
+==== I. Commission Jeunes Personnes ====
+**Missions**
+  * Favoriser l’inclusion des jeunes personnes dans le groupe des Amis de Lustrac
+  * Favoriser la prise en compte des jeunes personnes lors des prises de décisions
+  * Questionner l’application des valeurs et de la charte de Tera pour les jeunes personnes
+  * Questionner les applications concrètes qui découlent des valeurs du projet (par ex : comment favoriser la CNV avec les enfants ?, comment sensibiliser aux violences éducatives ordinaires ?, de quoi les jeunes personnes ont besoin concrètement pour favoriser leur épanouissement personnel, leurs apprentissages…? etc…)
+  * Mener une réflexion sur les besoins des adultes qui s’occupent des enfants (sécurité physique et morale des enfants, soutien, occupations des enfants, solutions pour l’instruction…).
+  * Mettre en place des animations intergénérationnelles
+**Référentes:** Armelle & Delphine
+==== J. Conseil d'administration ====
+**Missions**  (non travaillées)
+    - Porter la responsabilité légale de l'association / légitime pour la représentation officielle
+    - Gérer les obligations légales et administratives (assurance, compte en banque, suivi prévisionnel/budget/trésorerie)
+**Membres**\\
+- Présidents: Virginie & Fred \\
+- Trésorier: Pierre\\
+- Simple membre: Marie-Hélène\\
+- Représentant de l'association Tera: Paul
+===== III. LES PLENIERES =====
+Des plénières rassemblant tous les membres actifs de l'association sont organisées tous les mois. Un [[habiter:reunionshabiter|cadre de sécurité]] a été validé pour le fonctionnement de ces plénières.
+**Etablissement des compte-rendus des plénières**
+  * Le secrétaire de séance prend et diffuse a minima le relevé de décisions. La prise de notes supplémentaires est à la discrétion des secrétaires de séance et reste accessible sur le pad pour les absents.
+  * Le compte-rendu est d’abord diffusé en privé, aux membres actifs des Amis de Lustrac
+  * Il est ensuite relayé dans la partie “commission Habiter” du forum si pas de retour sur 48h.
+  * Il n’est pour le moment pas sauvegardé sur le cloud au format word.
+**Les décisions prises en plénières** sont archivées par date sur une [[habiter:decisions|page du wiki]]. Le secrétaire de séance met à jour le wiki après la plénière en même temps qu’il publie le compte-rendu. Il intègre les éventuelles corrections qui lui sont demandées
+===== IV. LES PRISES DE DECISION =====
+==== A. QUELLES DECISIONS LES COMMISSIONS PEUVENT ELLES PRENDRE ? ====
+  * Les commissions peuvent prendre des décisions qui n’impactent qu’elles-mêmes
+  * Les Compte-rendus des commissions sont publiés sur le forum. Si quelqu’un y constate une décision qui a un impact et qui nécessite une discussion, il le signale
+  * Les décisions qui impactent au-delà d’une commission donnée sont validées en plénière, ou entre deux plénières selon un processus défini ci-dessous.
+==== B. PRISE DE DECISION ENTRE DEUX PLENIERES ====
+//Préambule : On parle ici de décisions qui engagent le projet et pour lequel il faut qu’aucun membre actif n’ait d’objection. On est donc sur une prise de décision au consentement//
+**Distinction entre deux types de décision** (c’est le porteur qui choisit)
+  * Type 1. Décision simple qui n’a pas besoin d’être enrichie par une discussion, et qui peut être facilement exposée dans un message écrit
+  * Type 2. Décision plus complexe, pas encore mature, et qui a besoin d’être nourrie par les avis des membres
+**
+Deux processus différents dans chaque cas**
+  * Type 1. Envoi d’un message clair sur le forum aux membres actifs qui expose bien la proposition, avec un délai raisonnable de réponse (3 jours).
+En l’absence d’objection ou de réactions dans le délai imparti, la décision est validée
+Si le besoin est vraiment plus urgent (par exemple, les gendarmes vont débarquer, on va faire faillite…), alors le porteur de proposition fait un mail, précise l’urgence, et passe plus rapidement aux coups de téléphone.
+  * Type 2. Organisation d’une réunion : le porteur de proposition fait un mail pour expliquer, et fait un sondage pour la réunion. Il n’hésite pas à prendre son téléphone pour fixer la date rapidement.
+Le cadre de sécurité de ces réunions est le même que pour les plénières (mode de prise de décision au consentement, les absents peuvent faire passer leur avis, etc…)