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habiter:gouvernancehabiter

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habiter:gouvernancehabiter [2020/04/16 09:47] – [A. Redevabilités des Commissions] mariehelenehabiter:gouvernancehabiter [2021/10/15 10:54] (Version actuelle) – [Les constituants de la gouvernance et de l'organisation des Amis de Lustrac] mariehelene
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-{{ :habiter:trombinoscope_commissions_amis_de_lustrac.jpg?direct&400 |}}+{{ :habiter:organigramme-octobre2021-image.jpg?direct&400 |}}
  
-//Historique du Travail//+//Historique du Travail de définition des commissions//
  
   - Première étape: Définition de commissions début septembre 2019 en week-end d'accompagnement par Frédéric Jozon (Hab-Fab), d'après les éléments/chantiers/structures identifiés par chacun   - Première étape: Définition de commissions début septembre 2019 en week-end d'accompagnement par Frédéric Jozon (Hab-Fab), d'après les éléments/chantiers/structures identifiés par chacun
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 Rq: Il peut y avoir des chantiers sur lesquels 2 commissions bossent ensemble, même si c'est une seule qui a la redevabilité. Rq: Il peut y avoir des chantiers sur lesquels 2 commissions bossent ensemble, même si c'est une seule qui a la redevabilité.
-===== I. Les redevabilités de Commissions et des Rôles dans les Commissions =====+ 
 +<WRAP center round important 80%> 
 +Attention: Pas de mise à jour depuis le printemps 2021. L'existence des commissions reste encore actuelle, mais pas le détail des chantiers en cours... 
 +</WRAP> 
 + 
 + 
 +===== I. Les documents de cadrage ===== 
 +  * La [[https://agora.tera.coop/cloud/s/J2s659sX9AQwtid|charte des Habitants expérimentateurs]], validée en février 2021 
 +  * Le [[https://agora.tera.coop/cloud/s/2FmoXPf2siz4Ncq|processus d'intégration]] dans l'association des Amis de Lustrac, validé en mai 2020 
 +  * Le [[https://agora.tera.coop/cloud/s/xRSt7RJ4oZdMF9C|processus d'exclusion]] des Amis de Lustrac, validé en février 2020 
 + 
 +===== II. Les redevabilités de Commissions et des Rôles dans les Commissions =====
 ==== A. Redevabilités des Commissions ==== ==== A. Redevabilités des Commissions ====
   * REUNIONS: Les commissions organisent des réunions, les dates sont mises sur le calendrier et les compte-rendus sont diffusés.   * REUNIONS: Les commissions organisent des réunions, les dates sont mises sur le calendrier et les compte-rendus sont diffusés.
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-===== II. Les COMMISSIONS =====+===== III. Les COMMISSIONS =====
  
 ==== A. Commission Architecture & Programmation ==== ==== A. Commission Architecture & Programmation ====
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 **Fonctionnement** : comment intégrer les appuis ponctuels dans le fonctionnement de cette commission ? **Fonctionnement** : comment intégrer les appuis ponctuels dans le fonctionnement de cette commission ?
-Rq: priorité du point de vue de Pierre = Mise en œuvre du CERF et achat du terrain. Dans l'immédiat, peu de travail sur le quartier dans son ensemble. 
  
-**Référents** : Pierre & Jigmé +**Référents** : Fred & Jigmé 
-**Actifs** : Fred B. Nicolas+**Actifs** : Joël, Cristiam
 **Soutiens** : Sylvie, Philippe **Soutiens** : Sylvie, Philippe
  
-==== B. Commission Juridique====+==== B. Commission Juridique (fusionnée avec Finances) ====
 {{ :habiter:juridique.jpg?direct&200|}} {{ :habiter:juridique.jpg?direct&200|}}
  
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 **Priorités :**  **Priorités :** 
   * **1**   * **1**
-       Établissement promesse de vente / Relations avec le notaire +       Création de la SCIC du QRAL
-       * Métamorphose de l'association en SCIC: première réunion le 5 novembre+
   * **2**   * **2**
        * Rédaction du règlement intérieur en lien avec la commission Accueil intégration         * Rédaction du règlement intérieur en lien avec la commission Accueil intégration 
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   * Valoriser le poste juridique via une rémunération ?   * Valoriser le poste juridique via une rémunération ?
  
-**Référente** : Marie-Hélène - **Actifs** : Fred - **Soutiens** : Virginie, Philippe G., Pierre+**Référent** : Fred - **Actifs** Joël  - **Soutiens** : Armelle, Marie-Hélène, Virginie, Philippe G.
  
  
-==== C. Commission Communication et Relations Extérieures ====+==== C. Commission Finances ==== 
 +{{ :habiter:entreprise-financements.jpg?direct&300|}} 
 +**Missions**: 
 +  * Gestion des Amis de Lustrac 
 +  * Etablissement du prévisionnel       
 +  * Etablissement des budgets 
 +  * Etablissement du plan de trésorerie 
 +  * Suivi et ajustement du prévisionnel, des budgets et du plan de trésorerie 
 +  * Gestion des documents comptables 
 +  * Saisie et numérisation des pièces comptables 
 +  * Transfert au comptable 
 +  * Préparation des rapports financiers (situations / AG) 
 +  * Contrôle de gestion 
 +  * Etablissement des situtations intermédiaires pour le conseil d'administration 
 +  * Exécution des dépenses (idem procédure TERA) 
 +  * Suivi comptes de trésorerie 
 +  * Relations partenariat 
 +  * Suivi comptable 
 +  * Suivi banque 
 +  * Suivi contributeurs - Investisseurs 
 +  * Suivi contributeurs - Donateurs 
 +  * Suivi Trésor public 
 +  * Suivi Fonds de dotation 
 +  * Recherche de financements 
 +  * Élaboration du business plan QRA 
 +  * Construction, réalisation de la stratégie de financement du QRA 
 +  * Information, sensibilisation, formation au modèle économique et financier de TERA 
 + 
 + 
 +**Priorités** 
 +  * Mise en place de tous les fichiers de compta 
 +  * Construction des accords avec la coopérative OASIS 
 +  * Construction des accords avec les contributeurs-investisseurs 
 +  * Augmentation du capital de la SCI et approvisionnement des comptes courants 
 +  * 2020 Financement & viabilisation I/III, CERF, 1er habitat léger 
 + 
 +**Référent** : Fred - **Actif** : Joël - **Soutien** : Marie-Hélène 
 + 
 + 
 + 
 +==== D. Commission Communication et Relations Extérieures ====
  
 {{ :habiter:relations_presse.jpg?direct&200|}} {{ :habiter:relations_presse.jpg?direct&200|}}
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   * Les premières:   * Les premières:
-    * Reprendre le travail avec la commune de Trentels suite aux élections+    * Reprendre le travail avec la commune de Trentels 
     * Se familiariser avec le fonctionnement des collectivités locales     * Se familiariser avec le fonctionnement des collectivités locales
   * Un peu plus tard   * Un peu plus tard
-    * Organisation de rencontres avec les Habitants --> après reprise du travail avec le conseil municipal et fin du confinement+    * Organisation de rencontres avec les Habitants --> après réamorçage avec le conseil municipal
     * Créer le comité territorial de dialogue --> dès qu'on trouve le temps     * Créer le comité territorial de dialogue --> dès qu'on trouve le temps
  
-**Coréférentes** : Virginie & Marie-Hélène - **Actif** : Fred - **Soutiens** : Pierre & Sylvie+**Coréférentes** : Virginie & Marie-Hélène - **Actif** : Fred - **Soutiens** : Sylvie
  
  
  
-==== D. Commission scientifique ====+==== E. Commission scientifique ====
  
 {{ :habiter:inventeur-de-scientifique-de-gosse-23987440.jpg?direct&100|}} {{ :habiter:inventeur-de-scientifique-de-gosse-23987440.jpg?direct&100|}}
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 - Indicateurs à déterminer par le groupe des Amis de Lustrac. Vigilance pour que les Amis de Lustrac participent au choix de ce qui sera évalué - Indicateurs à déterminer par le groupe des Amis de Lustrac. Vigilance pour que les Amis de Lustrac participent au choix de ce qui sera évalué
  
-**Coréférents** : Marie-Hélène & Pierre - **Soutien** : Delphine +**Référente** : Marie-Hélène
- +
- +
- +
-==== E. Commission Finances ==== +
-{{ :habiter:entreprise-financements.jpg?direct&300|}} +
-**Missions**: +
-  * Gestion des Amis de Lustrac +
-  * Etablissement du prévisionnel       +
-  * Etablissement des budgets +
-  * Etablissement du plan de trésorerie +
-  * Suivi et ajustement du prévisionnel, des budgets et du plan de trésorerie +
-  * Gestion des documents comptables +
-  * Saisie et numérisation des pièces comptables +
-  * Transfert au comptable +
-  * Préparation des rapports financiers (situations / AG) +
-  * Contrôle de gestion +
-  * Etablissement des situtations intermédiaires pour le conseil d'administration +
-  * Exécution des dépenses (idem procédure TERA) +
-  * Suivi comptes de trésorerie +
-  * Relations partenariat +
-  * Suivi comptable +
-  * Suivi banque +
-  * Suivi contributeurs - Investisseurs +
-  * Suivi contributeurs - Donateurs +
-  * Suivi Trésor public +
-  * Suivi Fonds de dotation +
-  * Recherche de financements +
-  * Élaboration du business plan QRA +
-  * Construction, réalisation de la stratégie de financement du QRA +
-  * Information, sensibilisation, formation au modèle économique et financier de TERA +
- +
- +
-**Priorités** +
-  * Ouverture du compte en banque +
-  * Mise en place de tous les fichiers de compta +
-  * Construction des accords avec la coopérative OASIS +
-  * Construction des accords avec les contributeurs-investisseurs +
-  * Augmentation du capital de la SCI et approvisionnement des comptes courants +
-  * 2020 Achat du Terrain +
-  * 2020 Financement & viabilisation I/III, CERF, 1er habitat léger +
- +
-**Référent** : Fred - **Actif** : Pierre - **Soutien** : Marie-Hélène+
  
  
Ligne 208: Ligne 215:
   * Mémoire, transmission de l’information (archiver relevés de décisions, etc…)    * Mémoire, transmission de l’information (archiver relevés de décisions, etc…) 
   * Recherche et diffusions des dates de réunion communes à tous. Vérifier que les réunions sont bien indiquées sur le calendrier   * Recherche et diffusions des dates de réunion communes à tous. Vérifier que les réunions sont bien indiquées sur le calendrier
-  * Formation aux outils de communication interne / vigilance sur leur utilisation+  * Formation aux outils de communication interne / suivi de leur utilisation. Voir [[habiter:comminterne|ce wiki]] (en chantier) qui répertorie ces outils et leur cadre d'utilisation.
  
 **Priorités** **Priorités**
   * Mise au point et suivi des outils techniques de communication (cloud, listes mails, forum, agenda partagé, etc…)   * Mise au point et suivi des outils techniques de communication (cloud, listes mails, forum, agenda partagé, etc…)
-  * Transmission des outils de communication interne +
-  * Faire une proposition sur l'archivage des relevés de décision+
 {{ :habiter:forum_tera.jpg?direct&200|}} {{ :habiter:forum_tera.jpg?direct&200|}}
-Mémoire des remarques émises le 9 octobre: +//Mémoire des remarques émises le 9 octobre 2019 et non encore traitées: S'assurer que les commissions communiquent ce qu'elles font//
-  * Un espace avec les relevés de décision de chaque commission --> prise en compte avec la proposition que les commissions diffusent sur le forum +
-  * Trouver un espace pour définir le lieu et l'heure de toutes les réunions +
-  * S'assurer que les commissions communiquent ce qu'elles font+
  
-**Coréférent.e.s** : Marie-Hélène & Pierre - **Soutien** : Virginie+**Coréférent.e.s** : Marie-Hélène - **Soutien** : Paulin, Sylvie
  
 ==== G. Commission Vivre ensemble, relations interpersonnelles & système restauratif ==== ==== G. Commission Vivre ensemble, relations interpersonnelles & système restauratif ====
  
 **Missions** **Missions**
-  * Créer la charte du Quartier Rural Autonome (QRA) de Lustrac - priorité 1 
-  * Définir le besoin d'une charte spécifique Lustrac, d'un règlement intérieur ou constitution, en complément de celles de Tera 
   * Définir quel est le bien-vivre ensemble ? (P1)   * Définir quel est le bien-vivre ensemble ? (P1)
-  * Préciser les notions d'espace commun/privé/public  
  
   * Favoriser des relations de qualité par la mise en place de système (en relation avec la charte) -  "comment on fait pour prévenir et accompagner les conflits?"   * Favoriser des relations de qualité par la mise en place de système (en relation avec la charte) -  "comment on fait pour prévenir et accompagner les conflits?"
Ligne 234: Ligne 234:
   * Prévenir : disposer d'un système préventif (cercle de la paix, groupe de pratique type CNV, système de soutien...) organiser des cercles de la paix réguliers (chaque semaine) et des ateliers de communication (toutes les deux semaines (groupes de pratique CNV ?)   * Prévenir : disposer d'un système préventif (cercle de la paix, groupe de pratique type CNV, système de soutien...) organiser des cercles de la paix réguliers (chaque semaine) et des ateliers de communication (toutes les deux semaines (groupes de pratique CNV ?)
   * Être ressource quand quelqu'un rencontre une difficulté avec le groupe ou avec des personnes: avoir quelqu'un à qui s'adresser. Donner de l'écoute   * Être ressource quand quelqu'un rencontre une difficulté avec le groupe ou avec des personnes: avoir quelqu'un à qui s'adresser. Donner de l'écoute
-  * Organiser des REX 
   * Restaurer : disposer d'un système restauratif (gestion de conflits) qui répond à la question "comment on fait pour prévenir et accompagner les conflits?" - à clarifier en plénière   * Restaurer : disposer d'un système restauratif (gestion de conflits) qui répond à la question "comment on fait pour prévenir et accompagner les conflits?" - à clarifier en plénière
  
Ligne 243: Ligne 242:
  
 **Priorités** **Priorités**
-  * Créer la charte du Quartier Rural Autonome (QRA) de Lustrac +  * Créer un système de gestion des conflits
-  * Définir le "bien vivre ensemble"+
  
  
-**Actif** : Paulin\\ +**Actif** : Paulin, Marie-Hélène, Marie\\ 
-**Soutien** : Sylvie, Virginie, Pierre, Nicolas, Delphine+**Soutien** : Frédéric J
  
  
Ligne 271: Ligne 269:
   * Faire le point des demandes d'info en attente et y répondre (ne pas laisser les demandes sans réponses)   * Faire le point des demandes d'info en attente et y répondre (ne pas laisser les demandes sans réponses)
   * Organiser le processus de visite du terrain de Lustrac, en articulation avec les visites groupées   * Organiser le processus de visite du terrain de Lustrac, en articulation avec les visites groupées
-  * Construire et proposer un cadre pour différents catégories de membre et des parcours d'intégration et de sorties. 
  
 **Membres actifs:** Armelle, Sylvie, Delphine \\ **Membres actifs:** Armelle, Sylvie, Delphine \\
-**Soutiens:** Virginie (interlocutrice identifiée pendant les visites de Lartel), Marie-Hélène+**Soutiens:** Virginie, Marie-Hélène
 ==== I. Commission Jeunes Personnes ==== ==== I. Commission Jeunes Personnes ====
 **Missions** **Missions**
Ligne 285: Ligne 282:
  
 **Référentes:** Armelle & Delphine **Référentes:** Armelle & Delphine
 +**Actif**: Marie
 ==== J. Conseil d'administration ==== ==== J. Conseil d'administration ====
 **Missions**  (non travaillées) **Missions**  (non travaillées)
Ligne 291: Ligne 289:
  
 **Membres**\\ **Membres**\\
-Présidents: Virginie & Fred \\ +Présidente: Virginie\\ 
-- Trésorier: Pierre\\ +- Trésorier: Fred\\ 
-- Simple membre: Marie-Hélène\\ +- Secrétaire: Sylvie\\ 
-- Représentant de l'association Tera: Paul +- Simple membre: Marie-Hélène (réprésentante association TERA)\\ 
- +===== IV. LES PLENIERES =====
-===== III. LES PLENIERES =====+
 Des plénières rassemblant tous les membres actifs de l'association sont organisées tous les mois. Un [[habiter:reunionshabiter|cadre de sécurité]] a été validé pour le fonctionnement de ces plénières. Des plénières rassemblant tous les membres actifs de l'association sont organisées tous les mois. Un [[habiter:reunionshabiter|cadre de sécurité]] a été validé pour le fonctionnement de ces plénières.
  
Ligne 307: Ligne 304:
 **Les décisions prises en plénières** sont archivées par date sur une [[habiter:decisions|page du wiki]]. Le secrétaire de séance met à jour le wiki après la plénière en même temps qu’il publie le compte-rendu. Il intègre les éventuelles corrections qui lui sont demandées **Les décisions prises en plénières** sont archivées par date sur une [[habiter:decisions|page du wiki]]. Le secrétaire de séance met à jour le wiki après la plénière en même temps qu’il publie le compte-rendu. Il intègre les éventuelles corrections qui lui sont demandées
  
 +===== V. LES PRISES DE DECISION =====
 +
 +==== A. QUELLES DECISIONS LES COMMISSIONS PEUVENT ELLES PRENDRE ? ====
 +
 +  * Les commissions peuvent prendre des décisions qui n’impactent qu’elles-mêmes
 +  * Les Compte-rendus des commissions sont publiés sur le forum. Si quelqu’un y constate une décision qui a un impact et qui nécessite une discussion, il le signale
 +  * Les décisions qui impactent au-delà d’une commission donnée sont validées en plénière, ou entre deux plénières selon un processus défini ci-dessous.
 +
 +==== B. PRISE DE DECISION ENTRE DEUX PLENIERES ====
 +//Préambule : On parle ici de décisions qui engagent le projet et pour lequel il faut qu’aucun membre actif n’ait d’objection. On est donc sur une prise de décision au consentement//
 +
 +**Distinction entre deux types de décision** (c’est le porteur qui choisit)
 +
 +  * Type 1. Décision simple qui n’a pas besoin d’être enrichie par une discussion, et qui peut être facilement exposée dans un message écrit
 +  * Type 2. Décision plus complexe, pas encore mature, et qui a besoin d’être nourrie par les avis des membres
 +**
 +Deux processus différents dans chaque cas**
 +
 +  * Type 1. Envoi d’un message clair sur le forum aux membres actifs qui expose bien la proposition, avec un délai raisonnable de réponse (3 jours).
 +En l’absence d’objection ou de réactions dans le délai imparti, la décision est validée
 +Si le besoin est vraiment plus urgent (par exemple, les gendarmes vont débarquer, on va faire faillite…), alors le porteur de proposition fait un mail, précise l’urgence, et passe plus rapidement aux coups de téléphone.
 +
 +  * Type 2. Organisation d’une réunion : le porteur de proposition fait un mail pour expliquer, et fait un sondage pour la réunion. Il n’hésite pas à prendre son téléphone pour fixer la date rapidement.
 +Le cadre de sécurité de ces réunions est le même que pour les plénières (mode de prise de décision au consentement, les absents peuvent faire passer leur avis, etc…)
habiter/gouvernancehabiter.1587023271.txt.gz · Dernière modification : 2020/04/16 09:47 de mariehelene

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