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habiter:reunionshabiter

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habiter:reunionshabiter [2019/12/04 17:24] – [V. Autres observations] mariehelenehabiter:reunionshabiter [2020/04/13 12:56] – [II. Processus de prise de décision] mariehelene
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 ====== Les Réunions des Amis de Lustrac ====== ====== Les Réunions des Amis de Lustrac ======
  
-Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après deux réunions, en octobre et novembre 2019, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:reunionca|Conseil d'administration de Tera]]. Voir l'historique à la fin.+Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation, déroulement, etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après plusieurs réunions, entre octobre 2019 et avril 2020, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:reunionca|Conseil d'administration de Tera]]. Il a été validé le 11 avril 2020. Voir [[#ANNEXE:_historique_de_la_construction_de_ce cadre|l'historique]] à la fin.
  
-===== PREAMBULE: Le cadre de sécurité =====+===== 0. Préambule: Le cadre de sécurité =====
 //Ce préambule pose les grands principes favorisant de bonnes conditions de réunion. Ils pourraient être écrits sur un panneau et affichés dans l'espace de réunion.// //Ce préambule pose les grands principes favorisant de bonnes conditions de réunion. Ils pourraient être écrits sur un panneau et affichés dans l'espace de réunion.//
  
-  * __Qualité de présence__: Venir en réunion avec responsabilité, en conscience, avec l'intention d'y mettre son attention et de contribuer à la dynamique +  * Qualité de présence 
-  * __Respect du cadre__: S'imprégner du mode de fonctionnement qui a été défini, et veiller à le prendre en compte. En accepter des écarts, mais ne pas hésiter à exprimer avec délicatesse si ceux-ci nous dérangent. Réciproquement, savoir accueillir les remarques par rapport au non respect du cadre. Soutenir les personnes qui ont pris la responsabilité des rôles (animation, modération, ...).  +  * Respect du cadre 
-  * __Ecoute__ :  Accueillir la parole de l'autre, ne pas l'interrompre et chercher à comprendre avant de réagir +  * Écoute 
-  * __Prise de parole__ : S'exprimer avec bienveillance, en ayant conscience de son temps de parole et du temps de réunion qui s'écoule, veiller à parler pour contribuer (éviter les digressions, de se répéter, de répéter ce qui a déjà été dit) +  * Prise de parole consciente de son impact 
-  * __Souveraineté__: Prendre la responsabilité de ses prises de parole et de ses non prises de parole (qu'il s'agisse de partage, de demande d'explications, d'expression de désaccords), de ses émotions, de son bien-être et de ses limites (ne pas hésiter à s'absenter ou à faire des demandes en cas de besoin)+  * Souveraineté 
 + 
 +Le document ayant collecté les différentes étapes et prises de parole sur les besoins sera conservé pour affinage dans le futur. 
 ===== I. Nature de la réunion ===== ===== I. Nature de la réunion =====
 //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?// //Pourquoi nous réunissons-nous ? A quoi nous servent ces réunions ?//
  
-  * Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question et ne pouvant être résolu dans les commissions ou groupes de travail. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. +  * Espace de **pédagogie** : des sujets nécessitent d'être clarifiés et expliqués avant validation pour un consentement éclairé 
-  * Espace de **prises de décision**/de validation : des sujets ont été travaillés (sujets qui peuvent avoir été discutés à une précédente plénière, travaillés par un groupe de travail, etc…), et le temps est maintenant de finaliser, valider. +  * Espace de "**partage de problématiques**" : quelqu'un amène un sujet pas encore "finalisé", partage des informations qui posent question et ne pouvant être résolues dans les commissions ou groupes de travail. Des conclusions peuvent être tirées, par exemple sur des chantiers qu'il faudrait ouvrir, sur la création d'un groupe de travail, etc.. 
-  * **Suivi (rapide) des commissions**. Il s'agit de faire un retour du travail des différentes commissions (difficultés, besoin de soutien, avancées...). +  * Espace de **prises de décision/de validation** : des sujets ont été travaillés en amont (sujets qui peuvent avoir été discutés à une précédente plénière, travaillés par un groupe de travail, etc…), et le temps est maintenant de finaliser, valider. 
 +  * **Suivi des commissions**. Il s'agit de faire un retour du travail des différentes commissions (difficultés, besoin de soutien, avancées...). 
  
 __Implication pour le déroulement__ __Implication pour le déroulement__
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 Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en Plénières les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\ Même si à l'échelle de Tera, le processus de décision est la sollicitation d'avis, nous prenons en Plénières les **décisions au consentement**, en lui conservant toutes ses étapes (même si un sujet est amené pour une prise de décision, on prendra un temps pour vérifier s'il y a besoin ou non de continuer à nourrir le centre - voir explications sur le processus ci-dessous).\\
 Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\ Pour les décisions qui semblent moins impactantes, on pourra d'abord vérifier s'il y a consensus, et ne dérouler le processus du consentement que si un besoin d'approfondissement est ressenti (et formulé).\\
-Nous testons pendant mois (jusqu'à mars 2020) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage.+Nous testons pendant 12 mois (jusqu'à septembre 2020) de ne pas proposer de passage au vote en cas de blocage. Nous nous autoriserons à y revenir si l'on constate des situations de blocage. 
 + 
 +__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une [[https://agora.tera.coop/cloud/s/QiL8MxBM7D95Bon|présentation détaillée ici]] et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://www.youtube.com/watch?v=ft250ZfbsGI): 
  
-__Pour info__: Les étapes du processus de prise de décision au consentement (voir une présentation détaillée ici: http://www.athentransition.be/articles/la-prise-de-decision-par-consentement/, et une vidéo là pour mieux comprendre la philosophie : https://www.youtube.com/watch?v=ft250ZfbsGI):  
   * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière).   * "Nourrir le centre" (qui consiste à débattre, amener de la matière).
   * Enoncé d'une proposition   * Enoncé d'une proposition
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   * Réactions à la proposition   * Réactions à la proposition
   * Amendement: en fonction des réactions, le porteur de la proposition peut faire des modifications à sa proposition   * Amendement: en fonction des réactions, le porteur de la proposition peut faire des modifications à sa proposition
-  * Tour d'objections et travail sur les objections +  * Tour d'objections et travail sur les objections. C'est la personne qui a posé l'objection qui décide si elle retire son objection ou pas. 
-  * Validation ... ou pas si des objections doivent être traitées en dehors du CA+  * Validation ... ou pas si des objections doivent être traitées en dehors de la plénière
  
 ===== III. Créneaux de réunion ===== ===== III. Créneaux de réunion =====
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 ===== IV. Préparation de la réunion ===== ===== IV. Préparation de la réunion =====
   * Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter.   * Les personnes désignées pour animer la réunion à venir (animateurs) envoient en amont un message pour recueillir les propositions de sujets pour l'ordre du jour. Les personnes qui amènent un sujet précisent sa catégorie (besoin d'une décision, information, etc… voir plus haut…), et estiment le temps nécessaire pour le traiter.
-  * Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment de préparer le CA et aux absents de donner leur avis en amont (si les personnes qui proposent un sujet veulent avoir les avis des absents, elles le préciseront).  +  * Les animateurs priorisent ensuite les sujets pour faire une proposition d'ordre du jour. Cela permet notamment à chacun de préparer la plénière et aux absents de donner leur avis en amont. 
-  * Chacun est invité à préparer le conseil d'administration (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion.+  * Chacun est invité à préparer les plénières (lecture des CR des réunions précédentes si on a été absent, relectures de documents, réactions si nécessaires), à la mesure de son temps disponible, pour optimiser le temps passé en réunion et le fonctionnement de l'intelligence collective. Cependant, si certains n'ont pas pu le faire, un temps pourra être pris d'explications pendant la réunion. Chacun est invité à prendre conscience de l'impact positif que peut avoir un temps, même court, consacré à la préparation de la réunion
 +  * Les absents sont invités à donner leur avis en amont. La plénière s'efforcera de prendre en compte cet avis. Si un absent est en désaccord avec une décision, il a une semaine pour le signaler et il pourra la remettre à l'ordre du jour d'une plénière suivante, ou bien la proposition pourra faire l'objet d'une prise de décision entre deux plénières.
 ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== ===== V. Règles de fonctionnement en réunion =====
 ==== Rôles ==== ==== Rôles ====
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 - Un tableau ("parking") peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\ - Un tableau ("parking") peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\
 ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ====
-  * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents +  * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents des Amis de Lustrac et de Tera. 
-  * Les non membres de la commission (pour les réunions de commission) ou les non membres actifs de l'association (pour les plénières) sont accueillis en tant qu'observateurs. Ils ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture. +  * Les non membres actifs de l'association sont accueillis en tant qu'observateurs. Ils ne participent qu'au tour météo et au tour de clôture. 
   * A priori, les non membres actifs n'interviennent pas pendant la réunion, sauf si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur.   * A priori, les non membres actifs n'interviennent pas pendant la réunion, sauf si évidemment, on sent qu'il y a un besoin de solliciter un avis d'un observateur.
-  * Si quelqu'un souhaite inviter des observateurs,  il en avertit le groupe en amont, et vérifie qu'il n'y a pas de problème +  * Si quelqu'un souhaite inviter des observateurs, il en avertit le groupe en amont, et vérifie qu'il n'y a pas de problème 
-===== V. Autres observations =====+  * Les plénières sont accessibles en ligne pendant une semaine pour les absents. 
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 +//Att: [Réfléchir au positionnement dans la salle des observateurs: dans le cercle ou bien à l'extérieur]// 
 +===== VI. Autres observations =====
 Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'intervention, etc... Ne pas perdre l'intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques). Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'intervention, etc... Ne pas perdre l'intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques).
  
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 __Troisième étape__: Pierre et MH préparent une version adaptée du wiki du CA de Tera, et rédigent une proposition de préambule avec les grands principes d'une bonne réunion, en reprenant ce qui a été dit lors du tour de parole du 9 octobre. __Troisième étape__: Pierre et MH préparent une version adaptée du wiki du CA de Tera, et rédigent une proposition de préambule avec les grands principes d'une bonne réunion, en reprenant ce qui a été dit lors du tour de parole du 9 octobre.
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 +__Quatrième étape__: Amendement du préambule en plénière du samedi 7 décembre.
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 +__Cinquième étape__: Validation du 1er paragraphe "Nature des réunions" en plénière du 16 janvier 2020.
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 +__Sixième étape__ : Validation de l'ensemble du cadre de sécurité le 11 Avril 2020
  
  
habiter/reunionshabiter.txt · Dernière modification : 2023/10/31 11:32 de mariehelene

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