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habiter:reunionshabiter

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habiter:reunionshabiter [2020/04/13 12:56]
mariehelene [II. Processus de prise de décision]
habiter:reunionshabiter [2020/11/27 18:21] (Version actuelle)
mariehelene [Déroulement]
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 ====== Les Réunions des Amis de Lustrac ====== ====== Les Réunions des Amis de Lustrac ======
  
-Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation,​ déroulement,​ etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après plusieurs réunions, entre octobre 2019 et avril 2020, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:​reunionca|Conseil d'​administration de Tera]]. Il a été validé le 11 avril 2020. Voir [[#​ANNEXE:​_historique_de_la_construction_de_ce cadre|l'​historique]] à la fin.+Cette page présente le mode de fonctionnement des réunions des Amis de Lustrac, principalement de ses plénières (préparation,​ déroulement,​ etc...). Ce mode de fonctionnement a été élaboré après plusieurs réunions, entre octobre 2019 et avril 2020, et en nous inspirant du mode de fonctionnement qui avait été défini pour le [[gouvernance:​reunionca|Conseil d'​administration de Tera]]. Il a été **validé le 11 avril 2020**. Voir [[#​ANNEXE:​_historique_de_la_construction_de_ce cadre|l'​historique]] à la fin.
  
 ===== 0. Préambule: Le cadre de sécurité ===== ===== 0. Préambule: Le cadre de sécurité =====
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 ===== V. Règles de fonctionnement en réunion ===== ===== V. Règles de fonctionnement en réunion =====
 ==== Rôles ==== ==== Rôles ====
-  * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'​ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'​assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'​écoulement du temps, propose des réajustements dans l'​ordre du jour.)+  * Animateur: Prépare la réunion (envoi de propositions d'​ordre du jour), garant du processus en réunion (suit dans quelle phase on est, s'​assure qu'on avance, est averti par le gardien du temps de l'​écoulement du temps, propose des réajustements dans l'​ordre du jour.) ([[habiter:​checklist|Voir la checklist]])
   * Modérateur:​ Prend les tours de parole, avec possibilité de "​réponses directes"​ (avec un geste approprié voir ci-dessous) pour laisser des moments d'​interactions créatrices.   * Modérateur:​ Prend les tours de parole, avec possibilité de "​réponses directes"​ (avec un geste approprié voir ci-dessous) pour laisser des moments d'​interactions créatrices.
-  * Secrétaire:​ Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et le groupe Habiter dans son ensemble. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'​abord valider le CR par les présents avant de diffuser le relevé de décisions dans le groupe adhérents du forum. Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "​pause"​ entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'​il-elle a bien compris et pris note de l'​essentiel.+  * Secrétaire:​ Prend les notes avec essentiellement les conclusions de chaque point, et des décisions. Produit un compte-rendu avec les conclusions de la réunion exprimées de façon suffisamment claires et explicites, notamment pour les absents et le groupe Habiter dans son ensemble. [En bonus, il peut noter plus de trucs, mais ça demande un énorme boulot de le rendre ensuite intelligible aux autres]. Fait d'​abord valider le CR par les présents avant de diffuser le relevé de décisions dans le groupe adhérents du forum. Après validation du compte-rendu,​ il complète le relevé de décision (voir aussi plus bas pour détails). Pour faciliter la prise de notes, on peut faire une "​pause"​ entre chaque sujet, où le secrétaire vérifie qu'​il-elle a bien compris et pris note de l'​essentiel.
   * Gardien du temps: Suit le temps écoulé et en avertit l'​animateur. Lui, ou l'​animateur peuvent proposer au groupe une prolongation du temps dédié à un sujet.   * Gardien du temps: Suit le temps écoulé et en avertit l'​animateur. Lui, ou l'​animateur peuvent proposer au groupe une prolongation du temps dédié à un sujet.
   * Guetteur d'​ambiance:​ Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'​écoute,​ de la tension ou une émotion qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence   * Guetteur d'​ambiance:​ Fait un signe s'il sent une baisse de la qualité d'​écoute,​ de la tension ou une émotion qui nuit au travail collectif. Chacun prend alors quelques secondes de silence
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 - L'​animateur est décidé d'une réunion à l'​autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'​animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\ - L'​animateur est décidé d'une réunion à l'​autre (il a un rôle de préparation). Il peut s'agir d'un binôme, notamment pour faciliter à de nouvelles personnes de prendre l'​animation. Les autres rôles sont décidés en début de réunion. \\
 - Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'​un a déjà dit...) ; s'​arrêter de parler quand retentit le gong \\ - Rappeler en début de réunion que les porteurs de rôles ont besoin de soutien (ex = difficile pour le modérateur de bien tenir son rôle si les participants ne font pas attention à lui ; conscience de son temps de parole/ parler pour ajouter qqch qui n'a pas été dit, pas pour répéter ce que quelqu'​un a déjà dit...) ; s'​arrêter de parler quand retentit le gong \\
-- Après la réunion, l'​animateur peut proposer aux absents un bilan de ce qui s'est passé pendant la plénière 
  
 ==== Utilisation de Gestes ==== ==== Utilisation de Gestes ====
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 - On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'​ordre du jour. Cependant, on peut s'​autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible.\\ - On part du principe que l'on déroule tous les sujets à l'​ordre du jour. Cependant, on peut s'​autoriser après la pause à réajuster celui-ci si on se rend compte que cela ne sera pas possible.\\
 - Un tableau ("​parking"​) peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\ - Un tableau ("​parking"​) peut être utilisé pour noter des sujets émergents que l'on n'a pas le temps de discuter pendant la réunion en cours.\\
 +- Si c'est possible, enregistrer la réunion lorsqu'​il y a des débats/​présentations qui pourraient être utile aux absents.
 ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ==== ==== Accès à la réunion et aux prises de parole ====
   * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents des Amis de Lustrac et de Tera.   * Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents des Amis de Lustrac et de Tera.
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 //Att: [Réfléchir au positionnement dans la salle des observateurs:​ dans le cercle ou bien à l'​extérieur]//​ //Att: [Réfléchir au positionnement dans la salle des observateurs:​ dans le cercle ou bien à l'​extérieur]//​
 +
 +==== Après la réunion ====
 +  * Le **secrétaire** publie le compte-rendu d'​abord en privé pour relecture, en mettant bien en évidence les décisions ou conclusion des discussions,​ pour que l'​essentiel soit visible. Les présents relisent et corrigent ou complètent si nécessaire. Après 48h, le CR est considéré comme validé, il est publié sur la partie adhérent du forum, et les décisions sont reporté sur la page "​[[habiter:​decisions|Relevé de décision]]"​.
 +  * Après la réunion, l'​**animateur** peut proposer aux absents un bilan de ce qui s'est passé pendant la plénière
 ===== VI. Autres observations ===== ===== VI. Autres observations =====
 Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'​intervention,​ etc... Ne pas perdre l'​intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques). Inviter des personnes comme intervenants aux réunions est délicat: à bien réfléchir avant de le faire = pourquoi, combien de temps on y consacre, préparation en amont de l'​intervention,​ etc... Ne pas perdre l'​intention des réunions (avancer sur des sujets spécifiques).
habiter/reunionshabiter.1586775405.txt.gz · Dernière modification: 2020/04/13 12:56 par mariehelene