Historique du Travail

1. Première étape: Définition de commissions début septembre 2019 en week-end d'accompagnement par Frédéric Jozon (Hab-Fab), d'après les éléments/chantiers/structures identifiés par chacun
2. Seconde étape: Echanges par pad interposé où chacun se positionne sur les commissions dont les missions avaient été définies succinctement.
3. Troisième étape: Plénière du 9 octobre 2019. World café où l'on enrichit les missions des commissions et où l'on identifie leurs référents. Il y a eu validation des référents mais pas des missions (des sujets pouvaient correspondre à différentes commissions, les démarches des commissions/priorités parmi les missions listées ne sont pas définies…)
4. Quatrième étape: Travail en commission pour synthétiser ses missions et relecture en plénière du 11 novembre 2019.
5. Cinquième étape: A venir, validation des redevabilités des référents, actifs et soutien en plénière du 7 décembre 2019 après un travail préliminaire en commission. - Liste numérotée

Rq: Il peut y avoir des chantiers sur lesquels 2 commissions bossent ensemble, même si c'est une seule qui a la redevabilité.

Toutes les actions décrites ci-dessous sont conduites en coopération avec les membres de la commission.

Référent

• garant de l'avancement de la commission, en cohérence avec le projet global et en particulier avec les décisions prises en plénières.
• s'assurer que les tâches soient réparties et effectuées
• organise les réunions:
  • trouve et communique une date, (au moins une entre chaque plénière), et un lieu, en favorisant la présence des membres souhaitant assister régulièrement Consulte les membres actifs et les soutiens.
  • Traite les demandes de présence de membres extérieurs à la commission
  • Propose un ordre du jour
  • Envoie les invitations avec l'ordre du jour proposé
  • Assure la distribution des rôles - animation, scribe, guetteur d'ambiance, gardien du temps, modérateur
  • S'assure qu'un compte-rendu est rédigé et diffusé
• Garant de l'harmonie de la commission : garant du cadre de sécurité, veille à réduire les tensions entre les membres, fait attention à l'inclusion et l’expression de chacun des membres. Peut déléguer ce rôle ou demander du soutien. Fait de son mieux pour que les tâches soient réparties et effectuées
• Confirme le statut “actif “et “soutien” des membres

Membre actif

• répond au sondage pour trouver les dates de réunion
• lit les comptes-rendus
• participe aux réunions de la commission et prévient de ses absences
• prend un rôle pendant la réunion
• prend des tâches et participe activement aux missions de la commission

Soutien

• participe aux réunions s'il le peut
• contribue ou prend des tâches ponctuelles dans la mesure de ses possibilités, pour des actions collectives ou sur sollicitation d'un référent/membre actif de la commission

Missions

• Concevoir le programme
• Soutenir la demande d'avoir un cahier des rêves pour alimenter quels sont les besoins du Quartier Rural ? [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
• Dessiner un plan d'ensemble du quartier et organiser consultation
• Proposer une démarche de construction du programme (à construire avec Frédéric Jozon et Patrice)
• Liens avec les partenaires,les professionnels de la construction & les architectes
• Suivi de la conception, de la consultation (en particulier, poursuite du travail sur le CERF) : elle consulte les maîtres d’usage, en animant en plénière des ateliers.
• Chiffrage et quantitatif: faire en sorte qu'ils soient faits.
• Discussion avec les acteurs de la construction
• Faire le cahier des charges (entre le cahier des rêves et le CCTP) et organiser les consultations
• Les plans: s'assurer qu'ils existent et qu'on se les approprie
• Suivi des engagements/contrats et des paiements. [La commission finances gère l'aspect global]
• Faire le lien entre l'EFC et les métiers du bâtiment
• Animation des réunions des Habitants du quartier rural pour alimenter les cahiers des rêves, le cahier des charges. [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
• Rendre compte lors des plénières et du Groupil de l'avancement de la commission [Valable pour toutes ces étapes]

”Commission qui envoie du gras” dixit F. Jozon ! Il y faut 7 à 8 personnes aux moments cruciaux (relecture de CCTP- Cahier des Clauses Techniques Particulières), par exemple J[1]), 3-4 personnes en routine.

Fonctionnement : comment intégrer les appuis ponctuels dans le fonctionnement de cette commission ? Rq: priorité du point de vue de Pierre = Mise en œuvre du CERF et achat du terrain. Dans l'immédiat, peu de travail sur le quartier dans son ensemble.

Référents : Pierre & Jigmé Actifs : Fred B. Nicolas Soutiens : Vincent, Myriam, Sylvie, Philippe

Propositions pour les missions: - Assurer la légalité des activités de l'association (être consulté dans les situations qui le demandent - relecture de conventions par exemple, et être vigilant pour repérer des enjeux de légalité) - Archivage et suivi de tous les dossiers juridiques (assurance, statuts, récépissés, etc…) - Porter tous les dossiers juridiques engageant l'association / le projet de l'association.

Propositions pour les priorités Number one

1. Établissement promesse de vente / Relations avec le notaire
2. Métamorphose de l'association en SCIC: première réunion le 5 novembre

Number two

1. Rédaction du règlement intérieur en lien avec la commission Accueil intégration
2. Formalisation du lien avec la SCI Le Tilleul

Dossiers suivants à venir

1. La question de la charte est à discuter : clarifier le besoin, faut-il une charte opposable ou pas ?
2. Revenu d'autonomie: comment l'intégrer de l'écosystème Tera vers les Amis de Lustrac
3. Assurance, notamment pour mobilité et voiture en partage

Rq: Contrat de volontariat: que fait la personne en tant que volontaire ? (pourquoi elle est là, ce qu'elle veut faire, est-ce qu'on veut seulement découvrir). Les volontaires sont co-rédacteurs du contrat. Cela peut permettre, par exemple, des défraiement ? Pas de lien de subordination / cf. comme un contrat de service civique. …en gardant la notion de plc. [Rôle de la commission Accueil-Intégration?]

Rq: Valoriser le poste juridique via une rémunération ?

NOMS (en précisant le niveau d'engagement: actif (= régulier, porteur) et soutien (en cas de besoin), référent potentiel - donner une idée en nombre d'heures)

- Myriam : Co-référente - Marie-Hélène : Co-référente (relation notaire), ne veut pas porter tous les sujets - 2h par semaine en moyenne - Virginie: appui sur travail ponctuel (statuts amis de Lustrac/règlement int/charte/transfo en SCIC/intégration revenu d'autonomie) - Fred Actif - 2h / semaine - Philippe appui - Pierre: appui, même s'il ne s'est pas inscrit car de fait, il participe aux réunions avec le notaire, et à la réunion sur la métamorphose en SCIC