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Les constituants de la gouvernance et de l'organisation des Amis de Lustrac

Historique du Travail

  1. Première étape: Définition de commissions début septembre 2019 en week-end d'accompagnement par Frédéric Jozon (Hab-Fab), d'après les éléments/chantiers/structures identifiés par chacun
  2. Seconde étape: Echanges par pad interposé où chacun se positionne sur les commissions dont les missions avaient été définies succinctement.
  3. Troisième étape: Plénière du 9 octobre 2019. World café où l'on enrichit les missions des commissions et où l'on identifie leurs référents. Il y a eu validation des référents mais pas des missions (des sujets pouvaient correspondre à différentes commissions, les démarches des commissions/priorités parmi les missions listées ne sont pas définies…)
  4. Quatrième étape: Travail en commission pour synthétiser ses missions et relecture en plénière du 11 novembre 2019.
  5. Cinquième étape: A venir, validation des redevabilités des référents, actifs et soutien en plénière du 7 décembre 2019 après un travail préliminaire en commission. - Liste numérotée

Rq: Il peut y avoir des chantiers sur lesquels 2 commissions bossent ensemble, même si c'est une seule qui a la redevabilité.

Les Rôles dans les Commissions

Toutes les actions décrites ci-dessous sont conduites en coopération avec les membres de la commission.

Référent

  • garant de l'avancement de la commission, en cohérence avec le projet global et en particulier avec les décisions prises en plénières.
  • s'assurer que les tâches soient réparties et effectuées
  • organise les réunions:
    • trouve et communique une date, (au moins une entre chaque plénière), et un lieu, en favorisant la présence des membres souhaitant assister régulièrement Consulte les membres actifs et les soutiens.
    • Traite les demandes de présence de membres extérieurs à la commission et invite si besoin des personnes ressources ou intéressées
    • Propose un ordre du jour
    • Envoie les invitations avec l'ordre du jour proposé aux membres de la commission
    • Assure la distribution des rôles - animation, scribe, guetteur d'ambiance, gardien du temps, modérateur
    • S'assure qu'un compte-rendu est rédigé et diffusé
  • Garant de l'harmonie de la commission : garant du cadre de sécurité, veille à réduire les tensions entre les membres, fait attention à l'inclusion et l’expression de chacun des membres. Peut déléguer ce rôle ou demander du soutien. Fait de son mieux pour que les tâches soient réparties et effectuées
  • Confirme le statut “actif “et “soutien” des membres

Membre actif

  • répond au sondage pour trouver les dates de réunion
  • lit les comptes-rendus
  • participe aux réunions de la commission et prévient de ses absences
  • prend un rôle pendant la réunion
  • prend des tâches et participe activement aux missions de la commission

Soutien

  • participe aux réunions s'il le peut
  • contribue ou prend des tâches ponctuelles dans la mesure de ses possibilités, pour des actions collectives ou sur sollicitation d'un référent/membre actif de la commission

Les Commissions

Commission Architecture & Programmation

Missions

  • Concevoir le programme
  • Soutenir la demande d'avoir un cahier des rêves pour alimenter quels sont les besoins du Quartier Rural ? [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
  • Dessiner un plan d'ensemble du quartier et organiser consultation
  • Proposer une démarche de construction du programme (à construire avec Frédéric Jozon et Patrice)
  • Liens avec les partenaires,les professionnels de la construction & les architectes
  • Suivi de la conception, de la consultation (en particulier, poursuite du travail sur le CERF) : elle consulte les maîtres d’usage, en animant en plénière des ateliers.
  • Chiffrage et quantitatif: faire en sorte qu'ils soient faits.
  • Discussion avec les acteurs de la construction
  • Faire le cahier des charges (entre le cahier des rêves et le CCTP) et organiser les consultations
  • Les plans: s'assurer qu'ils existent et qu'on se les approprie
  • Suivi des engagements/contrats et des paiements. [La commission finances gère l'aspect global]
  • Faire le lien entre l'EFC et les métiers du bâtiment
  • Animation des réunions des Habitants du quartier rural pour alimenter les cahiers des rêves, le cahier des charges. [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
  • Rendre compte lors des plénières et du Groupil de l'avancement de la commission [Valable pour toutes ces étapes]

Commission qui envoie du gras” dixit F. Jozon ! Il y faut 7 à 8 personnes aux moments cruciaux (relecture de CCTP- Cahier des Clauses Techniques Particulières), par exemple J[1]), 3-4 personnes en routine.

Fonctionnement : comment intégrer les appuis ponctuels dans le fonctionnement de cette commission ? Rq: priorité du point de vue de Pierre = Mise en œuvre du CERF et achat du terrain. Dans l'immédiat, peu de travail sur le quartier dans son ensemble.

Référents : Pierre & Jigmé Actifs : Fred B. Nicolas Soutiens : Vincent, Myriam, Sylvie, Philippe

Commission Juridique

Missions:

  • Assurer la légalité des activités de l'association (être consulté dans les situations qui le demandent - relecture de conventions par exemple, et être vigilant pour repérer des enjeux de légalité)
  • Archivage et suivi de tous les dossiers juridiques (assurance, statuts, récépissés, etc…)
  • Porter tous les dossiers juridiques engageant l'association / le projet de l'association.

Priorités :

  • 1
    • Établissement promesse de vente / Relations avec le notaire
    • Métamorphose de l'association en SCIC: première réunion le 5 novembre
  • 2
    • Rédaction du règlement intérieur en lien avec la commission Accueil intégration
    • Formalisation du lien avec la SCI Le Tilleul

Dossiers suivants

  1. La question de la charte est à discuter : clarifier le besoin, faut-il une charte opposable ou pas ?
  2. Revenu d'autonomie: comment l'intégrer de l'écosystème Tera vers les Amis de Lustrac
  3. Assurance, notamment pour mobilité et voiture en partage

Remarques:

  • Contrat de volontariat: que fait la personne en tant que volontaire ? (pourquoi est-elle là, ce qu'elle veut faire, est-ce qu'on veut seulement découvrir ?). Les volontaires sont co-rédacteurs du contrat. Cela peut-il permettre, par exemple, des défraiement ? Pas de lien de subordination / cf. comme un contrat de service civique. …en gardant la notion de PLC. [Rôle de la commission Accueil-Intégration?]
  • Valoriser le poste juridique via une rémunération ?

Coréférentes : Myriam & Marie-Hélène - Actifs : Fred - Soutiens : Virginie, Philippe G., Pierre

habiter/gouvernancehabiter.txt · Dernière modification: 2020/02/04 18:09 par myriam_bodelle