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Table des matières
Les constituants de la gouvernance et de l'organisation des Amis de Lustrac
Historique du Travail
- Première étape: Définition de commissions début septembre 2019 en week-end d'accompagnement par Frédéric Jozon (Hab-Fab), d'après les éléments/chantiers/structures identifiés par chacun
- Seconde étape: Echanges par pad interposé où chacun se positionne sur les commissions dont les missions avaient été définies succinctement.
- Troisième étape: Plénière du 9 octobre 2019. World café où l'on enrichit les missions des commissions et où l'on identifie leurs référents. Il y a eu validation des référents mais pas des missions (des sujets pouvaient correspondre à différentes commissions, les démarches des commissions/priorités parmi les missions listées ne sont pas définies…)
- Quatrième étape: Travail en commission pour synthétiser ses missions et relecture en plénière du 11 novembre 2019.
- Cinquième étape: A venir, validation des redevabilités des référents, actifs et soutien en plénière du 7 décembre 2019 après un travail préliminaire en commission. - Liste numérotée
Rq: Il peut y avoir des chantiers sur lesquels 2 commissions bossent ensemble, même si c'est une seule qui a la redevabilité.
Les Rôles dans les Commissions
Toutes les actions décrites ci-dessous sont conduites en coopération avec les membres de la commission.
- garant de l'avancement de la commission, en cohérence avec le projet global et en particulier avec les décisions prises en plénières.
- s'assurer que les tâches soient réparties et effectuées
- organise les réunions:
- trouve et communique une date, (au moins une entre chaque plénière), et un lieu, en favorisant la présence des membres souhaitant assister régulièrement Consulte les membres actifs et les soutiens.
- Traite les demandes de présence de membres extérieurs à la commission et invite si besoin des personnes ressources ou intéressées
- Propose un ordre du jour
- Envoie les invitations avec l'ordre du jour proposé aux membres de la commission
- Assure la distribution des rôles - animation, scribe, guetteur d'ambiance, gardien du temps, modérateur
- S'assure qu'un compte-rendu est rédigé et diffusé
- Garant de l'harmonie de la commission : garant du cadre de sécurité, veille à réduire les tensions entre les membres, fait attention à l'inclusion et l’expression de chacun des membres. Peut déléguer ce rôle ou demander du soutien. Fait de son mieux pour que les tâches soient réparties et effectuées
- Confirme le statut “actif “et “soutien” des membres
- répond au sondage pour trouver les dates de réunion
- lit les comptes-rendus
- participe aux réunions de la commission et prévient de ses absences
- prend un rôle pendant la réunion
- prend des tâches et participe activement aux missions de la commission
Soutien
- participe aux réunions s'il le peut
- contribue ou prend des tâches ponctuelles dans la mesure de ses possibilités, pour des actions collectives ou sur sollicitation d'un référent/membre actif de la commission
Les Commissions
Commission Architecture & Programmation
- Concevoir le programme
- Soutenir la demande d'avoir un cahier des rêves pour alimenter quels sont les besoins du Quartier Rural ? [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
- Dessiner un plan d'ensemble du quartier et organiser consultation
- Proposer une démarche de construction du programme (à construire avec Frédéric Jozon et Patrice)
- Liens avec les partenaires,les professionnels de la construction & les architectes
- Suivi de la conception, de la consultation (en particulier, poursuite du travail sur le CERF) : elle consulte les maîtres d’usage, en animant en plénière des ateliers.
- Chiffrage et quantitatif: faire en sorte qu'ils soient faits.
- Discussion avec les acteurs de la construction
- Faire le cahier des charges (entre le cahier des rêves et le CCTP) et organiser les consultations
- Les plans: s'assurer qu'ils existent et qu'on se les approprie
- Suivi des engagements/contrats et des paiements. [La commission finances gère l'aspect global]
- Faire le lien entre l'EFC et les métiers du bâtiment
- Animation des réunions des Habitants du quartier rural pour alimenter les cahiers des rêves, le cahier des charges. [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
- Rendre compte lors des plénières et du Groupil de l'avancement de la commission [Valable pour toutes ces étapes]
”Commission qui envoie du gras” dixit F. Jozon ! Il y faut 7 à 8 personnes aux moments cruciaux (relecture de CCTP- Cahier des Clauses Techniques Particulières), par exemple J[1]), 3-4 personnes en routine.
Fonctionnement : comment intégrer les appuis ponctuels dans le fonctionnement de cette commission ? Rq: priorité du point de vue de Pierre = Mise en œuvre du CERF et achat du terrain. Dans l'immédiat, peu de travail sur le quartier dans son ensemble.
Référents : Pierre & Jigmé Actifs : Fred B. Nicolas Soutiens : Vincent, Myriam, Sylvie, Philippe
Commission Juridique
Missions:
- Assurer la légalité des activités de l'association (être consulté dans les situations qui le demandent - relecture de conventions par exemple, et être vigilant pour repérer des enjeux de légalité)
- Archivage et suivi de tous les dossiers juridiques (assurance, statuts, récépissés, etc…)
- Porter tous les dossiers juridiques engageant l'association / le projet de l'association.
Priorités :
- 1
- Établissement promesse de vente / Relations avec le notaire
- Métamorphose de l'association en SCIC: première réunion le 5 novembre
- 2
- Rédaction du règlement intérieur en lien avec la commission Accueil intégration
- Formalisation du lien avec la SCI Le Tilleul
Dossiers suivants
- Revenu d'autonomie: comment l'intégrer de l'écosystème Tera vers les Amis de Lustrac
- Assurance, notamment pour mobilité et voiture en partage
Remarques:
- Contrat de volontariat: que fait la personne en tant que volontaire ? (pourquoi est-elle là, ce qu'elle veut faire, est-ce qu'on veut seulement découvrir ?). Les volontaires sont co-rédacteurs du contrat. Cela peut-il permettre, par exemple, des défraiement ? Pas de lien de subordination / cf. comme un contrat de service civique. …en gardant la notion de PLC. [Rôle de la commission Accueil-Intégration?]
- Valoriser le poste juridique via une rémunération ?
Coréférentes : Myriam & Marie-Hélène - Actifs : Fred - Soutiens : Virginie, Philippe G., Pierre
Commission Communication et Relations Extérieures
- Connexion avec le territoire
- Expliciter la démarche de connexion avec le territoire (Répondre à la question: comment fait-on pour se connecter avec le territoire ?)
- Organiser et participer aux réunions avec le groupe de travail du conseil municipal de Trentels
- Créer le comité territorial de dialogue
- Organiser des rencontres avec les Habitants
- Prendre contact avec les associations/organismes de l'écosystème et de la Communauté de communes
- Relations en dehors du territoire
- Contacts avec d'autres projets similaires (habitats partagés, quartiers ruraux, oasis, coopératives,etc…)
- Communication/Représentation
- Communication médias (en lien avec la commission communication de Tera)/ contacts avec les média
- Représentation auprès des Elus
- Faire des outils de communication
- Présentation du projet / Mettre à niveau et vulgariser le projet dans son ensemble
- Faire et utiliser une maquette/modélisation
- Organiser des visites guidées sur le lieu (quand il y aura des choses à montrer)
- Liens logistiques avec la commune
- Réservation des salles
- Gestion des clés maison des loisirs
Priorités
- Les premières:
- Organiser et participer aux réunions avec le groupe de travail du conseil municipal
- Rédiger une présentation d'une page du projet Lustrac
- Un peu plus tard
- Organisation de rencontres avec les Habitants –> quand on aura signé la promesse de vente
- Créer le comité territorial de dialogue –> dès qu'on trouve le temps
Coréférentes : Virginie & Marie-Hélène - Actif.ve.s : Myriam & Fred - Soutiens : Pierre & Sylvie
Commission scientifique
- Coordination projet PRELE-HABITER (accompagnement par Patrice Vuidel / démarche Economie de la Fonctionnalité et de la Coopération):
- Lien entre Patrice et Amis de Lustrac pour définir le contenu de l'accompagnement, la fixation des dates, etc…
- Comptes-rendus, logistiques de journées, participation aux différentes réunions du projet PRELE
- Mise en place/ Réflexions sur le dispositif d'évaluation
- Relations avec Etudiants, Ecoles, Universités : point d'entrée des prises de contact
- Lien avec la commission conseil scientifique de TERA: participation à la préparation du conseil scientifique, rédaction de synthèses de l'année (janvier), appropriation des sorties du conseil scientifique
- A terme, organiser la formalisation et la transmission
Priorités
- Coordination projet PRELE-HABITER (fixer prochaines dates et programme)
Mémoire des remarques faites le 9 octobre - Vigilance sur les prérequis nécessaires pour cette commission [Remarque: c'est vrai pour toutes les commissions] - Indicateurs à déterminer par le groupe des Amis de Lustrac. Vigilance pour que les Amis de Lustrac participent au choix de ce qui sera évalué
Coréférents : Marie-Hélène & Pierre - Soutien : Delphine
Commission Finances
- Gestion des Amis de Lustrac
- Etablissement du prévisionnel
- Etablissement des budgets
- Etablissement du plan de trésorerie
- Suivi et ajustement du prévisionnel, des budgets et du plan de trésorerie
- Gestion des documents comptables
- Saisie et numérisation des pièces comptables
- Transfert au comptable
- Préparation des rapports financiers (situations / AG)
- Contrôle de gestion
- Etablissement des situtations intermédiaires pour le conseil d'administration
- Exécution des dépenses (idem procédure TERA)
- Suivi comptes de trésorerie
- Relations partenariat
- Suivi comptable
- Suivi banque
- Suivi contributeurs - Investisseurs
- Suivi contributeurs - Donateurs
- Suivi Trésor public
- Suivi Fonds de dotation
- Recherche de financements
- Élaboration du business plan QRA
- Construction, réalisation de la stratégie de financement du QRA
- Information, sensibilisation, formation au modèle économique et financier de TERA
Priorités
- Ouverture du compte en banque
- Mise en place de tous les fichiers de compta
- Construction des accords avec la coopérative OASIS
- Construction des accords avec les contributeurs-investisseurs
- Augmentation du capital de la SCI et approvisionnement des comptes courants
- 2020 Achat du Terrain
- 2020 Financement & viabilisation I/III, CERF, 1er habitat léger