Historique du Travail

1. Première étape: Définition de commissions début septembre 2019 en week-end d'accompagnement par Frédéric Jozon (Hab-Fab), d'après les éléments/chantiers/structures identifiés par chacun
2. Seconde étape: Echanges par pad interposé où chacun se positionne sur les commissions dont les missions avaient été définies succinctement.
3. Troisième étape: Plénière du 9 octobre 2019. World café où l'on enrichit les missions des commissions et où l'on identifie leurs référents. Il y a eu validation des référents mais pas des missions (des sujets pouvaient correspondre à différentes commissions, les démarches des commissions/priorités parmi les missions listées ne sont pas définies…)
4. Quatrième étape: Travail en commission pour synthétiser ses missions et relecture en plénière du 11 novembre 2019.
5. Cinquième étape: A venir, validation des redevabilités des référents, actifs et soutien en plénière du 7 décembre 2019 après un travail préliminaire en commission. - Liste numérotée

Rq: Il peut y avoir des chantiers sur lesquels 2 commissions bossent ensemble, même si c'est une seule qui a la redevabilité.

Toutes les actions décrites ci-dessous sont conduites en coopération avec les membres de la commission.

Référent

• garant de l'avancement de la commission, en cohérence avec le projet global et en particulier avec les décisions prises en plénières.
• s'assurer que les tâches soient réparties et effectuées
• organise les réunions:
  • trouve et communique une date, (au moins une entre chaque plénière), et un lieu, en favorisant la présence des membres souhaitant assister régulièrement Consulte les membres actifs et les soutiens.
  • Traite les demandes de présence de membres extérieurs à la commission et invite si besoin des personnes ressources ou intéressées
  • Propose un ordre du jour
  • Envoie les invitations avec l'ordre du jour proposé aux membres de la commission
  • Assure la distribution des rôles - animation, scribe, guetteur d'ambiance, gardien du temps, modérateur
  • S'assure qu'un compte-rendu est rédigé et diffusé
• Garant de l'harmonie de la commission : garant du cadre de sécurité, veille à réduire les tensions entre les membres, fait attention à l'inclusion et l’expression de chacun des membres. Peut déléguer ce rôle ou demander du soutien. Fait de son mieux pour que les tâches soient réparties et effectuées
• Confirme le statut “actif “et “soutien” des membres

Membre actif

• répond au sondage pour trouver les dates de réunion
• lit les comptes-rendus
• participe aux réunions de la commission et prévient de ses absences
• prend un rôle pendant la réunion
• prend des tâches et participe activement aux missions de la commission

Soutien

• participe aux réunions s'il le peut
• contribue ou prend des tâches ponctuelles dans la mesure de ses possibilités, pour des actions collectives ou sur sollicitation d'un référent/membre actif de la commission

Missions

• Concevoir le programme
• Soutenir la demande d'avoir un cahier des rêves pour alimenter quels sont les besoins du Quartier Rural ? [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
• Dessiner un plan d'ensemble du quartier et organiser consultation
• Proposer une démarche de construction du programme (à construire avec Frédéric Jozon et Patrice)
• Liens avec les partenaires,les professionnels de la construction & les architectes
• Suivi de la conception, de la consultation (en particulier, poursuite du travail sur le CERF) : elle consulte les maîtres d’usage, en animant en plénière des ateliers.
• Chiffrage et quantitatif: faire en sorte qu'ils soient faits.
• Discussion avec les acteurs de la construction
• Faire le cahier des charges (entre le cahier des rêves et le CCTP) et organiser les consultations
• Les plans: s'assurer qu'ils existent et qu'on se les approprie
• Suivi des engagements/contrats et des paiements. [La commission finances gère l'aspect global]
• Faire le lien entre l'EFC et les métiers du bâtiment
• Animation des réunions des Habitants du quartier rural pour alimenter les cahiers des rêves, le cahier des charges. [Lien avec la commission Vivre ensemble ?]
• Rendre compte lors des plénières et du Groupil de l'avancement de la commission [Valable pour toutes ces étapes]

”Commission qui envoie du gras” dixit F. Jozon ! Il y faut 7 à 8 personnes aux moments cruciaux (relecture de CCTP- Cahier des Clauses Techniques Particulières), par exemple J[1]), 3-4 personnes en routine.

Fonctionnement : comment intégrer les appuis ponctuels dans le fonctionnement de cette commission ? Rq: priorité du point de vue de Pierre = Mise en œuvre du CERF et achat du terrain. Dans l'immédiat, peu de travail sur le quartier dans son ensemble.

Référents : Pierre & Jigmé Actifs : Fred B. Nicolas Soutiens : Vincent, Myriam, Sylvie, Philippe

Missions:

• Assurer la légalité des activités de l'association (être consulté dans les situations qui le demandent - relecture de conventions par exemple, et être vigilant pour repérer des enjeux de légalité)
• Archivage et suivi de tous les dossiers juridiques (assurance, statuts, récépissés, etc…)
• Porter tous les dossiers juridiques engageant l'association / le projet de l'association.

Priorités :

• 1
  • Établissement promesse de vente / Relations avec le notaire
  • Métamorphose de l'association en SCIC: première réunion le 5 novembre
• 2
  • Rédaction du règlement intérieur en lien avec la commission Accueil intégration
  • Formalisation du lien avec la SCI Le Tilleul

Dossiers suivants

1. La question de la charte est à discuter : clarifier le besoin, faut-il une charte opposable ou pas ?
2. Revenu d'autonomie: comment l'intégrer de l'écosystème Tera vers les Amis de Lustrac
3. Assurance, notamment pour mobilité et voiture en partage

Remarques:

• Contrat de volontariat: que fait la personne en tant que volontaire ? (pourquoi est-elle là, ce qu'elle veut faire, est-ce qu'on veut seulement découvrir ?). Les volontaires sont co-rédacteurs du contrat. Cela peut-il permettre, par exemple, des défraiement ? Pas de lien de subordination / cf. comme un contrat de service civique. …en gardant la notion de PLC. [Rôle de la commission Accueil-Intégration?]
• Valoriser le poste juridique via une rémunération ?

Coréférentes : Myriam & Marie-Hélène - Actifs : Fred - Soutiens : Virginie, Philippe G., Pierre

Missions

• Connexion avec le territoire
  • Expliciter la démarche de connexion avec le territoire (Répondre à la question: comment fait-on pour se connecter avec le territoire ?)

* Organiser et participer aux réunions avec le groupe de travail du conseil municipal de Trentels * Créer le comité territorial de dialogue * Organiser des rencontres avec les Habitants * Prendre contact avec les associations/organismes de l'écosystème et de la Communauté de communes

* Relations en dehors du territoire * Contacts avec d'autres projets similaires (habitats partagés, quartiers ruraux, oasis, coopératives,etc…) *

  Communication/Représentation

  Communication médias (en lien avec la commission communication de Tera)/ contacts avec les média 

  Représentation auprès des Elus

  Faire des outils de communication

  Présentation du projet / Mettre à niveau et vulgariser le projet dans son ensemble

  Faire et utiliser une maquette/modélisation 

  Organiser des visites guidées sur le lieu (quand il y aura des choses à montrer

  Savoir expliquer le modèle économique (Lien avec la commission finances)

  Liens logistiques avec la commune

  Réservation des salles

  Gestion des clés maison des loisirs

Priorités

  Les premières:

  Organiser et participer aux réunions avec le groupe de travail du conseil municipal

  Rédiger une présentation d'une page du projet Lustrac

  Un peu plus tard

  Organisation de rencontres avec les Habitants --> quand on aura signé la promesse de vente

  Créer le comité territorial de dialogue --> dès qu'on trouve le temps